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公司档案管理规定
公司档案管理规定1
第一章总则
为建立健全公司档案工作,规范档案管理,更好地为企业提高经营管理水平和经济效益服务,根据国家有关法规,结合公司具体情况,制定本制度。
第一条公司档案是指公司在各项经营和管理活动中形成的全部档案总和,包括工程建设监理、工程技术咨询、财务管理、劳动工资、行政管理、董事会等方面形成的档案资料。
第二条公司档案工作是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。是企业基础管理工作的组成部分。
第三条公司档案工作采取集中统一管理。
第二章文件材料的形成和归档
第四条公司经营和管理活动中形成的.文件材料(含胶片、照片、录音、录像和磁卡等)由责任人积累、整理后归档。
第五条文件材料归档的基本要求
1.归档的文件材料必须完整。
2.归档的文件材料必须准确地反映公司工程建设和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
3.归档材料必须层次分明,符合其形成规律。
4.归档文件必须编制目录。
第六条文件材料的归档范围主要有以下几个方面:
1.建设行政主管部门来文。
2.董事会会议纪要、决议及监理公司内部规章制度。
3.监理咨询合同、协议。
4.向政府有关主管部门的报告或复文。
5.与监理项目有关的业主、承建商的来文及复文。
6.按监理项目形成的监理业务档案、技术档案、监理工作总结。
7.有关公司人事管理档案。
8.公司经营业务档案。
9.公司会议纪要及决议。
10.其他。
第七条归档时间
1.工程项目及科研项目,在项目告一段落或项目完成后,责任人应在14日内将应归档的文件材料组成保管单位,交档案管理部门归档。
2.各类文件材料归档一式一份,重要文件及自制文件应将原件归档。
3.公司工作人员因公外出学习、考察和参加各种会议收集得到的文件材料,要按照归档范围的规定,及时交档案管理部门归档。
4.文件材料的形成、积累、整理和移交归档是各部门的职责范围和有关人员岗位责任。
第八条公司档案管理部门要对公司各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。
第三章档案管理
第九条档案实行分类管理,档案分类要遵循文件材料的形成规律,并且便于保管利用。
第十条公司档案分类
1.工程监理及咨询类
2.财务管理类
3.人事管理类
4.行政文书类
5.董事会类
第十一条档案鉴定
档案保管期限分永久、长期、短期三种,其确定保管期限的基本原则是;
1.对公司有长远利用价值的档案应永久保存。
2.对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
3.符合国家有关档案管理的规定。
第四章档案利用
第十二条档案借阅手续
1.档案管理部门应建立《借阅档案登记簿》
2.借阅档案应向档案管理员说明其利用目的,并在登记簿加以记载,由档案管理员提供服务。
3.借阅涉及公司秘密的档案,应经总经理同意,方可借阅。
4.未经总经理同意,不得向非公司人员提供档案。
第十三条公司合同档案由合同管理人员统一管理,不得随意让他人查阅或带出公司,若确因工作需要须查看或带出公司,必须经合同统管机构批准,并出具借条,注明合同类型、编号方可借走,完后即时归还。
第十四条非档案管理人员不得擅自提取档案。
公司档案管理规定2
第一章总则
第一条为加强公司档案管理，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，结合企业实际，制定本规定。
第二章档案管理
第二条公司档案实行集中与分级管理相结合的原则，档案室在总经理办公室领导下，负责全公司主体档案的管理，并对部门及所属单位档案管理工作进行指导、监督和检查。
第三条档案室履行下列职责：
（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；
（二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；
（三）指导各部门和所属单位文件材料的形成、积累、整理和归档工作；
（四）监督、指导本企业所属机构的档案工作。
第四条各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理，按各种档案归档时间定期交档案室集中管理。
第五条档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。
第三章档案的归档
第六条归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料。
一、本企业内部形成的文件材料；
二、本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）应报本企业的文件材料；
三、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；
四、本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料；
五、本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；
六、本单位执行、办理的外来文件材料。
第七条归档的时间：
一、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。
二、工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
三、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
四、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
五、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。
六、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
七、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
第八条下列文件材料应随时归档：
一、变更、修改、补充的文件材料；
二、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；
三、企业产权变动过程中形成的文件材料；
四、其他临时活动中形成的文件材料。
第四章档案的.鉴定
第九条每年应对档案进行一次清理，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确定各类档案的保管期限（文书、财务、科技档案见具体办法附表）。
