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如何才能做好档案的管理
档案管理工作做得如何，是衡量单位工作业绩与管理水平的重要尺度，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件。为进一步促进单位科学发展提供了第一手资料。以下是小编整理的如何才能做好档案管理的相关内容，大家一起来看看吧。
如何才能做好档案管理 篇1
一、规范公文处理，把好公文形成关
档案就是完成了书面工作处理程序，将接收的信息和所记叙的内容进行备案的历史工作文件。因此书面方式的公文的准备工作是档案工作的第一步，要规范的处理公文，细致的审查公文，公文形成的过程要严格把关，这是把档案管理工作做好所需的基础。
公文的草案拟制是公文形成所需的一个重要环节，有了大致的计划方向才能更好的进行下一步，不同单位的草案拟制部门各不相同，有些单位的公文草案拟制是由相关办公室统一拟制，有些则是由相关的部门先立草案然后递交给办公室负责印制。但各个部门公文起草人员的水平和质量有一定差异，对于公文拟制所需的要求理解分析不一致，可能会导致拟制的文件质量上不尽人意。主要存在着以下几个问题：
1、体裁使用不正确，比如请示公文和报告公文没有明确区分;一份公文却请示多个事件;没有按照规则运动文种。
2、一些公文的附件标识不明确，一些公文有附件，没有在规定的地方作出任何标识，也没有在公文附件的名称前标注出详细的序号，整个公文的行文程序混乱。
3、公文主题标注不明确，不便查阅。
4、公文中没用规范的使用数字。
以上情况，对于公文转变成档案的立卷和归档有着较大影响。因此，负责公文起草拟制的工作人员，有责任和义务对各个部门的公文进行查看，仔细审核，尤其是一些关键的字、句、词要严格把关，在有问题的情况下，要尽快通知提供公文初稿的单位，告知对方具体情况，将出现错误的地方及时协商解决。
二、档案整理工作，从公文的评估分类做起
在将公文相关事务处理结束之后，便可以将公文进行保存，并把公文的类别进行整理和分类，将其中内容不重要和普通的另外保存，不能丢弃。如果遇到涉及到重要内容的公文，例如涉及单位的重大开会、重大事件以及单位要求保存的公文，这类公文就需要明确标注，以备随时查阅。要做好这项工作，务必要遵守以下几个条件：
1、对于这项档案整理工作，需要有清晰的认知，要把管理档案工作做好，就要把公文的管理规范熟知，才能将公文员工作真正融合，还要提前对所负责部门的档案翻查，掌握所有档案信息，保证档案有高质量，以防档案重复，使档案管理更便捷、科学。
2、作为档案工作人员，必须要有职业责任感，对工作也要有较强的学习能力，将档案记载在大脑中，对每一份档案都要认真细心，对每一份档案都做出正确的评价。将档案工作生活化、日常化。
3、作为公文文秘要时常学习新的专业知识，及不断提高自身的职业素质。公文工作员的档案工作是一项比较专业带有技术性的工作，在日常中要加强学习档案方面的知识，随身携带相关的专业书籍，时常范围，做到在工作中积累经验，在工作中加强学习。这样才能较高的.工作效率。
三、完善公文材料，做好档案收集工作
档案管理部门在文公分类入档的时候，需要先检查形成公文的前期材料，在过程中，需要翻阅其他附属资料，如果发现公文前期资料中有没入档的附件要向相关部门或单位催要，过程中发现同一公文中有个别公文没有按照规定时间交还的，要跟踪回收，坚决不能让公文档案长时间的的停留在他人的手中，这不但可能会对档案造型损坏、遗失，也会因为时间过长而遗忘档案的收归，对档案管理工作带来重大的失误。所以在档案管理的工作中，要不断的复查过去的历史进程，对档案流向掌握清晰，在过程中，需要注意以下几个方面：
1、档案整理工作必须从平时做起
对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰;而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉子重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。
2档案整理工作应注重细节
对于单位的文件以及领导签发后，一定要及时的将所有的文件资料收集完整，按照资料的内容顺序，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。这档案管理工作入档以前需要做的必须事件，过程务必不能有所遗漏，否公文档案不完整，会给后期的查阅工作带来误导，影响整个档案管理的完整性。
档案的管理工作的良好运作，不仅对单位管理层对单位情况能够随时调查翻阅，了解单位目前的大致情况以外，还能给单位调整政策带来依据，为单位改革提供历史数据;也是向社会各界证明其单位优越成绩的证明，和其他的方面的合作的基础。
做好档案的管理工作不仅仅是对于单位有益，对于整个社会档案管理工作也具有进步性。在我国现目前不断的发展的背景之下，不断对档案管理手段进行创新，以更创新、更方便的方式整理单位档案，可以全面的反应单位的整体情况。
四、善于交流，接受新信息，达到资源共享
