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如何提高企业行政管理人员的素质
导语：行政管理工作，在企业日常运营中发挥着重要的保障作用。行政管理人员素质的高低直接对行政管理工作效率起着决定性的作用，因而提升企业行政管理人员综合素质在企业管理中意义重大。
如何提高企业行政管理人员的素质
一、企业行政管理人员应具备的素质
(一)身体素质。身体是革命的本钱，只有强健的身体才能够更高效地开展工作。对于行政管理工作员工而言，想要更好地组织、协调、管理行政工作，需要以充沛的体力为基础。因而，企业行政管理工作人员应努力锻炼身体，提升身体素质水平。
(二)知识素质。进入知识经济时代后，知识是提升企业行政管理工作的重要源泉。在行政管理工作中，所涉及管理工作范围很广泛，要求管理人员掌握丰富的知识。只有自身掌握扎实的知识，才能够让管理人员开拓自身的管理视野，为企业决策人员提供更好的管理建议，推动企业行政管理工作更为有效地开展。
(三)品德素质。企业行政管理工作人员的品德素质不仅仅包括道德情操、言行举止，还包括理想抱负。由于工作人员在进行企业行政管理工作时，大多数面对着重复繁琐的工作，这就必然要求管理人员要提升自身的坚韧性，保持较高的工作积极性，才能够取得事半功倍的效果，提升企业行政管理质量。
(四)技能素质。企业行政管理机构属于职能部门，每天需处理大量的繁琐事，协调不同部门间的矛盾，这要求行政管理工作人员掌握良好的人际处理技能，掌握行政组织技能等。行政管理工作人员虽然在企业中地位并不突出，但是只有掌握所需的技能才能够为企业提供更为正确的决策信息。
(五)心理素质。企业行政管理部门主要职能为协调企业行政事务，为企业员工提供行政服务，在这过程中良好的心理素质能够帮助行政管理人员取得更好的工作成果，才能够更好地面对企业突发状况。因而，在企业行政管理工作中，要求员工提升自身的心理素质，提升工作效率，实现公司利益及个人价值。
二、提升企业行政管理人员素质渠道
(一)构建完善的企业行政管理体系，健全行政保障制度
持续完成企业行政管理规章制度，并严格遵守行政管理部门所编制的管理制度，认真落实岗位责任制，推动企业更为科学、更为合理地开展行政管理工作。持续拓展现有资源，完善发展保障体系，合理应用法律工具，制定行政管理工作落地行之有效的措施，提升企业行政管理工作效率。此外，还应该持续向员工灌输正确的企业管理理念、企业文化理念，确保企业用人政策等行政管理工作发挥其积极有效的作用。
(二)规范企业行政管理行为，推动企业行政管理现代化发展
企业在开展行政管理工作时应该从企业发展大局出发，对自身的行政服务角色有着清晰的认识，切勿形成居功自傲的心态。此外，行政管理部门应该强化自身管理职能，推动行政管理手段的现代化发展，通过先进的信息化工具提升企业行政管理效率，实现行政办公自动化、高效化发展。可以从以下几个方面规范企业行政管理行为，推动企业行政管理现代化发展：
1、制定行之有效的行政管理规章制度
行政管理工作人员的日常行为，不仅仅关系到企业行政管理工作效率的高低，更是代表了企业行政管理的良好形象，因而规范企业行政管理行为意义重大。在企业日常行政管理工作开展中，应该制定行之有效的行政管理规章制度才能够促使行政管理工作人员行政管理行为规范化、统一化，提升企业行政管理形象。
2、推动企业行政管理现代化发展
信息技术的发展，不仅仅丰富了居民生活内容，推动企业生产效率提升，更能够推动企业行政管理的现代化发展。因而，企业应该高效利用信息工具，实现企业办公自动化、高效化。
(三)优化企业行政管理人才资源，提升行政管理整体素质
现代企业的发展，综合能力较高的企业管理人员发挥着至关重要的作用，因而企业想要有序地开展行政管理工作，必然需要依靠素质较高的行政管理工作人员。企业在发展过程中，应该持续推动人才机制的创新，引入更为先进的管理理念，以更为高效地提升企业行政管理素质，才能够更为科学、合理地开展企业行政管理工作。企业在发展中可以通过以下渠道以优化企业行政管理人才资源，提升人员整体素质：
1、引入优秀行政管理人才，制造鲶鱼效应
优秀的行政管理人才，对于企业推动行政管理现代化意义重大，因而提升行政管理人员的素质非常重要，其中引入优秀的行政管理人才是行之有效的人才资源优化策略，更能够起到鲶鱼效应。
