物业公司物料管理规定

物业公司物料管理规定

　　1.目的

　　对物业采购各类物资的管理进行控制，对完成企业日常工作所需及采购物资的品质起着至关重要的作用;

　　2.范围

　　适用于物业固定资产与非固定资产物资采购管理的控制，公司实行集中统一采购;

　　3.物资分类

　　A类：办公用品(含电脑耗材类)、劳保用品，及各单位日常使用的低值耗材(单价低于500元)等非固定资产

　　B类：办公设备(含电脑、打印机、投影仪等)、办公家具等固定资产;单价高于500元的非固定资产类;

　　C类：应急类物资

　　4.采购管理

　　4.1先批后买原则

　　公司采购必须填制《物业物品采购单》(附后，以下简称《采购单》)，申请单位、申请人填写《采购单》，注明采购项目类别、说明采购原因，经物业总经理、公司总经理审批后交由采购人员进行办理; A类物资：控制合理库存前提下，每月25日前经物业总经理、公司总经理审批后，交由采购人员办理;

　　B类物资：合理调配、公司协商后，使用期提前10日，经物业总经理、公司总经理审批后，交由采购人员办理;

　　C类物资：电话请示相关领导，经领导同意后，交由采购人员办理。事后2个工作日内，申请单位办理审批后续;

　　4.2询价议价原则

　　固定资产及非固定资产的采购询价，必须有三家以上的供应商报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资质等因素的基础上，进行综合评估，并与供应商确定最终价格(临时性、应急性采购不适用);

　　4.3样品封存原则

　　针对有一定使用时限的物资(相对低值的、可提供样品的)，要做到样品封存，做到采购物品与样品一致;

　　4.4职责分离原则

　　采购人员不得参与所采购物资的检验、验收，采购物资由物资管理人员对数量、质量进行核对。物资管理人员对于所接收的物资，在接收时发现问题的，当即提出异议，与采购人员及时沟通，由采购人员与供应商沟通并解决;所采购物资在使用过程中出现问题的，由使用单位通知物资管理人员，物资管理人员对涉事物资暂时封存，由采购人员与供应商沟通并解决;

　　4.5一致性原则

　　采购物资必须与采购单中所列要求保持一致，在市场条件不能满足使用部门要求的、或成本太高的，采购人员应及时向上级领导汇报、反馈信息，经协调后，制定最终采购计划;

　　4.6合同会审原则

　　大宗物资采购，除符合上述4条原则外，还应做到合同会审，使用单位、采购人员、物业总经理、地产总经理，调研汇总后，经领导审核许可后，方可执行合同签订程序;

　　5.供应商管理

　　5.1供应商选择

　　5.1.1供应商必须证照齐全，具有相关资质;如由特殊物品采购，供应商还应具有国家法律规定的相关证件;

　　5.1.2 选择供应商必须进行询价和综合评估，若供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资质、业绩等，供应商报价不能作为唯一参考因素;

　　5.1.3 为保证供应渠道顺畅，防止突发情况，应有两家以上供应商为备用供应商;

　　5.2合同供应商登记、归类、存档，定期协助财务部门与供应商对账;

　　5.3 定期走访合同外供应商，择优更换或淘汰现有供应商;

　　6.合同签订管理

　　6.1董事长(法人)委托人对外签订、履行合同，必须按照国家合同法的有关规定办理。

　　6.2意向合同必须进过合同会审后，方可签订。签订合同一律使用“合同专用章”;合同签订后，即分类汇编、存档，分送有关部门;

　　6.3签订采购合同，必须比质、比价，择优选订。

　　7.借款及费用报销管理

　　7.1 合理借款：针对性采购，借款金额保持在采购预计总金额的±5%左右;

　　7.2 凭票报销：采购完成、入库后，采购经办人凭销货单、入库单、发票至财务部办理报销事宜;

　　7.3 挂账处理：需要签订合同的、存在挂账的供应商，严格按照合同规定执行;

　　7.4 严格按照公司颁布的财务管理制度执行;

　　8.采购人员廉洁管理

　　8.1积极维护企业利益，提高采购质量，降低采购成本;

　　8.2加强学习，提高认识，增强法治观念;

　　8.3廉洁自律，严禁接受供应商各类回扣、礼品;

　　8.4严格按采购制度和程序办事，自觉接受各部门监督，并有义务提醒各部门按程序提报申购计划;

　　8.5工作认真仔细，不因自身工作失误给公司造成损失。

　　8.6努力学习业务，广泛掌握与本公司业务相关的新事物及市场信息。

　　9.本制度经总经理审批后实施，修正、废止时亦同。

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