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行政管理办文、办会、办事程序和标准
一、办文程序和标准
(一)目的
通过制订公文办理标准,规范办文、发文程序,提高办文、发文的效率和质量。
(二)适用范围
1.xx县安全生产监督管理局(以下简称县安监局):
(1)各生产经营单位的请示、报告件的处理。
(2)上级来文、批示及平级、不相隶属单位来函的处理。
(3)县安监局业务范围内文件的制发。
(4)其他文件的办理。
2.xx县安全生产委员会办公室(以下简称县安委办)
(1)各乡镇人民政府,县直各办、局,各生产经营单位的请示、报告件的处理。
(2)上级来文、批示及平级、不相隶属单位来函的处理。
(3)办公室业务范围内文件的制发。
(4)其他文件的办理。
(三)职责
1、县安监局局长(县安委办主任)对公文办理工作负总责,副局长协助分管。
2、各有关股室负责来文的办理及相关公文的起草和审核。
3、人秘股负责文件的印发及跟踪落实领导签发文件的办理情况。
(四)公文办理要素
1、收文要素
收文登记、签收、评审、拟办、会办或法核、领导签批、办复或拟文、存档。
2、发文要素
拟稿、核稿、审稿、签发、校核、印发、存档。
(五)收文办理程序和标准
1、收文登记:人秘股为接文股室,其他股室和分管领导原则上不直接受文,单位直接送达的要转人秘股登记。人秘股要指定专人对所有来文做好登记,做到不遗漏、不缺件;文件登记要按顺序分类编号;人秘股收到来文后,要审核来文是否符合公文规范;对不符合规范的公文,直接送达的,应当面告知送达人修改完善后重报,通过邮寄、收发渠道送达的,一日内办理退文手续。经审评符合公文要求的来文,填写公文处理笺后,统一送分管领导办理。收文登记工作要在收文后一个工作日内完成。急件、特急件随到随送、随批随办。
2、拟办:人秘股股长按有关规定提出拟办意见。来文所附资料不全的,督促来文单位限期补送;涉密公文、重要紧急公文,按有关规定提出确定密级、紧急程度的意见。该项工作一般在一个工作日内完成,需来文单位补送材料的,办理时间顺延。
(1)拟办意见应以国家法律为依据,体现依法行政。
(2)拟办意见要字迹清楚,观点明确,具有积极的建议性和较强的可操作性。
(3)落款应签署姓名和时间。
3、会办或法核:需征求部门意见的,分送相关部门,人秘股负责催办,限期办结,注明逾期视为同意;涉及法律法规性内容,需进行会办或法核。会办或法核工作要在3-4个工作日内完成。
4、领导签批:局长(主任)或分管副局长根据拟办意见,在规定时间内作出批示。各层级签批均要在1个工作日内完成,并签署审核人姓名和时间。如分管领导不能直接批示,可电话请示,事后补批。
5、办复或拟文:对领导的批示件,承办股室要指定专人尽快落实,做好股与股之间、各股与部门之间文件的移交登记签收,以便查找文件去向,确保文件不丢失、不遗漏。人秘股要按时督促检查领导批示件的落实情况,及时反馈信息,确保领导签批的文件件件有落。
(1)需提交局长(主任)办公会议研究确定的签批件,在领导签批后,由人秘股收集,按办会程序控制。
(2)需发文的签批件,各相关股室要尽快拟文下发。该项工作要在领导签批后2个工作日内完成。
(3)需送有关部门办理的事项,要尽快通知有关部门办理;领导已作明确批示,可不发文的,由人秘股将领导批示连同来文复印,转送有关部门或单位。该项工作要在1个工作日内完成。
6、存档:已经办结的来文,要将原件及相关资料存档。
(六)发文办理程序和标准
1、拟稿:拟稿工作由相关业务股室负责;文稿形成后,应将附件、会签件、依据材料等附于文稿后,完整反映成文过程;拟稿完毕后,签署拟稿人姓名和日期。拟稿工作原则上要在1个工作日内完成,最长不能超过5个工作日。
2、核稿:业务股室将草拟的文稿送综合股核稿,核稿如发现问题,由综合股提出处理意见或建议,由主办股室补充、修改。核稿完毕后,应签署核稿人姓名和日期。核稿工作要在1个工作日内完成。
3、审稿:综合股核稿后,将文稿送人秘股股长审核。人秘股股长审核后,视具体情况呈有关领导审核、签发。审稿完毕后,应签署审稿人姓名和日期。审核工作要在1个工作日内完成。
4、签发:审稿后,由人秘股将文稿送局领导签发,签发工作原则上要在1个工作日内完成。如领导出差,以电话请示,事后补签。
(1)以xx县安全生产监督管理局名义行文的,由人秘股负责呈局长、分管副局长签发。内容重要、涉及面广的,应由局长签发。除特殊情况外,局长、副局长不签发未经核稿、审稿的公文。
