如何改进高校档案管理

如何改进高校档案管理

　　导语：档案管理工作是有效提高高校工作质量和工作效率的必不可少的一个重要部分，在整个高校的管理工作中占据着重要的位置，充分的记载着高校的发展历史，为今后对高校的发生的研究提供必要的资料依据，同时还能作为科学分析与制定高校今后发展的好教材。

　　如何改进高校档案管理

　　一、高校档案管理工作中存在的问题

　　1.领导档案意识不强

　　长期以来一些学校领导片面的认为高等学校的中心任务是教书育人，对档案工作重视不够，很少将学校档案管理工作提上议事日程，对档案工作未给与足够的重视和支持，对本单位档案工作存在的问题解决不得力;领导忽视，使高校档案人员处在地位不高，责任不清，难度加大的工作环境中，严重影响了档案管理工作的顺利发展。

　　2.档案管理制度不健全

　　近年来，随着《档案法》、《普通高校档案管理工作办法》等一系列档案法规的出台，各高校的档案法规制度建设也取得了很大的进步。但从目前高校档案管理现状来看，仍存在着管理制度不健全的问题，其具体表现为：

　　一是档案收集制度不健全，使得档案缺乏完整的记录，甚至存在不同职能部门档案记录不一致的现象，丧失了部分利用价值。如有些单位教学档案记录缺项，学校领导听课却没有听课记录;学生出勤考核、学生违纪、学生参加党课及社会实践活动、学籍变动等情况的记载存在着部门之间记录不一致的现象。

　　二是因保管制度不健全、基础设施不完善等原因造成档案损毁和档案遗失现象屡屡发生。如有些人需要文件时乱翻乱抽;借阅、传阅不登记;有的长期借用不归还，造成重要文件时有流失。三是档案利用制度不健全，造成有的档案没有发挥其应有的价值。这些都极大地影响了对档案的研究和利用。

　　3.档案管理人员素质不高、队伍不稳定

　　改革开放和社会主义市场经济体制的建立，对档案管理工作提出了新的要求。一名合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养，熟悉党和国家关于档案方面的方针和政策，具备一定的历史知识，一定的语文知识以及文字表达能力。

　　此外，随着校园网络建设和信息技术的普及，高校档案工作急需一批现代化信息管理方面的人才。档案管理工作对于工作人员的要求需要具有非常强的专业性质，如果工作人员没有具体的专业知识以及技能，就难以胜任档案管理工作。

　　目前，高校档案管理人员不管是在职称、待遇，还是工作时间等方面，和专职教师相比有着较大的区别，尤其是投入和收入方面与同类教师相比普遍偏低，上下班时间较为固定没有机动性等，导致档案管理工作人员在心理上产生了不平衡的心态，对于本职工作有种逆反，不愿意长期安于现状。这样就造成了档案管理工作当中缺乏相应的专业人才，导致档案管理队伍出现不稳定的现象。

　　4.院校合并等造成档案管理难度大

　　近十几年来，我国高校在布局上面进行了一次最大的改革，主要推崇综合化和多元化以及科学化发展的方向。目前很多高等院校是经过合并或是建设了新校区，高校不管是在建校面积还是学生数量等都有较大的规模，而且不同校区位置距离太远，加上之前在管理当中出现的各不相同的管理模式，对于高校的档案管理工作就在无形当中增加了极大的难度，并且也随之有诸多的新问题出现。

　　5.档案管理方式落后

　　高校档案传统上仅仅是以单一的纸质档案为主，由于经常查阅取放的自然磨损和纸张的老化变质，使介质档案保存期不长且存放不方便，占用面积大，同时不易复制，难以达到永久安全保存，因而给档案管理增加困难。

　　6.档案利用率偏低

　　高校档案馆拥有数量庞大的档案，但利用率并不高。原因有：一是高校档案意识不强，许多人认为档案没用，甚至不知道有档案机构;二是管理方式落后，档案利用效率偏低;三是一些高校档案馆藏单一，不能满足档案需求。

　　旧的传统观念和工作方法不改变，档案信息服务不能真正落到实处。高校档案如果不能为学校的教学、科研和管理工作提供服务，不能为师生员工和社会需要提供服务，档案工作就不会存在，也不可能得到发展，档案管理也无从谈起。由此可见，充分地认识档案管理工作、提高档案的利用率、进一步加强档案的服务意识具有十分重要的意义。

