档案管理规定

档案管理规定【精华】

档案管理规定1

　　第一条为了规范人事档案的管理和利用，为人力资源管理工作提供有效的信息依据，特制订本制度。

　　第二条集团公司员工档案实行分级管理

　　由集团公司人力资源中心引进的员工的档案一律由集团人力资源中心统一管理。

　　(一)原始档案：员工入司时随转的人事档案材料，员工转正后调入公司管理。

　　(二)新建档案：员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料。

　　(三)电子档案：员工的姓名、年龄、婚姻状况、身份证号、家庭住址、户籍所在地、毕业学校、学历、专业、职称、工作经历、岗位、职务、合同期限等情况通过电子信息系统的形式所形成的记录。

　　经集团人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司引进的员工的档案由各分(子)公司人资科管理。

　　第三条人事档案由各公司、部门总经理分管或指导，该公司、部门人事负责人具体负责操作和管理，并对档案的完整性、真实性和准确性负责。集团公司人力资源中心全权负责对各公司、部门人事档案的监督考核。

　　二、人事档案的建立

　　第四条新建人事档案收集范围

　　由人力资源部门直接形成的材料：

　　(一)各种履历表、登记表、面试评价表、个人经历材料及求职原始材料。求职原始材料包括：报名登记表、照片、面试记录、身份证和毕业证复印件、肝功能、乙肝两对半和胸透检验单(要求员工在进公司之前须到公司指定的医院进行体检，且出具的体检证明须真实有效)等材料。

　　(二)职务任免申请表、行政职务任免材料、晋升技术职称(学位等)审批材料。

　　(三)工资调整审批表。

　　(四)鉴定书、鉴定表以及其它各种鉴定材料。

　　(五)考核、考勤或其它类材料。

　　(六)有关培训学习经历及成绩、学历情况等材料。

　　(七)各种处分、处罚材料和通报批评等材料。

　　(八)有关接收、调配、解聘等情况记录材料。

　　(九)各种重要的个人申请、承诺、聘用合同(协议)、保险等材料。

　　(十)各种岗位责任书、竞聘、施政方案等。

　　通过其它渠道形成的材料：

　　(一)各类组织成员或代表以及各种先进模范或受奖励材料。

　　(二)参加各级人大或各类协会代表大会材料。

　　(三)业务考绩材料、技术方面的贡献材料及各项论文着作篇目等。

　　(四)出国审批表及在外期间鉴定材料。

　　(五)参加公司组织的各类体检材料、工伤证明材料。

　　(六)在原工作单位形成的有关档案材料。

　　(七)在部队或学校等机关单位形成的有关档案材料。

　　(八)重要的社会关系、亲属关系的记录材料。

　　(九)对违纪、违法事件的申诉、申报以及处理情况记录等。

　　第五条人事档案归档材料要求

　　归档材料应具备的条件：

　　(一)必须是已经处理完毕，而不是悬而未决或没有最后审定和处理意见的文件。

　　(二)材料必须以个人为对象。对反映多人有关情况的材料，应当分别制成以个人为单位或反映本人情况的材料，方可归入个人档案。

　　(三)凡归档材料必须具有凭证性标记，如个人签字或加盖个人印章、单位公章等;对属于归档范围但手续不完备的材料，应先将手续补齐，并在办理完备后再行归档。

　　(四)档案内容必须实事求是，不能带有虚构、想象、夸张的成份;人物传记、写人物事迹的报告文学、个人回忆录都不得归档。

　　(五)档案内容应当完整，对头尾不清、来源时间不明的材料，要尽可能查清注明;涉及个人重大问题的材料，如需查清，应转交相关部门处理后，方能归档。确定材料能否归档时，应针对具体问题具体分析，不能一概而论;同时，还应对档案中应当具备而缺少的材料予以登记，并有计划地进行收集补充。