一个档案管理的工作人员，需要不断的积累经验，对于不断遇到的难题要积极的向上级部门或者同事请教，不能够随意的凭借自己主观随意把档案归类，需要结合实际情况对档案和调查的资料相结合，也可以有创造性的进行归档，但切记要根据相关规范来处理。在工作期间，档案管理人员要不断强化自身的责任意识感，建立良好的职业精神。迅速的接纳新兴信息，扩宽知识面，将知识经验融入到档案管理的工作中。
五、结语
档案管理工作是我国政府、企业良好长远发展的重要一环，是为了让我国现在的档案管理工作更加的完善，提高档案管理工作人员的工作水平及素质，加强档案管理员对于档案管理工作的热情和责任感，全心身的投入到档案管理的工作之中。使得档案管理更加科学规范化，更好的完成与各部门的工作配合，提高整个工作流程效率，减少繁琐的环节，为政府、企业发展形成良性循环。
如何才能做好档案管理 篇2
高速公路的运营不仅对高速公路的建设负责，还对高速公路的管理以及维护负责，因此，高速公路系统单位需要动用到大量的人力物力资源，在运营管理规模不断扩大的过程中，也面临着大量的人事变动。高速公路系统人事档案管理对系统内人力资源开发以及人才政策制订方面提供依据，具有非常重要价值。
1.高速公路系统人事档案管理概述
人事档案是以个人为单位根据人员的自身情况、个人经历和思想道德表现等情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。是系统全面考察人员和管理、使用人才的重要参考依据。人事档案对高速公路系统单位人力资源管理工作的发展、人事改革和调动等行政工作的开展都是极为重要的。我们有必要对高速公路系统人事档案管理工作进行分析和总结，提出更多有利于人事档案工作发展的建议，使人事档案管理工作能够更好地发挥其对系统内其他部门工作的辅助作用。
2.目前高速公路人事档案管理中的问题
2.1 档案管理的信息化程度低
高速公路系统人事档案管理的信息化程度低，是高速公路系统单位人事档案管理中最主要的问题。在信息化时代，无论是人事档案查阅、调动，还是应用，都离不开网络，但高速公路系统内人事档案管理尚不能满足信息化档案应用的要求，使得档案管理工作本身的效率大大降低。
2.2 档案管理工作人员素质不足
在现代企业管理中，人本管理是最主要的思路，这就意味着，高速公路系统单位各项工作都应该遵从“以人为本”的理念。但档案管理工作并没有完全体现出“以人为本”的特征，员工调取档案步骤繁琐、档案服务性较差，主要是因为档案管理工作人员素质不足造成的，这也是高速公路系统单位人事档案管理中亟待解决的问题。
2.3 档案管理制度不完善
高速公路系统单位人事档案管理中存在着档案工作积极性不足，档案调用程序复杂、档案利用率不高的问题，同时，还有许多人事档案因为格式不一致需要重新整理，加大了档案工作的难度。究其根本原因，在于档案管理制度不完善，现行的档案管理制度并没有对档案管理工作人员的绩效考核、薪酬待遇等方面建立一套规范的人事档案管理体制的标准。
3. 做好人事档案工作的策略
3.1 加强人事档案信息化建设
高速公路系统单位人事档案管理技术落后是导致档案管理工作效率低的主要原因，采用信息化的档案管理方式是必要的。信息化的档案管理方式既能保证档案信息的快速获取，也可以有效提高档案的安全性。要实现全面的信息化档案管理，首先需要增加对档案管理的资金投入，购置档案管理信息化所需要相应的软、硬件设施，如最基本的办公室常用设备，打印机、扫描仪、电脑等，档案管理部门必须及时了解工作需要哪些设备;其次，应该制定档案管理信息化的战略，包括建立人事档案数据库、档案工作软件的应用、系统单位档案库与政府档案库的联网、系统内各部门之间的.档案联网等，并真正实施这些信息化管理战略，设立专门的监督部门对信息化过程进行全程掌控。
3.2 提高档案工作人员的职业素质
提高档案工作人员的职业素质，是提高高速公路系统人事档案工作效率的必要途径之一。首先，应针对年龄偏大的档案管理工作人员进行计算机类的职业技能培训，使他们能够熟练使用计算机进行网上档案管理和文件传输，以提高工作效率;其次，应重视优秀的人才的引进，以保证先进的档案管理模式能够有效推行;最后，应根据档案管理使用的新技术、新软件的特点，对在岗档案管理人员的技术培训，让工作人员掌握基本的操作技能。档案管理工作人员还必须提高保密意识，维护档案的安全稳定。
3.3 完善档案管理制度
进一步完善档案管理制度。首先，高速公路系统单位应该就人事档案的类型进行严格的标准格式制定，要求系统内各部门按照人事档案的标准格式提供纸质档案和电子档案，以此减轻档案工作人员的工作压力;其次，系统单位应该就档案工作人员的岗位职能和岗位责任制定明确的岗位说明书，并对人事档案工作人员制定相应的、合理的绩效考评制度，保证在绩效考评制度之下，人事档案工作人员能够根据工作的积极性不同、责任心发挥的程度不同、对档案工作的贡献不同得到不同的薪酬待遇，只有这样，才能对档案工作人员起到有效的激励。
4. 结语
综上所述，高速公路系统单位人事档案工作对本单位各项事务发展都起到重要的辅助作用，而目前系统内人事档案管理还存在管理方法不够先进、档案工作人员职业能力不足、档案管理制度不完善的问题。高速公路系统单位应该根据自身人事档案管理的现状进行一系列的改革，使档案工作真正达到高效、有用，体现出其对高速公路运营发展的服务作用。
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