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高校后勤管理精细化的经验和方法

时间：2024-04-08 22:40:56 秀雯管理我要投稿

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高校后勤管理精细化的经验和方法

　　精细化管理模式可以将一些先进的管理思想和管理理念运用到高校后勤管理工作中，使高校后勤顺应市场发展态势，提升后勤工作人员艺术，提高员工队伍素质，打造更加优质的管理平台。下面小编为您带来高校后勤管理精细化的经验和方法！

　　高校后勤管理精细化的经验和方法

　　一、精细化管理的内涵

　　“精细化管理”作为一种先进的现代企业管理理念，最早源于泰勒1911年发表的《科学管理原理》一书，它是分工的细致化、管理的专业化和服务的人性化对现代管理的必然要求。

　　现代管理学认为，科学化管理有三个层次，即：规范化、精细化和个性化。精细化管理是建立在规范化管理的基础上，并将规范化管理引向深入的管理思想和模式，它以最大限度地降低管理成本、减少管理所占用的资源为主要目标，从而实现组织活动各要素和组织目标高效精确。精细化管理的关键在于“明确职责、规范流程、完善制度、严格执行、有效监控、快速反馈、及时纠偏”。

　　二、高校后勤实施精细化管理的必要性

　　精细化管理是一种以最大限度降低管理成本为目标的管理方式。近年来，精细化管理的理念和作用已经得到高校后勤管理者的普遍认同。在高校后勤中引入精细化管理理念，将后勤管理工作做精、做细、做扎实，不仅有助于降低后勤管理成本，提高后勤服务质量，而且能有效提高生产效益和执行力。

　　1.是推动后勤改革、适应学校发展的必然要求

　　21世纪，“国际化”是各国高等教育发展的重要目标和趋势。作为“985”工程建设高校，西北农林科技大学(以下简称“我校”)致力于创建世界一流农业大学。要实现一流的教学和科研，必须要有一流的后勤服务作为保障。

　　那么，精细化管理作为一种科学和高效的现代化管理模式，便是提升后勤服务水平的有力保障。因此，大力推进精细化管理，是促进后勤自身发展、提升管理水平和服务保障能力、创建“一流后勤”、适应学校发展的必然要求。

　　2.是提高后勤管理水平、增强务实性的必要手段

　　精细化管理要以最经济的管理方式获取最大的效益，在后勤管理中引入精细化管理理念，把管理由大事精细化到小事，再由小事精细化到每一个细节，精细化到日常管理链条的每个环节上，有利于把后勤工作做精、做细、做扎实。

　　3.是提升后勤服务质量、满足师生需求的重要途径

　　随着我国经济、社会的迅速发展，人们对服务质量的要求越来越高。广大师生同样也不例外，作为被服务对象，他们对后勤服务的要求不断提高，越来越关注服务态度、服务细节及服务权益等。

　　因此，加强高校后勤系统的精细化管理就显得十分迫切。只有促进高校后勤管理服务的精细化、专业化建设，才能不断提高后勤管理水平和服务质量，从而满足广大师生的多样化需求。

　　三、后勤精细化管理的实施举措

　　1.以制度化推进精细化管理

　　制度的制定和完善是推进精细化管理的基础。高校后勤要实施精细化管理，首先要建章立制，做到各项工作有章可循、有据可依。我校后勤管理处结合实际，制定了一系列规章制度，不断推进后勤管理工作的精细化。

　　(1)编制后勤基础资料

　　为进一步提高工作效率、优化资源配置，后勤管理处在全后勤范围内开展了以部门“定岗、定量、定员、定酬”为主要内容的基础资料编制工作，全面梳理了各部门的业务总量、工作流程、操作规程、用工规模及基础资源，细化了各部门岗位设置、工作职责和考核标准。

　　以饮食服务中心为例，其工作内容框架包括10个主要方面：综合办公、采购、财务、监控、维修、餐饮服务、大库管理、宿舍管理、主食加工和职工教育，每一项内容之后又附有详细的工作职责。对于其重点工作内容之一的食堂生产加工，我校进一步制定了细致的流程图，确保了餐饮服务的卫生、安全和工作的程序化。

