文件管理方法

文件管理方法

　　导语：文档管理是项目管理中非常重要而基础的一环，存在于项目的整个生命周期之中。如果一个项目缺乏文档管理，那么它也就不是一个规范、标准的项目。

　　文件管理方法一：

　　1、简单易懂——命名需要通俗易懂，尽量避免使用生僻字词。

　　2、避免重复——尽量避免与其他上级文件夹完全重名或部分名称重叠。

　　3、符号规范化——尽量不使用特殊符号。对于特殊符号，需要统一含义用途，例如‘&’表示连接符，‘@’表示正在处理的目录。

　　4、数字排序——对于需要按指定顺序排列的目录结构，可在文件名称前附加数字/时间/编号等序号。

　　对于临时文件，最好在适当位置建立临时文件夹，方便存放各种临时文件。临时文件夹中的.文件需要定期进行清理。需要保留的及时移至各类固定文件夹，不需留存的则及时删除。

　　文件管理方法二：

　　1、公司各职能部门设有专人负责文件的发放、存档工作。

　　2、文件起草打印完毕，需经本部门主管审核签字，报公司总经理审批签字后，方可下发。

　　3、建立文件发放登记表，登记表将记录文件名称、发放时间及各部门、收件人等内容。

　　4、发文部门持所发文件及文件发放登记表，由各部门收件人签字后领取文件。

　　5、文件登记表与所发文件一并存档。

　　6、各部门建立本年度各类文件文件夹，文件根据文号编排顺序放入文件夹。

　　7、每月对文件夹内的文件进行整理，如有遗漏，尽快与发文部门联系补齐。

　　8、年底将所有文件夹内的文件整理、分类、装订成册，存入文件柜备查。

　　9、公司重要文件按年度、类别装订造册，存入文件柜中，在文件柜门上附有柜内文件目录。

　　10、凡借阅重要文件者，经部门负责人同意签字后，到办公室打借条，办理借阅手续。

　　11、借阅文件要按时归还，撤消借条。

　　12、对于重复、过时和无保存价值的`文件，经部门主管审核同意，报办公室粉碎销毁。

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