企业在发展中，应该不断拓宽自身的人才资源渠道，提升自身的薪资福利竞争力，改善自身品牌形象，以吸引更多更为优秀的行政管理人才加入到企业的行政管理工作团队中，提升企业行政管理人才整体素质的提升。
2、加强内部竞争，实现优胜劣汰
适度的竞争，有利于提升职业团队的工作积极性，同样适用于企业行政管理领域中。因而，企业应该加强内部竞争，比如可以采取末位淘汰的竞争机制，促使企业行政管理工作人员时刻保持适度的危机感，努力学习更多的知识与技能，提升自身综合素质，提升自身的行政管理质量，为企业提供更为优质的行政管理服务。
一个优秀行政人必备的“7个能力”
一、分析业务的能力
1、分析公司业务流程：行政不了解公司的业务逻辑、业务流程和盈利模式，根本就没办法配合进行有效的行政支持。
2、分析业务部门需求：了解整个业务里面所需的支持有哪些;哪些需求是由业务部门发起的;哪些是行政部可以主动或自发提供的;有哪些支持是核心;有哪些是例行;支撑业务时候的预算从哪里来;
3、分析公司的架构：企业的类型是什么样的？老板的风格是怎么样的？支持的业务部门的Leader风格如何？行政的组织架构是否能支持你想要提供的服务？目前行政面临的环境是怎么样的？
4、分析已有业务模块：目前的行政业务模块有哪些？目前的人员分工是怎么样的？大家的满意度怎么样？问题在哪里？
5、分析所需的资源：目前的资源有哪些，完成了哪些模块或工作？如果要进一步话，需要哪些资源？我可以从哪里获得这些资源？如果无法获得这些资源的话，怎么开展工作？
6、分析你的KPI：我的KPI是什么？如何完成？部门的KPI是什么？如何完成？下属的KPI如何和你的KPI及部门的KPI结合起来？我们今年的KPI如何落地？分解的细节有了么？计划是什么？
二、洞察能力
1、对工作上问题的发现能力：至少目前的工作中的问题，你要能发现。
2、隐性问题的发现能力：行政面临的很多问题，往往很复杂，你要学会发现隐藏在水面下的冰山。
3、发现连带问题及问题根源的能力：当发现了一个问题之后，能够判断通过这个问题可能会引发哪些问题，这就叫做发现连带问题的能力。我们说的发现问题解决问题，并不是说解决当前的问题，而是要能往下挖两到三层，找到问题的根源，从而避免问题再次发生，当然也需要学会在解决问题的成本、问题可能后果及对KPI的影响间找平衡的能力。
4、发现隐患的能力：为什么笔者很推荐复盘和沙盘，有些项目里边可能有一些操作环节或经办人在交底的时候，感觉没什么问题。但一旦实操，问题就会爆发出来，比如说搬家的时候，负责清点的人员不知道如何清点之类的。
5、提前发现问题的能力：这个能力需要经验及洞察力，也就是说碰到一件事情，你能快速的发现其中可能存在的问题或风险，这也是很多行政人薪资差异的原因之一。
三、团队协作能力
1、合理分工：团队管理的重要一点就是将合适的人放在合适的位置，如果做不到就将其放在不会添乱的地方。
2、协助团队解决问题，培养互相补位的习惯：协助团队而不是代劳，协助团队解决问题有利于提高领导威信，而互相补位也更加容易增加团队凝聚力。
3、主动承担工作，而非推责：这个能力要在具体的场景，不适合所有的情况。如果是一家追责为导向的公司，千万不要傻乎乎的主动去承担工作。
4、主动协助其他部门完成工作：这个能力也要看具体场景，如果判断是个坑，打死也不要去帮，除非领导指示，但要和领导说清楚。
5、学会项目管理的能力：这个能力可以通过学习PMP，并在实践中反复练习获得。项目管理的过程就是一个团队协作的过程，如何平衡好各方的利益，如何有效的推进进度，在PMP里面有大量的方法论可以帮到你。
6、出现问题勇于承担：这个还是看具体情境。但笔者一直觉得，既然你是领导，万一有问题，请务必做好背锅的心理准备。就像唐僧说的，送死你去，背锅我来。这样团队才会有凝聚力。当然，就算你不愿意背锅，除非领导愿意放你一马，要不然你团队任何人犯错，最终还是要你来背的。
四、专业能力
1、掌握行政基础知识：所谓的基础知识就是完成重复性工作所需要的知识、技巧和能力。这些知识、技巧和能力都可以通过培训，看书和实操快速掌握。这些就是你做行政的立身之本。
2、熟练运用各类工具软件：这里的工具可以是ppt，可以是office，可以是powerbi等，熟悉软件和熟练使用软件是两个概念的事情，熟悉指的是75%的基本操作，熟练使用是你能用工具软件做到85%左右的事情。比如说熟练使用excel就是用用数据透视表，熟悉excel就是可以大部分的函数和开始接触动态图表了。