(2)以xx县安全生产委员会办公室名义发文的,由人秘股负责送办公室主任签发。
签发人应签署明确意见,并签署姓名和日期。其他审批人圈阅,应视为同意。
5、校核:
(1)经签发的公文,由人秘股编文号,并负责体例等方面校核。
(2)经校核的公文,由人秘股出公文校样,才能付印;校对人员应对公文进行全面校对,包括文种、格式、文号、文字、标点符号、发文范围等,如发现问题,应作技术处理。校对人员欲对公文内容作更改的,应报请审稿人、签发人同意。校对完毕后,应签署校对人姓名和日期。
6、印发:公文清样,经人秘股检阅无误后方可付印,盖印后按要求装订、分发。
7、存档:公文印发后,要将文件原稿、签发件及正式文件3份存档,承办股室存1份。
二、会务办理程序和标准
(一)目的
通过对会议进行有效控制,规范会议程序,提高会议组织的效率和质量,保证会议顺利召开。
(二)适用范围
适用于县安监局或县安领办负责的各类会议。
(三)职责
1、局长(主任)、副局长、人秘股股长负责组织召开相应会议。
2、各股室负责相应会议的材料准备、会议通知等会务工作;
3、人秘股负责全县综合性大型会议会场布置及会务后勤工作,相关业务股室协助做好会场布置。
(四)办会要素:会议确定、会议通知、材料准备、会场布置、会议记录、会议纪要、会议材料存档。
(五)工作程序
1、会议确定:根据领导的工作需求,确定会议召开的时间、地点、会议范围、主报告人、发言人、主持人和参会人员。
2、会议通知:人秘股根据既定的会议事项,落实会议室,草拟会议通知。会议通知一般包括会议时间、地点、参会人员、会议内容、会议要求及联系人等,会议通知由人秘股负责,相关股室配合并做好通知记录,负责落实参会人员名单。
3、材料准备。会议材料由人秘股准备,会议材料应紧扣会议主题,体现并确保会议能达到预期效果。会议材料一般包括领导讲话稿、主持词、会议议程、会议需研究的议题等。会议材料应于会前呈相关领导审定。
4、会场布置。会场布置由人秘股负责,有关部门或股室协调做好,会场形式应根据不同会议而定,一般情况下,会场布置应包括会标(横幅)设置、主席台设置、座位放置、台卡摆放、音响安置、鲜花摆设等。后勤服务主要是茶水供应。会场布置和服务有特殊要求的按特殊要求准备。
5、会议记录。会议入场时参会人员应签到。会议签到工作由人秘股负责,其他相关股室协助;会议期间应指定专人负责做好会议记录。会议记录人员应具有良好的文字功底和逻辑思维能力,能独立记录并具有较强的汇总概括能力。会议记录应完整、准确,充分记录会议的主要精神,字迹清楚可辨。
6、会议纪要。会议结束后,必要时要形成会议纪要。参会记录人员应在1个工作日内草拟会议纪要,经股室负责人审核和人秘股核稿后,报分管领导审核,由会议主持人签发。会议纪要应充分体现会议精神,并具有较强的可操作性。
7、存档。会议结束后,人秘股要将会议通知、会议记录、会议签到表等相关材料,在3个工作日内整理并存档。
三、事务办理的程序和标准
(一)目的
通过对领导交办事项及其它一般事务的办理过程进行有效控制,规范办事程序,提高办事效率,把领导工作意图落到实处。
(二)适用范围
适用于县安委办、安监局事务及领导交办的各项事务。
(三)职责
1、县安委办主任(人秘股股长)负责办理县安委会主任、副主任(局长、副局长)及其他上级领导交办的各项事务,并负责组织实施。
2、各股室负责办理县安委办领导(局领导)及人秘股交办的各项事务。
3、各业务股除办理领导交办的事务外,还要督促检查落实相关事务的办理情况。
(四)事务办理工作要素:
交办、记录、办理及反馈、催办、结果、存档。
(五)工作程序
1、交办:县安委办领导(局领导)和人秘股发出办理事务的指令。
2、记录:接到办事指令后,相关股室做好记录,记录应包括领导交办事务的时间、地点、内容、办理时限、要求等。
3、办理及反馈:承办人员要按及时快捷的原则,抓紧办理交办事项。承办过程中遇到特殊问题,需要领导协调的,应及时向领导汇报。在办理过程中要适时向领导反馈办理进展情况。
4、催办:转由有关部门或单位办理的事务,主办股室要负责督办和催办,在规定的时限内完成交办事务。
5、结果:按时、按质、按量地完成领导交办的事项,做到事事有结果。事务办结后,承办股室及承办人员要及时向交办事务的领导汇报,必要时形成汇报材料。
6、存档:领导交办事务办理过程中,如形成文字材料的,要把相关材料在3个工作日内整理并存档。
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