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跨部门沟通技巧分享
导语：跨部门的意思就是公司每个部门之间进行交叉沟通，今天小编给大家分享一个跨部门沟通的相关技巧以及相关的经典案例，希望对大家有所帮助。现在众多企业都趋于扁平化，使得跨部门之间的沟通更加频繁。部门之间地位平等，不存在上下级关系，按说沟通应该比较容易。
跨部门沟通技巧分享
一、有效整合部门目标
有部门就必然存在部门利益、小团体利益，这是不争的事实。尽管大家理论上都知道要摒弃小团体利益，要从公司整体来考虑问题;但一旦公司利益侵犯到部门利益时，这个部门一般都会自觉不自觉地维护部门利益，而不是简单地首先牺牲小团体利益。这是人的自利本性造成的;即使部门经理不想这么做，但迫于部门基层员工的压力也不得不这么做。这个问题的根子在于两者利益的不一致性，或者说是两者的目标是不一致的。
为此，我们应该整合那种各自为政的部门目标，使部门的各个目标与组织的总目标同心。如很多大企业给部门设定预算目标时，都采取企业内部的计算依据;这样便于考核，但显然这种内部的计算依据是不面向市场的，也就是说部门的预算目标不是面向市场，而企业是面向市场的，它们的`方向就明显地不一致。这种企业设置的指挥棒方向性不一致，直接导致部门和企业的想法不一致，“志不同，不与谋”，故而沟通难以为继。
二、换位思考
在沟通过程中，双方的互相理解和换位思考非常重要。对于一个部门经理来说，换位思考也即应该多了解其他部门的业务运作情况，多从其他部门的角度考虑问题，要理解其他部门的难处。这样才能沟通无极限。当其它部门不配合你的工作时，你应该检讨自己，站在对方的角度去看问题，而不能一味地埋怨、抱怨。
那么，企业能为员工的换位思考做些什么?首先是可以制定一些制度，为员工创造一些条件跨部门沟通，也可以成立跨部门的项目小组进行工作。不过，最常做的也是最有效的一招就是实行岗位轮换或者是互相兼职!80/20规律告诉我们，公司内部80%的信息交流与沟通发生在20%的人员之间，各部门的主管和秘书就是公司内部沟通的“关键少数”。所以，应该鼓励岗位轮换，请业务背景的人员担当支持部门的主管，请业务链的上下工序主管互换。这既可以让员工学习到多种知识，很好地规划他们的职业生涯，也可以让各部门的员工站在更高的一个职位角度思考问题，使团队协作精神得以发挥。
三、注重非正式沟通
企业内部沟通中有正式沟通和非正式沟通。正式沟通很普遍，在跨部门沟通时经常被运用，如会议沟通。但我们需注意，部门间需要沟通的较为敏感问题，最好能在会议前私下解决，迫不得已需要在会议上讨论的，也应该先通气。此外在会上的沟通讨论，要尽量以解决问题为主，而不能相互指责、相互挖墙脚。
部门经理们应该常“串门”，要多与沟通对象面谈。现在很多企业的部门都是块块管理，各自为块，部门经理们很少“互访”，用得最多的沟通就是电话沟通。对于面谈，很多人会说“我正事都忙不过来，哪有空去串门闲聊?”孰不知，面对面的沟通借助丰富的表情，表达更加准确，可以大幅减少信息失真，还可以增进部门间的感情和理解。
要避免告状式沟通。发现了相关部门的问题，最好与这个问题的相关部门责任人协调解决，而不能简单直接地把问题端给部门经理，更不能直接端给部门经理的上司。否则，这样做，对于这个责任人而言，就是“告状”;即使这个问题由上司出面干涉解决了，但以后的沟通协调可能更麻烦。
跨部门沟通技巧分享
一、不妨轮换岗位
李老师建议企业应该鼓励岗位轮换，请业务背景的人员担当人力资源、培训、行政、商务管理等支持部门的主管。比如，IBM、HP近几年在中国市场都有类似实践。摩托罗拉与亚信的CFO对各自市场业务的分析与深度介入，使得这个传统的“后勤”部门与核心业务水乳交融，相得益彰，从而在根本上调整了他们的团队判断问题的角度及行为方式。这样一来，“后勤”部门就能够更多地从市场、从竞争的视角去满足核心业务的需求了。
二、提高沟通技能
沟通是管理的血脉，是整合管理所必需的计划、组织、指挥、协调和控制等职能的必要手段，所以我的MTP课程中强调“沟通无处不在”，跨部门沟通尤其要讲究沟通艺术，所以，李老师建议管理者提高沟通技能，包括有效倾听及保持沟通的简洁准确性。公司内部沟通中，大家往往急于表达而疏于倾听。通过多次团队的现场演练、游戏等，笔者观察到，在交流中，如果双方或至少一方多一些专注倾听，适时复述、提问以确认关键信息，并予以适当的反馈，那么沟通的有效性(即准确、省时、较少冲突)就大大提高了。
三、扁平的组织结构
引入项目管理——扁平式沟通与协作能提高效率，有统一的项目经理做决定，减少分歧与部门各自为政的心态(如果有一天可以这样做，现在只能尽量加强部门间沟通交流，上层经理更需重视彼此的交流，达成共识);
四、有效的绩效管理模式
有效的较小管理模式是建立在责任明细的基础上的，把目前存在的经常性出现的一些协作性问题，纳入考核指标，可以试一下的。我把一些部门内的职能岗位考核内容进行完善，但可能还有一个问题，如果不是整个公司进行改善，个别部门一个实行，可能效果会有点问题。
五、永远不要嫌麻烦
跨部门沟通的一个重要原则就是永远不要嫌麻烦。不要以为开完会就没事了，李绘芳老师建议事后应该随时保持联系，主动了解其它部门的.工作进度，掌握最新的情况。不要被动等对方告诉你问题发生了，而是要主动而持续地沟通，预防问题的发生。很多人常常抱怨：“事情怎么会这样，为什么不早说?”很多人都有过这样的经验，对方事前都没有主动联系，任由问题扩大，等到无法解决了，才紧急跑来求救。这样导致的气愤也是情有可原，但是如果别人不告诉你，为何你不主动去问对方?