3、自主完成安排的任务：助理和专员的最大区别就是能不能独立自主的完成一项任务，自主的完成安排的任务也是建立与领导间信任的第一步。
4、提供问题解决方案：学会独立思考或通过请教的方式，来发现问题的解决方案，就算这个解决方案并不一定完美也可以。这个是专员到主管的很重要一步。能够提供问题解决方案了，才是从执行层提升的重要一个环节。
5、提供项目或一件任务完整的总结报告：一份完整的报告不管表达是否清楚，其就是一个很好的复盘过程，而且领导能通过这个报告了解你做事情的能力，从而了解在哪些地方能帮助到你。如果你能提供一份完整的报告了，至少证明你对这个项目或任务有了一个完整的了解，而不是片面的印象。当然，完整的，具备自洽逻辑的报告是永远的追求。
6、积极学习，积极拥抱变化：行政这个行当变化太快了，多学习，多听大咖分享，触类旁通对自己未来的发展和转行都非常有帮助。
五、逻辑思考能力
1、判断逻辑的自洽性：同样一件事情，能否判断逻辑自洽性就能了你能否做好这件事情的根源之一了。比如说你和供应商签合同，其商品的定价逻辑，其产品的检验标准，其方案的可行性，能判断逻辑自洽性的行政人就不容易被其忽悠。当然，如果你还没有把握的话，可以通过最简单的多方比价来获得相关基准。
2、学会可行性分析：这个有具体的工具可以使用，但更多的是一种习惯，习惯性的问自己，对方说的事情是否靠谱？是否真的能如对方所言可以实现？为什么能实现？能用对方提供的方案来实现么？另外就是正反逻辑，或者叫批判性思维，很多时候，一件事情从正向去考虑的时候，是很难发现问题，往往你用逆向思维想一下就会发现不对劲。当然很多时候自己不知道错在哪里的时候，也可以请下属或朋友用逆向思维多问自己几个为什么，这个也能有属于查漏补缺。
3、学会思维导图：思维导图是个非常实用，非常有用的工具，学习的时候帮你整理重点，工作的时候帮你梳理思路，汇报的时候，让你更加有逻辑性和自洽性。
4、站在客观角度思考：站在用户的角度去思考问题，真的不是想用户会怎么做，而是如果你是用户，面对这个服务或产品的时候，你会怎么办？为什么笔者推荐经常去其他公司参观，其实也是一种他山之石的做法。你觉得父母能很容易的学会手机，但他们真的一次两次三次学不会，那你站在父母角度想的是什么呢？
六、解决问题/沟通能力
1、工作中的问题：在工作中，大部分情况都不是顺境，所谓的逆境只是你的认知范围太小，碰到了现实的暗礁后产生的挫败感而已。你如何运用你的经验、技巧或能力去解决这些问题？
2、人际中的问题：75%的人离职是因为人际关系，上下级沟通中，平级沟通中，下级管理中，跨部门沟通中，内部沟通中，各种各样的人际问题会接踵而至，面对不同的人有不同的应对方式，不同的沟通方式，不同的相处方式，你是否做好了准备？能解决面对的这些问题？
3、向上的管理：领导能决定你在这家公司过得舒服不舒服，能不能好好的干下去，请务必认真相信，没有一个领导是傻子，能到这个位置的，一定有其特长，一定有对公司或更高级领导有用的地方。你可以选择走或者留，如果留的话，请注意一定要做好向上的管理工作。
七、6大综合能力
1、控制时间的能力：时间对每个人都是公平的，同样一件事情，不同人或团队去做时效会有很大差别，那如何来控制时间呢？这个是优秀行政人必须学会的能力。
2、控制投入产出的能力：投入产出指的是在一件事情上你花费的各类成本与最终产出的差，让团队的每个人能提供合适的投入产出，让团队能为公司创造合适的价值，就是竭力的提高团队的投入产出比。
3、制定有效工作计划的能力：我们都会过时间规划，时间规划能力就是做计划的能力，合适的计划就是让一项工作在进行中能有序推进，还有一定余量。这里的计划一定是切实实际情况，经过衡量最后做出的安排。
4、有效控制情绪的能力：这里的情绪包含自己和下属的情绪，情绪会严重影响工作，如果发现自己或下属的情绪有失控的倾向，一定要提前干预，去解决问题，而不是视而不见。
5、进行风险评估的能力：任何工作或任务都会存在许多潜在的风险，你如何评估这些风险对项目产生的影响，并设法解决？是否能有相关预案呢？
6、控制团队工作方向的能力：做管理者最重要的是掌舵，就是让团队的小船不要偏离公司业务的发展方向，就算有所偏差也能尽快拨转回正轨。你是否有这样的能力呢？
如何提高企业行政管理人员素质