　　(2)制定服务质量标准

　　质量标准是评估和提升后勤服务水平的重要依据。我校后勤管理处根据国家相关法律法规、行业标准及学校要求，结合各部门的工作性质和任务，制定了《西北农林科技大学后勤服务质量标准》。该标准包含“质量标准”和“评价标准”两大方面的内容。其中，质量标准主要依据各部门的职责范围对其工作提出更加细化的要求，约束各项工作的执行程序和质量；评价标准侧重应用量化的指标评估各部门各项工作的完成效果。以绿化中心服务质量评价标准中的“养护”标准一项为例说明如下：

　　可以看出，绿化中心的服务质量评价标准对绿化养护的各个方面进行了细化规定，为各项工作提供了详尽的实施细则和严格的标准，也为工作质量的提升提供了制度性保障。

　　(3)细化后勤干部、职工考核管理办法

　　制定《后勤科级干部考核办法》、《后勤职工考核管理办法》、《学生公寓楼长工作量化考核办法》等一系列的考核管理办法。这些办法的实施均以细化对员工管理、促进考核评价体系的完善、提升后勤人力资源水平为核心目的。

　　后勤各项考核管理细则的实施，充分体现了后勤人力资源管理的精细化、规范化和程序化。在相关办法的约束和激励下，无论是后勤干部人员、还是广大职工，都在工作中增强了动力、提高了责任感，有效地提升了工作质量。可见，细化考核和评价机制是精细化管理的必要方面，是提升后勤人员素质的重要保障。

　　2.以信息化推进精细化管理

　　(1)创建“后勤综合管理服务平台”

　　我校“后勤综合管理服务平台”是后勤管理处以计算机、电子通信和互联网为技术支持，利用现代网络信息技术建立的“一站式”服务体系。该服务平台包括信息填写、答复列表、查看留言、办公电话、常用电话和通知公告六部分；

　　其作业流程为：信息登记→信息审核→信息分派→信息处理→反馈处理结果→答复服务对象→服务跟踪调查→处理结果评价。具体来讲，平台对通过服务热线电话、留言板留言、领导信箱等收集到的信息进行审核、受理，按照部门工作职责分解到相关服务部门进行处理，在通过网络分派任务的同时，系统会自动发送信息，提醒工作人员和部门领导注意查看；部门处理完毕后将处理结果反馈到平台，管理平台将处理结果反馈给服务对象，并对服务质量进行电话回访；对处理结果达不到《后勤服务质量标准》的，返回相关部门进行重新处理，直至达到服务质量标准为止。

　　管理服务平台利用先进的信息化手段，整合了服务资源，细化了服务行为，全面提升了后勤的管理水平、服务质量和服务效率，为全校师生提了更优质、快捷的服务。

　　(2)构建“学生公寓信息管理系统”

　　“学生公寓信息管理系统”是我校数字化学生公寓建设的重要组成部分，该系统利用现代计算机网络信息技术，向全校学生提供详尽的楼宇住宿信息和优质、高效、快捷服务；同时，该系统通过数据共享和服务流程透明化来加强内部监管，实现科学高效的管理。

　　“学生公寓信息管理系统”包括公寓资源管理、住宿日常管理、宿舍资产变动管理、保修管理、计划外人员住宿管理和宿舍查询统计六大功能模块。在校学生通过登录系统可以进行宿舍信息的查询、宿舍入住申请、换宿申请、退宿申请，并可以提交宿舍已损坏物品的报修申请；

　　管理员进入系统后台可以对学生公寓信息进行有效地管理，包括公寓信息、寝室信息、报修信息、学生住宿资料以及缴费信息等。该系统的应用，极大地提高了公寓信息的管理效率，推进了公寓管理工作的精细化和自动化。

　　3.以加强监督保障机制为抓手推进精细化管理

　　完善的监督约束机制是推进精细化管理、提升工作效果的重要保证，为此，我校后勤管理处制定了《后勤服务质量监督检查管理办法》。该办法对监督检查频次、考核评价办法、奖惩标准、评价结果的应用等方面都做了详尽的规定，有效地保障了精细化管理的落实到位。主要措施包括：