六、倡导沟通文化
沟通的有效性与企业文化直接相连。没有主管认为持续改革内部沟通不重要，关键在于实际执行。主管人不仅是探路者、指引者和影响者，更重要的是行为者。如果主管人员从不在电梯或走廊与同事们轻松交谈，当他在员工大会上发表演讲后能听到员工们的热烈反响吗?我看很难!另外，就是建立“客户”应对意识，每一个需要你协助的部门都是你的“客户”，使你的客户满意，是你工作的职责，这不仅仅是制度的约束，未来将成为习惯，也是企业文化的部分。
七、有效整合部门目标
有部门就必然存在部门利益、小团体利益，这是不争的事实。但我们应该整合那种各自为政的部门目标，使部门的各个目标与组织的总目标同心。如很多大企业给部门设定预算目标时，都采取企业内部的计算依据;这样便于考核，但显然这种内部的计算依据是不面向市场的，也就是说部门的预算目标不是面向市场，而企业是面向市场的，它们的方向就明显地不一致。这种企业设置的指挥棒方向性不一致，直接导致部门和企业的想法不一致，“志不同，不与谋”，故而沟通难以为继。
八、示范作用
对这一点，业内一位职业经理人颇有体会，他说：“你期待员工如何表现，你就要如何表现;你倡导双向沟通、倾听对方，平息部门间冲突，减少内部协调成本，你就要亲历亲为地做给大家看。你认为素质、技能提高和不断学习重要，你就和他们一起去听课，把你读过的好书与他们分享，简单地说，就是去弄，去做，去干。”
【案例分析】：
1.背景
物流送货工人给顾客送货时，开箱验机发现机器是坏机(机器有外观或者质量问题);顾客不要货物;顾客号码为错空号这三种场景时，需销单拒收，并且致电4000365365-1-11#报备售前退换货热线，由客服为顾客办理退换货操作。但实际操作过程中，物流送货工人会出现只销单拒收不报备热线的情况，此时需客服在系统中跟单，与顾客联系确认退换货情况，在与顾客联系过程中会发现，实际顾客货已收到应销单完成，而物流销单拒收;或者实际顾客需另约时间送货应销单改期，而物流销单拒收，这两种场景，客服定义为物流错销单。
2.人物
退换货回访部 组长 小C
物流公司零配运营管理中心大件配送负责人小Y
物流公司零配运营管理中心小件配送负责人小Z
3.案例经过
由于物流每天线下有很多销单拒收但没有报备客服的单据，客服每日需在跟单系统中取单跟进，与顾客联系确认货物情况。但实际发现每天有很多单据为物流错销单，浪费客服回访人力，也容易引起顾客反感。
故7月份开始客服每天上午九点前，将前一日物流错销单明细发邮件通报，并希望物流公司加强分公司物流的销单管理规范，发送对象是物流零配运营管理中心负责人，大件配送负责人小Y，小件配送负责人小Z。邮件发送半个月之久，物流公司没有反馈任何结果。
故小C电话与小Y、小Z沟通，强调销单规范性，希望物流公司尽快改善，但是沟通过之后，每天还是有很多错销单单据，物流公司偶尔回复邮件，称是客服回访结果不准确，实际非物流错销单，经客服核查之后，发现多是顾客描述不准确，少数是客服自身回访不规范，对此已与物流公司承诺，后期再出现回访结果不准确的情况，将给与50元/单的负激励，而对于顾客公司自身也承认的错销单单据，物流公司一直未给出有效解决方案，并且每天仍然有很多错销单单据。
在9月上旬，小C再次与小Y和小Z沟通，告知10月初开始，每个月将会对物流错销单单据做出通报，给与处罚。大件负责人小Y最终与小C沟通，每天客服发送邮件之前，将客服回访结果是物流错销单的单据反馈物流公司核查，对于顾客描述不准确的.经确认后给予删除明细，而对于真正物流错销单的单据默认客服可以次月做通报。
而小件负责人小Z一直没有回应。
4.小编有话说：
A，在对其他部门的工作结果做出指正的前提是保证自身核查数据的准确性。
B，只是通过邮件通报的形式，和有相对激励措施的形式相比，有激励更能激发对方的工作积极性。
但这样的处理方法是不是会更好呢?
A，物流零配运营管理中心负责人不重视此事件时，可以升级处理，即向上一级反馈，比如每天邮件通报的同时抄送给物流公司负责人，引起负责人的重视。
B，当物流公司一直不改善工作结果的情况下，可以发工作联系函至对应部门强制要求改善，并通过各领导签批。
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