企业要发展，要做大，必须有一个英明的决策层，制定高远的企业发展方向和计划；必须有一个坚实能干的团队，坚决贯彻执行决策层领导制定的各项企业发展计划。企业在运作过程中如同一个转动的车轮，所有零部件必须严密结合，充分发挥本身的作用，才能跑的快，跑的稳；才不会在跑动的过程中散架。而行政管理工作就好比润滑油，适量的润滑可以使车轮跑的更轻、更稳、更快。
一、企业行政管理的概念和意义
企业行政管理广义上包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理、财产会计管理四个方面；狭义上指以行政部为主，负责行政事务和办公事务。具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、会议管理、涉外事务管理，还涉及到出差、财产设备、生活福利、车辆、安全卫生等。所有工作的最终目标是通过各种规章制度和人为努力使部门之间或者关系企业之间形成密切配合的关系，使整个公司在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体；用合理的成本换来员工最高的工作积极性，以提高工作效率完成公司目标发展任务。
二、对做好企业行政管理的几点认识
1、明确岗位职责。日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结以及奖励惩罚等方面的管理工作；办公物品管理包括办公物品的发放、使用、保管及采购以及相应制度的制定；文书资料管理包括印信管理、公文管理、档案管理、书刊管理；会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作；其他事务视各公司具体情况而定。
2、加强沟通。沟通包括纵向沟通和横向沟通。纵向沟通分为与上级沟通和与下级部门沟通。与上级沟通主要是要充分领悟上级领导的意思，把握住方向，同时将自己和下级部门的观点很好的传达给上级，这需要行政人员有观察分析能力和表达能力。与下级沟通主要是执行上级的决定以及收集整理下级部门各项信息，这就需要较强的应变能力和组织能力。横向沟通包括公司内部相关职能部，与关系企业窗口部门和外界媒体政府机关等等。在传达精神及布置工作任务及协调各部门工作时，务必真诚、谦虚。与外界沟通需要强的适应能力和自我控制能力。
3、注重信息的收集和整理，并即时提供给管理者。信息包括企业外部信息和内部信息。外部信息具体包括：国家政治、法律、经济、政策规定；社会习惯、风俗、时尚变化；市场需求、消费结构、消费层次的变化；竞争企业信息；科学技术发展信息；突发事件等。内部信息具体包括财务状况；生产状况；产销状况；采购、库存信息；设备的使用和管理；人才资源等。作为一名行政管理人员最重要的是要及时了解企业内部情况发展变化和国家政府机关相关政策和法律规定的变化。
4、培育传播企业文化。在企业中，仅仅用薪金留人是不够的，还要用企业文化去吸引、感化人。也就是我们通常所说的人文管理。企业文化的建设包括四个方面，需要全体员工的参与。
（1）组织结构清晰，战略导向明确。分工明确，这是企业发展的基础。企业不仅应该有近期目标，更要有远期规划。行政管理人员应该协助企业管理者制定一个好的组织结构，并制定近、远期战略目标。从而形成一个完善的团结的团队。
（2）建立完善的绩效评价标准，形成公平、竞争的平台。这个平台上充满竞争、激励、开放、交流的特征，管理者不完全控制员工做事情的方式，而去衡量做事情的结果。任何人员能上能下。
（3）注重企业形象建设。包括物质形象和精神形象。物质形象包括司容、司貌、技术装备、产品、服务设施等。精神形象包括员工精神面貌、企业风格、人文环境等。让工作“生活化”。
（4）重视人才，用企业的发展凝聚人，用榜样激励人，用员工成才教育人。企业在给员工发展空间的同时，注重提供给员工在再学习机会。可以开展相应的活动让员工进行职业生涯设计，让每个员工都能对未来都充满信心，对公司有认同感和归属感。
5、踏踏实实地去执行。完善成熟的制度有了，即定目标有了，关键就是要做好。要做好执行需要注意：
（1）什么事情该做，该怎么做。
（2）如何更好更快完成该做的事情。
（3）清除所有障碍。
（4）形成企业执行的制度和文化,让执行影响到每个员工。
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