　　应妥善处理不应归档的材料：

　　(一)经过鉴别，凡应转往有关单位保存或处理的材料，应填制《人事档案转递通知单》(此指干部或重要人员档案)。

　　(二)接收单位清点核对后，应按程序办理接收手续。

　　(三)凡属退还本人的材料、证章等，应开列详细清单，证明材料(物品)名称及份(件)数，经批准后退还本人，并由本人在接收人处签字或加盖个人印章。

　　(四)对不直接退还本人的材料，可经批准后给予销毁，并应对其本人说明。

　　(五)销毁人事档案履行一定审批手续，任何个人都不得擅自销毁。

　　第六条人事档案的整理要求：

　　(一)应遵循完整、真实、精练、实用的原则。

　　(二)应做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。

　　(三)人事档案的保管范围与人员管理应相一致。

　　(四)材料增减时应进行重新整理。

　　(五)人事档案原件作为正本，对于机密性较高的人事档案，可根据工作需要和人员管理情况建立副本。

　　第七条人事档案的建立

　　(一)集团公司总部新进员工由人力资源中心按要求收集整理求职人员原始求职材料，并对于员工在岗位工作期间形成的各类档案资料须及时予以补充完善。

　　(二)集团公司人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司直接按人事档案建档要求，经该公司人事负责人审核后建立并逐步完善各员工的人事档案。分(子)公司人资科于每月的5日前将员工电子文档花名册上报集团人力资源中心。

　　(三)员工所在部门人事助理建立本部门员工基础档案，并对员工在职期间相关个人信息资料(身份证号、联系方式、家庭住址、户籍地、学历、职称、岗位)的变更情况的记录于每月5日前以电子文档上报集团人力资源中心。

　　第八条人事档案的编号

　　(一)人事档案编号构成：档案代码+四位数字，按顺序编号。

　　(二)各分(子)公司、部门人事档案代码取正式名称前三个字的汉语拼音第一个字母(大写)，如采购管理中心，其人事档案编号为CGG。

　　(三)员工辞职后的档案编号继续保留，不重复使用。

　　(四)同一部门员工的档案要求放在一起，每10名员工的人事档案存放在同一个档案袋内，调动或辞职抽出后不添加新的员工档案，若档案袋中员工档案已抽完，此空档案袋继续保留。抽出档案后应该在档案袋上予以标明。

　　第九条人事档案建立的具体程序

　　(一)集团人力资源中心以及各分(子)公司人事部门对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求。

　　(二)按照材料的属性、内容确定其归档的具体顺序。

　　(三))在档案袋目录上登记材料名称及其相关的内容。

　　(四)将新的材料存入档案。

　　第十条员工在职期间形成的培训、奖惩(考核)、晋升等材料的收集、整理与归档。

　　(一)大学生、聘用人员、科级(含)以上管理人员在职期间所形成的新档案材料，由所在公司、部门每半年整理一次，后备管理干部的材料由其所在公司、部门每月收集整理一次，统一交集团公司人力资源中心存档。

　　(二)其他员工在职期间所形成的培训、奖惩考核、晋升等人员在职期间所形成的新档案材料由所在公司、部门按季度定期收集、整理，并要求归档。

　　三、人事档案的转递

　　第十一条人事档案转递的具体程序

　　(一)人事负责人依据人力资源调配通知单或调令取出应转走的员工档案材料。

　　(二)在档案袋的人员编号及姓名后注明抽出的时间、原因(调动、辞职辞退和开除、自离、晋升等)及转入地点。

　　(三)填写《人事档案转递通知单》。

　　(四)将《人事档案转递通知单》放入员工档案一起，并将档案袋密封后转往相应公司、部门。

　　(五)收档公司、部门在收到档案，核对无误后，必须在《人事档案转递通知单》的回执单上签字盖章，且及时反馈到转出公司、部门。

　　第十二条人事档案材料在转递过程中要严格执行保密制度，按要求装袋密封交接，并在封口处加盖公章，且不能由员工本人带走，携带人员严禁私自拆封偷阅档案。

　　第十三条员工晋升科级(含)以上级别，转正后一月内由所在公司、部门按转档程序和要求将档案提交集团公司人力资源中心;科级管理干部被免职后，其档案材料由集团公司人力资源中心按照转档程序和要求转往相应公司、部门。