　　(1)开展定期检查

　　后勤管理处设有“质量监督科”，专门负责后勤服务质量的监督检查工作，为后勤工作质量提供保障。质监科每个月对后勤各服务项目进行一次全面、细致地检查，对重点服务单位、服务对象关注度高的服务项目每两周检查一次，对于阶段性的重点工作组织专项检查，对于服务对象投诉逐一进行调查核实。

　　这种有层次、有重点的质量检查和监督机制，对于促进后勤管理工作的精细化、保证和提高后勤工作质量起到了重要的促进作用。

　　(2)进行学生接待

　　后勤管理处每两周在学生集中的地方如学生食堂进行一次学生接待，零距离了解学生对后勤服务工作的意见建议，现场解答学生对后勤服务工作方面的疑虑和政策。

　　不定期在学生区进行“处长接待日”活动，就后勤某一方面的工作进行集中接待受理。学生接待工作有效地促进了后勤服务人员与学生之间的沟通交流，针对学生需求，完善后勤工作，增强了学生对后勤工作的满意度。

　　上述监督约束机制的实施，有效地推动了后勤管理工作的精细化，切实提升了后勤服务的整体水平。

　　四、实施精细化管理所取得的成效

　　综上所述，在高等教育国际化、我校致力于创建世界一流农业大学的背景下，学校后勤管理处以精细化为目标，从制度化、信息化、监督机制等多个方面促进后勤的精细化管理，为实现高效、有序、优质的后勤服务提供了有利条件，取得了良好成效。

　　首先，精细化管理提升了工作质量和服务水平。后勤11个分中心均严格按照《后勤服务质量标准》的要求和标准，明确工作目标、完善工作计划、提升工作绩效，各部门的工作质量有了很大程度的改善，在学校年终组织的满意度测评中，学校机关对后勤服务的满意度从2010年的58.5%提高到了2012年的85%。更重要的是，“后勤综合管理服务平台”及“学生公寓信息管理系统”的投入运行，促使后勤服务工作更有效地满足了广大师生的多样化需求，也大幅度提高了后勤工作人员的服务水平，使后勤管理朝着现代化、精细化的方向不断迈进。

　　其次，精细化管理提高了工作效率、节省了成本。以“后勤综合管理服务平台”为例，平台自开通以来，有效地发挥了“一站式”服务的功能，取得了显著成效。平台年访问量达10万余人次，审核、回复各类信息3000余条。

　　平台运行以来，后勤工作人员处理问题的速度与质量显著提高，各中心管理人员的责任心明显增强。更重要的是，综合管理服务平台这种虚拟服务模式，能够在有效节省人力资源和财力资源的基础上，达到同等质量以及更高质量的服务水平。

　　此外，“学生公寓信息管理系统”的运用，彻底改变了公寓管理人员传统的账本化的工作模式，极大提高了宿舍管理的效率，减少了用工人员，对后勤节约用工成本起到了积极的作用。

　　最后，精细化管理使后勤工作得到了广大师生员工认可，服务工作满意度稳步提高。在各项工作中，信息化平台的应用使学校教师和学生在学习、工作及生活方面的需求能够以最快速度反馈到后勤管理处，后勤工作人员又以高效率、高质量的工作予以回应。这种有效且高质量的工作模式使广大师生享受到了更高效、优质的后勤服务。

　　后勤服务中心也力图通过精细化管理建设，取得更多成效，为学校教学、科研工作提供更高质量的服务，为学校实现创建世界一流农业大学的宏伟目标做好了坚实的后勤保障。

　　精细化管理的经验和方法

　　一、精细化管理的概念

　　精细化管理是一种管理意念，一种文化态度。是发达国家企业管理的思想理念，是从社会分工上、服务质量上以及工作态度上对现代企业管理的必然要求，要求企业在常规管理的基础上进入更深层次的追求，形成新的管理思想和管理模式，更大幅度的减少资源的浪费和成本的消耗，是新形势下的先进的管理方式。“精”代表完美、精密、优质；“细”隐含细节、全面、细致；“精细”是完美全面周到的工作模式，精细化管理是提取所有细节的精华达到一种理论上、意识上的综合，是系统化、科学化的“精细”。精细化管理通常包含几个方面：操作、控制、核算、分析和规划。

