怎么做好企业档案管理

怎么做好企业档案管理

　　导语：档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。

　　怎么做好企业档案管理

　　第一，领导重视是根本

　　目前，我们企业档案机构的发展水平普遍偏低，这与领导对档案工作重视不够有很大的关系。档案是一种历史文化遗产，是一种无形资产，它不能直接产生经济效益和社会效益，因此，领导常常忽略了企业档案的建设，认为只要将文件收好不丢失，保证用的时候能够查到就行，殊不知这种想法是有失偏见的。

　　首先，企业领导要对档案室中档案的价值有清楚的认识，知道这些档案在企业工作中发挥的作用，比如：工作中的参考、备查、凭证等诸多文件资料与对企业发展的实质性影响。

　　其次，企业领导要加大对档案室的投入，对档案室的库房建设、设备完善、人才引进都要给予政策倾斜和财力保障。再次，企业领导应充分认识到档案的服务性。将档案的合理利用与档案的安全保密有机结合，使档案建设向良性循环迈进。

　　第二，硬件设施是基础

　　企业档案对硬件设施的投入相对较少，甚至档案室与图书室达不到二分开的标准，一些档案整理的不规范，缺少必要的装具，档案信息化建设更是无从谈起。由此可见，完善的硬件设施管理是企业档案服务职能提升的基础，是做好档案对生产一线服务的保障，档案室只有规范硬件措施的配置规模、装具数量、计算机配套设置等基本内容，其服务才能顺利的实现，只有最基本的硬件设施得到保证，企业档案才有一个良好的生存环境，才能通过更为优质的工作为企业利用者提供服务。

　　第三，完善管理是源泉

　　在新的形势下，企业档案要不断开拓进取，紧紧跟上企业发展的步伐，突出重点，做到行业中工作发展到哪里，档案工作就延伸到哪里、服务到哪里，切实为生产一线服务。档案室建设主要表现在两个方面：一是加大对本企业现有档案的收集力度，扩大收集范围，拓宽收集渠道，充分做好档案的收集整理归档工作。

　　此项工作是档案工作的重要组成部分，是为企业服务的前提和基础。在工作中，要学会抓重点，注意收集和保管专业的、学术的与企业工作密切相关的资料。二是加大现有档案成果的转化。档案中蕴藏着大量的有价值的信息，如何对档案室的档案资源进行整合，使死信息转化为活成果，向利用者提供满意的信息服务，也是完善建设的关键所在。

　　第四，开发利用是关键

　　收集来的材料往往是零散的、无序的，不利于档案的开发和利用，档案工作就要从广泛的信息中选出有保存价值的信息，依据一定的原则方法，进行了科学的分类、系统的组合排列，以保持文件的历史联系和形成规律，使其有序化，成为有价值信息，经过鉴定，用科学的方法加以妥善保管，为档案信息的开发和利用提供可靠的保证。档案信息资源要通过利用才能实现其自身的价值。信息资源在利用同时，我们必须注意保持档案资源的完整与安全，避免流失。

　　因此，要建立健全档案管理制度，如档案员岗位责任制、档案借阅制度、利用保管制度、档案销毁制度、档案保密制度等来加强档案管理。同时制订科学的检索体系，可以加快档案的查找速度和准确度，为企业利用提供快速、准确的服务。我们要下工夫编制完备适用、配套的检索工具，为档案的开发利用提供必要的条件。

　　第五，高新技术是支撑

　　企业单位档案机构管理大多采用手工操作方式，存在着查询效率低、查询频繁、劳动强度大、纸质档案存放占用空间大、管理困难等问题。如今，随着科学技术的发展，计算机的普及深入到各个单位，根据查阅档案的管理制度，在计算机上实现一个查阅流程环节，根据流程最终实现查阅目的。使用计算机进行管理，可以避免手工检索的繁琐，并根据查档者的权限提供相应的档案，同时也防止失泄密的发生。这样不仅方便内部查询，也更好的提高了办公效率。

　　第六，服务观念是宗旨

　　档案人员服务意识的淡薄严重影响了档案资料信息的综合利用，阻碍了社会、经济、文化价值及开发人力资源价值的充分实现。长期以来企业单位档案重保密、轻利用现象严重，未能处理好保密与利用的关系，档案室成为纯粹的保密室。

　　在相当程度上影响了档案信息的利用。作为档案人员要想做好服务，首先应该让人们了解档案室的`库藏情况，这是开发利用档案信息资源的首要前提。由于档案工作人员对自身形成的档案比较了解，在工作中遇到问题很自然地都会想到借助于档案来解决;

　　其次是主动服务，即工作者在熟悉库藏档案、掌握档案利用工作规律的基础上，预测各类用户的利用趋势，主动提供档案服务;最后树立超前服务意识，多渠道、多形式地开发档案信息，将封闭式服务变为开放式服务，将档案编研与系统提供结合起来，要想利用者之所想，提供利用者之所需，努力将档案工作的成果与企业信息化建设结合起来。依托现代信息技术的发展和现有平台，最大限度地满足以及利用者对档案信息的需求。

　　第七，人员素质是保障

　　有些人认为档案工作是一项实践性很强的工作，只需要在实际工作中摸索、掌握其原则和方法就行，很少有人专门注意对档案工作的管理知识进行系统的学习与以应用。事实上档案工作的实践性固然很强，但档案工作的专业性更强，它要求档案人员必须具备一定的专业素质，包括履行专业职责的能力、学历和资历等。

　　随着信息技术的推进，在档案网络化建设过程中，档案人员不仅是信息库的建造者和维护者，更应该是档案信息资源和利用者之间的桥梁和纽带。要达到这一目标，必须尽快培养一批既精通档案管理业务，又熟知计算机管理的软硬件、网络、安全防范等技术的复合型人才，使其能够参与档案信息化建设的全过程，能够了解和把握运行过程中可能出现的各种技术问题，为信息化进程储备好高素质的人才。

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