　　第十四条员工离职后由其所在公司、部门一月之内将其档案抽出，装订成册存档，并妥善保管二年。销毁时须填写《档案销毁申请单》，经集团公司人力资源中心核准后予以销毁。

　　四、人事档案的查询、借阅

　　第十五条档案查询和借阅应按程序办理

　　(一)档案的'查询应先申请，说明查询的对象、理由和范围，所在公司、部门人事负责人批准后，方可登记查阅。不得随意让人查阅员工档案。

　　(二)外借员工档案须经所在公司、部门总经理批准，并办理借档登记。最长借阅期限为一星期。若需延长，需办理续借手续。

　　(三)各公司、部门、个人需要出具人事档案证明材料，由所在公司、部门开具介绍信，说明理由，再由集团公司人力资源中心或所在公司人事部按规定予以办理。

　　(四)人力资源中心或各公司、部门内部查阅、借档和出具证明也应按照程序进行。

　　五、人事档案的保管

　　第十六条人事档案保管必须严格遵守保密的原则。

　　第十七条人事档案管理必须由专人负责，定期检查核对，确保档案完整、准确。

　　第十八条人事档案存放必须配备专门设备，不得与其它档案混放一起。

　　第十九条人事档案存放应做到安全、保密、防火、防潮、防盗。

　　第二十条任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

　　六、考核办法

　　第二十一条凡出现以下情况，将根据情节轻重分别扣除所在公司、部门人事负责人绩效奖金20-50元/次：

　　(一)人事档案不全的。

　　(二)档案交接不清致使员工档案丢失的。

　　(三)不遵守人事档案保密制度的。

　　(四)不履行正当手续将人事档案带出档案保管场所的。

　　(五)不按规定销毁人事档案的。

　　公司人事档案管理办法规章制度

　　一、目的

　　为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

　　二、档案管理内容

　　1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

　　2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。

　　3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

　　4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。

　　三、档案相关规定

　　1、基础管理

　　1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

　　1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

　　1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。

　　1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

　　1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

　　1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

　　1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。

　　1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

　　1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

　　2、档案的查、借阅

　　2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借;非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》(附件三)，经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

　　2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。

　　2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

　　2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可延长)，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

　　2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记。

　　3、查、借阅档案注意事项

　　3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

　　3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

　　3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

　　4、档案的销毁

　　4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

　　4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》，经行政人力资源部经理批准后销毁。

　　4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

　　四、制定、修订、废除与实施

　　本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。

档案管理规定2

　　第一条为了加强公司人事档案管理，使之逐步实现科学化、制度化、系统化的要求，参照国家和上级主管部门有关档案管理的规定，结合公司的实际情况，特制定本规则。

　　第二条档案管理的种类;根据国家的规定要求和劳动人事管理的特点，将劳动人事工作形成的诸多材料整理分成三大类：职工个人档案、专业技术档案、文书资料档案。

　　第三条职工个人档案主要由记载个人在历史各个时期表现情况的原始资料，各项工作能力素质状况和有关背景材料等构成。它主要包括职工履历、社会关系、职务、学历、工资变动情况、奖惩记录等以及各个时期的表现鉴定。

　　第四条专业技术人员(包括工人技师)档案主要由记载其技术状况的原始材料和考核评聘等有关的材料构成，它主要包括专业技术人员的技术职称(职务)评聘申请表、工作总结、所在单位鉴定、评审委员会评审结果记录、聘任或解聘书、高、中、初等级变化记录和评聘工作的有关资料。

　　第五条文书资料档案主要由记载公司劳动人事管理活动的主要过程原始材料、各项重要而且常用的劳动人事政策规定的目录或摘要、劳动人事系统各岗位在工作中产生的各类正式文书、各种劳动人事统计报表和有关信息资料构成。