　　1.操作

　　是指导企业基本活动的规则和要求，对企业运作的行为、程序、方式以及步骤进行全面管理，是企业内的行动指南和制度要求，使企业的运作进一步正规化、规范化、标准化，企业的发展更有操作性和复制性。

　　2.控制

　　是精细化管理的重点，通过做好企业精细化管理中每一个程序的监督，检查企业运作中的失误和管理漏洞，差缺补漏，及时修正。

　　3.核算

　　是企业精细化管理中的财务活动。是为企业经营管理者服务，了解自己经营状况的重要手段。企业在经营过程中一切与财务相关的活动都要认真记账，纳入核算，只有这样才能做到准确了解企业的经济状况，找到经营管理中的疏漏。

　　4.分析

　　企业要想不断开创生产力，提高经济效益，必须要用现代化的管理手段，多角度、多方位的分析经营管理中存在的漏洞，提升自己的管理思维和管理水平，在竞争中取得核心地位。分析和判断是精细化管理规划制定的依据和前提，也是企业不断改进、努力提高的重要手段。

　　5.规划

　　是企业管理者高瞻远瞩、推动企业进一步向前发展的关键。企业的规划包括长期规划和近期规划两个方面：长期规划是企业高层决策者根据市场前景，国际趋势和企业的经营制定的中长远目标，包括企业的发展规模、业界状态、文化远景、扩张目标、发展方向和权益分派等多个方面；短期规划是指企业依据现有目标、实际经营状态而制定的近阶段完成任务。精细化规划是指企业在制定目标和计划时应是合理的、有方向的、可操作的。

　　二、高校后勤服务管理的现状和意义

　　精细化管理是提升企业整体形象、改善企业执行能力的重要途径。在企业落实精细化战略规划，对目标进行细化的过程中，通过找准思路、查询薄弱环节、分解实施阶段等步骤的进行，形成企业管理的整体思路、科学体系，实现精细化管理对企业发展的促进作用，将企业进一步引向规范、创新与成功。目前一些高校后勤发展表面上看是热气腾腾，一派飞速发展的景象，但细心观察又觉得不少人心浮气躁、好大喜功。由于“浮躁”，一些高校的后勤服务规模急剧扩大而质量和信誉不断下降；由于“浮躁”，造成后勤服务没有国家标准，也没有行业标准，服务质量良莠不齐；由于“浮躁”，安全事故频发；等等。高校后勤工作是教育工作的重要组成部分，是学校教育教学工作得以顺利进行的基础，也是实现学校工作管理育人、服务育人的重要方面。抓好后勤管理与服务工作，对推进学校的发展具有重要意义和作用。因此，实施精细化管理才是摆脱“人浮于事”的良药，也是提升高校后勤服务质量的必然选择，是保障学校管理到位、取得成功的重要举措。

　　三、高校后勤服务管理的执行措施

　　1.从思想上统一，学习精细化管理的主要内容

　　高校后勤管理由一个个细节组成，方方面面的工作都和师生休戚相关。实行规范统一的精细化管理，是高校后勤管理上的一场革命。各部门要深刻认识其重要性和必要性，通过学习新的管理思想和管理理念，使员工改变思想，增强服务意识，积极接受后勤部门的统一部署，自觉的愉快的投入工作。

　　2.加强宣传，强势灌输

　　要采取多种形式、利用板报、宣传栏、广播、厂内录像等多种形式展开宣传活动。并通过知识竞赛，普及和宣传相关管理知识和企业文化，并采取有效措施，使之形成精细化管理的思维定式和自觉行动。要狠抓员工的行为养成，培养良好的职业道德，确保员工积极参与，确保考核和讲评效果，确保公平公正公开，确保调动职工的工作积极性。

