学校如何做好档案管理

学校如何做好档案管理

　　导语：作为档案管理工作也要用档案学的理论，提出新的观点、探索新的问题、开拓新的领域，在档案管理工作中实践，不断做好服务机制的创新，激发工作活力，敢于突破那些与时代发展不相适宜的工作理念和工作模式，善于用新的思路、新的途径、新的办法来解决档案工作中遇到的新矛盾和新问题，把档案管理工作提高到一个新的水平

　　学校如何做好档案管理

　　一、开拓思路，更新观念

　　由于档案工作是一项基础性的管理工作，同时又是一项服务性很强的工作，很难产生明显直接的经济效益，因此在学校工作大舞台上，它是一项默默无闻、专为他人“铺路”、当配角的工作。档案工作者既是脑力劳动者又是体力劳动者，面对的是大量、繁琐的档案收集整理、鉴定、立卷、保管、统计、利用等工作。这就要求档案工作者要以事业为重，无私奉献，树立“俯首甘为孺子牛”的思想。有了这种奉献的理念，才能使自己脚踏实地、兢兢业业地做好档案工作。

　　二、搞好档案工作，领导重视是关键

　　一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视，才能顺利开展。如果领导不重视，许多具体的工作就会困难重重。领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。

　　所以，把档案工作列入领导的议事日程，是时代发展的需要，是规范档案工作的需要。对档案管理人员来说，应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影响，去争取领导的重视。就档案工作而言，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。这个根本工作是内因，领导的重视是外因，外因必须通过内因起作用。那么应如何发挥主观能动性，去争取领导重视档案工作呢?

　　(一)爱岗敬业，使领导满意自己的工作

　　领导是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案人员的工作满意不满意。所以作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。

　　(二)积极宣传，使领导增强档案意识

　　有些单位领导对档案工作不重视，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个单位不是生产一线，而且可有可无。因此对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的，要经常把有关文件和材料给领导看，次数多了，自然会在领导的脑海里留下印象，产生作用。尤其是一些与本单位密切相关的材料，会使领导看后受到启发，并在实践中仿效。而且要经常向领导汇报档案工作情况，要多谈一些搞好档案工作对单位的益处，诱导和启发领导重视档案工作。要努力服务，作为一名档案人员要及时地提供信息，使档案发挥其作用，从而更好地为单位的发展服务。

　　三、实现档案管理现代化

　　随着改革的发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题。比如档案数量越来越多。数量的庞大给保管和提供利用带来困难，管理方法的落后直接影响档案的质量，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形式下出现的新问题。

　　(一)加强档案管理意识

　　档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员既要有高度的责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度和乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识和科技知识。特别是运用现代化科技手段和先进的管理方法来管理档案的基本技能。所以，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期档案管理工作。

　　(二)掌握好现代化管理技能并提高综合素质

　　以前档案材料的形成，从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是用手工抄写为主。而现今电子计算机技术在档案管理中的运用，可以全部完成文件的起草、修改、删减、打印、登记、汇集、统计等工作，使文件的形成、运用、转换等每个环节同自动化办公衔接起来。这种现代化科技手段和先进的操作管理技术，都非常需要档案管理人员去掌握和运用。档案管理数字化和信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作人员的必然方向。

　　因此，档案管理工作人员要根据自己的岗位工作，一边学习一边操作，并在提高业务素质的同时，注重计算机知识和信息文化的学习，争取使自己成为信息知识、网络文化的综合型档案管理人才。

　　(三)利用现代化技术整理档案

　　档案汇集着大量的指示，同时也记载着丰富的信息，成为一种丰富的`信息资源。但档案的整理工作很繁琐，重复劳动多，劳动强度大。利用计算机等现代化手段整理档案，则可以达到事半功倍的效果。

　　(四)档案信息的保密

　　保密制度作为一项非常重要的工作，在网络条件下必须根据实际情况准确地把握，在档案信息直接上网的情况下，必须对用户权限进行限制。影响集体利益、影响稳定和安定团结、涉及个人秘密的档案等，都因其合法的权益受到法律保护，都属于限制利用的范围。因为档案信息有别于图书、资料，有一定的特殊性，所以对网上能查阅的档案应区分内、外部档案，不能公开的档案信息要按保密法严格界定使用权限。

　　四、提高档案管理人员素质

　　为适应新形势下档案工作的需求，对档案工作者要进行必要的培训。令其不断学习新知识、新技术，拓宽知识面，优化知识结构，并逐渐掌握计算机和其他相关方面的知识、技能。同时各院校应培养一批能够掌握现代科学技术的复合型档案管理者，只有这样才能适应档案事业发展的需要，从而实现档案工作的现代化和信息化。

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