　　第六条档案管理的内容

　　一、档案的建立

　　1.职工个人档案，凡是新进公司的职工，劳动人事部门应按规定内容为其建立个人档案，并按公司档案管理规范统一整理分类、编号。

　　2.专业技术人员档案，对专业技术职称(职务)评聘管理部门或岗位提供的`职称(职务)评聘的有关资料，按规定要求进行分类、整理、编号、归档。

　　3.文书资料档案。对文书管理提供的各类文书资料，按设计要求进行分类、整理、汇编成册、编号归档。

　　二、档案的日常维护：档案的日常维护主要包括整理、分类、编号、装订、编目录、内容增删、订正、输入电脑等项内容，重点是增删、订正、更新。

　　三、档案的查询、借阅：档案查询、借阅管理的内容主要根据上级有关规定或公司的管理需要制定查询、借阅档案规定，对档案的查阅、借阅实施管理。

　　四、档案的传递：档案的传递主要指职工个人档案和专业技术人员档案传递到流向单位。

　　第七条档案管理的标准

　　一、职工个人档案

　　1、符合国家和上级主管部门规定的档案管理要求。

　　2、能够及时、准确、完整的提供反映公司专业技术职称(职务)评聘情况。

　　二、文书资料档案

　　1、能够及时、准确地提供劳动人事管理方面的文书资料. 2、能够及时提供劳动人事管理方面的政策规定的文号、文件、标题或摘要。

　　第八条档案的内部管理制度

　　一、凡新聘职工个人档案应在报到后的一个月内完成。

　　二、专业技术人员档案的建立，应在专业技术职称(职务)评聘管理部门或岗位移交有关材料后的一个月内完成。

　　三、文书资料档案的建立，首先由文书管理岗位每年二月前将上年度的文书资料交档案管理岗位，然后由档案管理岗位在接到后30天内完成整理、分类、编号、装订、编目、摘录、输入电脑等工作。

　　四、应在有关岗位提供变更内容后的一个月内，对档案的有关内容进行增删、修正。

　　五、档案的查询、借阅必须按有关规定执行。

　　六、每年4月前对公司的档案管理工作进行一次检查。

　　七、文书资料档案的分类、目录编排、编号由公司行政人事部统一确定。

　　八、档案管理岗位应及时为公司各方面提供档案资料查询。

　　第九条人事档案查阅、借阅

　　一、查阅档案的范围

　　1.因干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国、福利待遇、治丧等需要查阅本人档案的。

　　2.与他人案件有密切关系，而该人已经死亡或因病不能口述和书写，无法直接提供情况以及其他特殊原因，必须查阅其档案取得证明材料的;

　　3.因某种特殊情况需要查阅本人档案的;

　　4.编写公司史、地方志、撰写人物传记等，一般不得查阅干部档案，可直接向干部本人采访。如该干部已经死亡或年迈丧失记忆，有病不能口述、书写，可酌情提供其履历和自传材料给予查阅。

　　二、借用档案的范围

　　1.领导因审批职务任免、出国、晋升和享受待遇考察了解等需要借用有关人员的档案;

　　2.商调职工需要，将档案寄送接受部门(分支机构)审查;

　　3.本部门有关领导因对于政治审查、考察、考核需要详尽研究而暂时借用。

　　三、出具证明材料的范围：出具证明材料，指的是按需要和允许提供利用的范围，将人事档案中的有关材料内容摘抄或复制成单项的材料，用以证明该人员的有关情况。这种方式一般只限于审批案件、出国留学所必须提供的证据、证件等。凡因入团、入党、入学、参军、提干、出国等进行政治审查，需要了解其父母或亲属的情况时，一般不能查阅档案，可由干部所在单位提供证明材料。

　　四、查阅、借用档案办理程序

　　1.借阅经理级以上干部档案欲申请人填写《查阅、借用档案审批表》，经借阅档单位盖章和负责人签字，报公司领导审批;

　　2.借阅经理级以下人员的档案，经申请人所在部门领导批准，行政人事部审核，方可调出档案。

　　五、查阅、借用档案的注意事项

　　1.查阅档案的人员，必须携带本人工作证、身份证，在查阅时不准边阅边议档案内容，更不准向无关人员泄露档案内容。

　　2.查阅档案时不得涂改、拆散、抽出、增添、圈划、污损; 3.未经批准，不得复印档案材料，摘抄复制的材料应办理登记手续并负责保管好，不得给无关人员阅看，用完必须自行销毁;

　　4.查阅档案需到档案室进行，原则上不得带走;特殊情况需借出的，必须在当日归还。

　　5.借用的档案，必须保证绝对安全，要严格保密，妥善保存，不准转借，不准交无关人员和本人翻阅，用完及时归还。

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