　　3.制定详细的管理制度，用科学、规范的管理来指导工作

　　将工作内容落实到个人，对工作的时间、质量、要求、目标都有明确的规定，并安排专人检查、抽查，对检查抽查的时间、次数、频率，以及考评的力度、方法、规则都有安排，使每一个细节都有据可循。工作中严格按制度执行，不能随意更改，保证制度中的细节落到实处，确保工作质量的完成。

　　4.加强管理，注重实效

　　管理工作应注重工作的量化和精确性，使员工养成严谨、认真的习惯。工作中要强调数据的真实性和准确性，通过对数据的精确分析和综合研究，决定下一步的具体操作和制定新的决策，这就要求员工发挥知识、技能、经验的优势，在对工作的目的、成本、效果等内容十分清楚的情况下，进行科学的决策。

　　四、管理中需要注意的问题

　　1.防止谨小慎微

　　虽然谨小慎微并非是精细的同义词，但我们不能为了精细化而在管理中谨小慎微起来。为了防止出差错，需要我们对精细化很好去解读，研究并体悟。

　　2.防止事必躬亲

　　领导在有些方面必须亲自抓，亲自导，亲自做，但绝对不是“事必”躬亲。要利用现实有限的资源，挖掘人的潜力，最大程度上发挥人的主观能动性，依靠集体的力量，而不是个别人的“全能”，做好学校后勤工作。

　　3.防止因小失大

　　精细化管理中的细节，绝非一般意义下的“小”，而是“大”中的小，大中的细。应抓精、抓实、抓纲、抓大，绝非抓小。当然，如果必须的话，也不是因小而不抓。

　　4.防止盲目追潮

　　精细化管理的要求是实事求是，遵循规律，联系实际，知己知彼，确立目标，追求效益。切不可人云亦云，人做我随；同时也不能把精细化当作一句口号，去作秀，去时髦，去装门面。

　　五、结语

　　高校后勤服务管理关系到新时期高校改革的整体细节和发展方向，做好精细化管理，全面提升工作质量有着切实和深刻的意义。

　　高校后勤管理方法

　　一、当前我国高校后勤管理面临的问题

　　1．后勤体制不明确

　　在新的社会形势下，我国高校开始向社会化的方向改革，这虽然是高校后勤管理过程中的一大进步，但也导致学校后勤管理人员开始从学校的行政管理体系中分离出来，并自拟了一套独立的后勤管理体制。不管是以模拟企业的管理体制来管理高校，或是为降低工作量直接外包给社会上的相关公司，甚至是不做任何实质性的改变仍采用传统的后勤管理体制，无论是哪一种管理方式和体制模式，都有各自的优缺点，存有许多不明确地方，并不能够称之为完善的高校后勤管理体制。例如，产权关系不清楚、职责划分不清晰等问题，都是后勤体制不明确的具体表现。

　　2．成本控制方面的问题

　　社会在发展，经济在进步，生产资本在上升，高校后勤管理成本也在随之不断提升，水、电、煤、炭、人工费等各项费用支出都在不断上升。加之高校后勤管理在改革过程中受到多方面的压力，导致高校根本无法对后勤管理进行精确的计算和把控，成本在上涨的同时学校却看不到明显的成果。长此以往，学校给予后勤管理部门的经费和支持难以跟上实际的发展需求，许多高校甚至会出现难以为继、举步维艰的状况。

　　3．后勤服务体系与质量监管方面的问题

　　虽然高校一直在提高后勤管理质量，并取得了一定的成效，但师生的需求变得日益多样化、层次化、高需求化，导致高校后勤服务水平的短板现象持续存在。此外，高校后勤管理在长期的运作过程中，服务品种以及服务范围比较单一，服务意识比较单薄，服务手段比较落后，服务质量得不到保障，服务信誉也在不断丧失。究其原因，主要是质量监管不到位造成的，如近几年高校食堂频发的卫生问题，都与质量监管不力有关。