公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。
第五章档案的销毁
第十条档案销毁的具体工作由档案室管理室承办，对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，立卷归档，永久保存。
第十一条送交档案形成部门（分公司）对拟销毁案卷的清册进行初审，经处（分公司）级负责人签字同意后，连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。
第十二条销毁时要有档案人员二人以上，并由主管部门派人监销，共同在销毁清册上签字。
第六章档案的保密安全
第十三条档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作。档案管理人员，必须严格执行档案查阅借阅制度；履行借阅登记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。
第十四条借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间，不许转借他人，不许带入公共场所。
第十五条任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重，按《档案法》要求严肃处理。
第十六条档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假出假证；涉及企业机密的档案材料，必须经总经理同意后再作决定，严防泄密。
第十七条档案室禁止吸烟，严禁将易燃易爆物品和私人物品带入库房，明显处要有安全防火设备。
第十八条非档案管理人员，未经批准不准进入。
第十九条档案人员下班必须对档案室进行检查，锁好门窗、档案柜，切断电源后方可离开。
第七章档案的利用
第二十条凡需利用档案者，均须填写文件查阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能凭单阅档。
第二十一条案卷一般仅供在档案室阅看，利用档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。
第二十二条查阅文书、人事、财务、科技档案，分别由总经理办公室、人事、党委、财务、技术、设计等主管部门负责人签批。抄摘档案内容，须主管部门同意才能带出档案室。如需复印档案资料，应有主管部门批准并在查阅单中注明复印内容，由总经理办公室安排。
第二十三条本单位借阅档案应由本部门负责人签字，外单位借阅档案，应持有单位介绍信，主管部门签署意见后，经总公司主管领导或总经理、党委书记批准。
第二十四条借阅期限不得超过15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
第二十五条借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。归还时严格检查，并在借用登记予以注销。借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
第二十六条档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。
第八章附则
第二十七条总公司制定的其他专项档案管理办法及保管期限，为本规定的补充。
第二十八条本规定从印发开始实行。
公司档案管理规定3
____年____月____日发布(____)法合档案字第____号
第一条 为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理规定（____公司合字第____号）的规定，制定本规定。
第二条 合同档案的保存期限为五年，由公司档案处负责保管。
第三条 公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。
第四条 合同订立后，主办单位应将合同文本的复印件送档案处和法律顾问室各一份。同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。
合同履行完毕后十日内，主办单位应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交档案处，并制作副本一份交法律顾问室。档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据。
第五条 根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。
借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。
第六条 发生诉讼或者仲裁的`合同，其合同档案中应付有诉讼或者仲裁的全部资料。 诉讼或者仲裁文书应独立整理归档。为诉讼或者仲裁的需要，法律顾问室借用原件后应在十日内归还。如果不能按期归还，应说明理由并报经领导阅知。
第七条 主办单位未能按本规定办理归档手续的，对直接责任人扣发一个月的奖金。 借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理，并给予扣发3—12个月奖金处罚。
第八条本 规定经董事会讨论通过后由总经理发布，修改时亦同。
第九条本 规定自____年____月____日起施行。
公司档案管理规定4
1、职工分派、任免、察看核查等工作中形成的各种登记表 ( 如职工简历表、登记表 ) ，任免呈报表 ( 包括上报的察看资料 ) ，判断、民主评讲和组织核查形成的综合资料，离退休审批表，军队转业部门审批表等。
2、录取和聘任工作中形成的录取和聘任审批表，政审资料，续聘审批表，离职资料。
3、出国出镜人员审批表、登记表及在表面现状况的判断资料。
4、党代会、人代会、政协会议的工、青、妇等公众集体代表会以及民主党派代表会的代表登记表和委员的简历表、政绩资料。
5、办理薪水、待遇工作中形成的审批表和解决待遇问题和审批资料。
6、评聘专业技术职务 ( 职称 ) 工作中形成的'专业技术人员任职资格申报表，专业技术职务考绩资料以及聘任专业技术职务的审批表。
10、表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、先进模范事迹。
11、各种处分决定、检查报告、上级批复、自己交待及旁证资料、刑事判决书。
13、体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的资料。
16、学生学籍变动记录资料。
17、学生在校期间每学年的思想道德评定表。
18、毕业学生体检表。
19、其他可供组织参照有保存价值的资料。
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