　　二、做好高校档案管理工作对策

　　1.强化档案意识

　　首先是要转变高校领导者的思想观念。校级领导是学校各项管理工作的高层决策者，指挥官和组织者。强加对学校档案工作的`指导是做好高校档案工作的关键，学校领导对档案工作重视程度直接关系到档案工作的效果。

　　因此加强档案工作，必须不断提高领导者档案意识，加强对档案工作的领导，要把档案工作纳入领导者的议事日程。

　　其次，要建立相应的档案工作领导体制和工作机构。如建立高校档案馆、成立校级档案工作委员会等，加强领导对档案工作进行决策、监督、执法、调控的力度，同时将档案工作纳入高校的中期规划和年度工作计划之中，为高校档案工作的发展创造良性发展的环境。最后，要真正重视档案工作，解决档案工作中的实际问题，包括人力，物力，财力等方面，以及解决有关档案安全保护，有效利用等实际困难，做到把档案工作的发展与学校教学，科研等工作的发展同步前进。

　　2.建立健全高校档案管理制度

　　应根据我国《档案法》等法律法规和有关档案管理规定，结合实际，从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手，制定一套完整的档案管理制度。使档案管理全面实行“三纳入”“四保证”，即纳入高校管理制度之中;纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一;纳入单位考核、奖惩制度之中;做到领导有保证，工作人员有保证，工作时间有保证，经费开支有保证。

　　使档案原始材料在有序的过程中得以积累，从根本上保障档案工作的有效性、准确性和完整性。建立起由分管领导、部门专兼职档案员等为主要成员的档案管理网络，并由上而下建立起严密的层层监督机制，明确岗位责任制和检查评比制度。通过制度建设，规范高校档案管理方法和程序，使档案材料的系统性得到制度保证，同时档案人员通过完善的制度建设，才能对档案进行实时控制。

　　3.加强档案队伍建设，提高业务素质

　　加强档案队伍建设，建设一支适应高校档案工作现代化需要的、素质优良、结构合理、稳定的档案人才队伍，可以从以下四个方面做起：一是努力提高档案人员的政治意识、大局意识和责任意识;

　　二是尽可能地为档案工作人员提供继续教育和培训的机会，提高他们的业务水平和工作能力;

　　三是建立健全人才引进制度，制定特殊优惠政策和措施，积极引进政治素质高、业务能力强、学历层次高、具有现代科学技术知识和技能的档案专业人员;四是加强兼职档案人员队伍建设，为兼职档案人员设置岗位津贴，定期开展档案工作核查评比活动，引进激励机制，充分调动他们的积极性。

　　4.加强档案编研工作，实现信息共享

　　档案编研工作是一种高层次的档案服务形势，高校档案馆应该利用馆藏档案的优势，将零散的各类档案系统化、条理化，为学校的各项工作提供准确的、系统的档案史料。

　　这些档案史料从不同侧面反映学校的情况，对于总结经验、指导工作、业务查考具有现实作用，是系统的、高效的参考资料。这些编研资料下发到各院系各单位，将会极大地方便各部门的工作。学校的档案、图书、情报、资料同属文献范畴，共同构成社会的信息服务体系，彼此之间应该建立联合目录，实行资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，更好地满足社会多方面的需要。

　　5.提高信息化管理水平，提供更好的服务

　　以多媒体技术应用为主体的现代化管理技术已经在社会各层次管理系统中得到广泛应用。目前，高校档案的载体已由原来以纸质档案为主发展为纸质与磁盘、光盘、缩微等新型载体共存的局面，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，极大增加了档案的信息存储量，使档案更具有直观性、选择性、易操作性，所以要进一步加快档案的数字化和信息网络化建设进程。

　　通过高校档案管理信息化的发展使得高校档案部门利用现代化管理手段将档案信息及时提供给学校领导、各教研组和社会有关部门， 为档案利用者提供多种查询手段，提高使用利用率，使他们亲身体验到档案信息的价值， 促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案工作。

　　总之，高等教育的改革和发展，为档案工作的创新提供了必要的条件，开辟了广阔的空间和平台。只要我们在思想上高度重视，实践中主动探索，方法得当，组织得力，就一定能使高校的档案事业焕发出勃勃生机和活力。

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