　　4．学校缺乏专业的后勤管理人员

　　一方面，主要的高校后勤管理人员多为事业编制，“旱涝保丰收”。在工作多年之后，无论在技术上还是职务上，后勤管理人员都不会有太大的上升空间，所以这些工作人员就逐渐丧失了工作积极性，上班懒散、无作为，很难保障后勤管理工作的有效性和高质量化。另一方面，高校后勤管理队伍往往缺乏一些高素质、专业化的技术人才，没有专业化的技术指导和专业化的管理体系，无疑会大大降低高校后勤管理效率。

　　二、我国高校后勤管理改革对策

　　1．提升高校后勤管理的现代化、市场化水平

　　面对后勤体制不明确的问题，当前我国高校后勤管理部门的首要任务就是明确后勤体制，要紧跟时代潮流，坚持以市场为导向，在服务师生、赚取利润的基础上不断提升现代化、市场化水平。一方面，高校后勤部门在从高校行政管理体制脱离的过程中，要充分保留自身的监督权和自主权，充分吸收社会上的有效力量来参与后勤管理工作。另一方面，进驻高校的后勤管理组织要根据学校的实际情况建立完善的管理体制和奖惩机制，以提高工作人员的服务意识和服务水平。如此，才能保障高校后勤管理的正常、高效开展，才能将高校的后勤管理工作水平提升一个台阶。

　　2．融合企业管理理念，明确产权关系

　　传统的高校后勤管理模式是依据高校行政管理系统制订的，但当前形势决定了我国高校后勤管理必须转向市场化以及商业化的运作模式。在这一过程中，高校后勤管理一定要融合企业管理理念，明确产权关系，避免产权不清、权责不明的问题出现。为此，高校后勤管理要以现代商业运行模式为范本，根据实际情况对后勤服务实况和市场具体盈利状况进行评估预测，然后将双方的职责进行明确的划分，并确立严格的规章制度和管理制度，捋顺高校后勤管理部门和实际管理组织机构的关系，将管理与被管理的关系转化为双方共同合作、互惠互利的关系。这种关系的转变不仅明确了产权关系，而且提高了双方的积极性，加大了双方的监督力度，能够大大提高高校的后勤管理效率。例如，高校餐厅在运营管理过程中可以吸收社会资金，双方共同经营，学校只要掌握控制权和决策权即可，社会组织负责具体的运营，高校掌握最终的决定权。

　　3．增强后勤管理的成本控制能力

　　成本控制能力直接关系到后勤管理效率的高低，要想提升后勤管理成本控制能力，需从以下几个方面入手。首先，高校后勤部门的采购人员要做好市场调研工作，要制订科学合理的物资采购计划，无论是项目名称、数量还是规格要求，都要形成书面计划，避免采购的无效性和盲目性。其次，高校后勤管理部门要采用现代化的会计处理制度和财务管理制度，同时建立健全成本控制制度，以提高高校后勤管理的专业化水平。再次，根据本校需求，学校要选定信誉好的物资供应商长期合作，一方面，可以简化物资采购流程，提升效率;另一方面，长期的合作有利于学校拿到较低的价格，能够节省费用。最后，高校后勤管理部门要与时俱进，建立现代化、信息化的成本控制系统，从而提高工作效率、确保工作准确性。

　　4．加强后勤管理队伍人才建设

　　首先，建立健全完善的人才引进机制。通过建立公开、透明的人才招聘制度，更好地对后勤工作所需要的人才进行招聘，并以此来增加社会人才招聘的公平性及竞争性，引进更多的人才。同时，高校还需建立良好的人才解聘机制，并以此实现后勤人员的进、出工作。其次，要进一步加强后勤员工的建设工作。在实际开展高校后勤工作的过程中，不但要以良好的制度吸引社会更多高素质人才参与进来，还要通过定期开展培训等方式提升后勤部门工作人员的服务水平以及知识技能，增强本部门员工的向心力，充分调动他们的主动性，激发他们的创造力，并以此保障高校的后勤工作能够得到更为高效的开展。

　　总而言之，随着社会的进步和我国高校教育教学模式的创新改革，高校后勤管理部门也应不断与时俱进，摒弃传统陈旧的管理方式，及时反思，并结合本校的实际管理情况和管理需要，构建起一整套完整、有效的后勤管理系统，从而为高校的健康、快速发展提供强有力的支持和保障。

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