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物业档案管理方案
为了确保事情或工作有效开展，常常需要提前制定一份优秀的方案，一份好的方案一定会注重受众的参与性及互动性。方案的格式和要求是什么样的呢？下面是小编为大家整理的物业档案管理方案，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。
档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学的、规范的档案管理能有效地为楼宇及公用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。物业管理的档案建立与管理必须采用先进电子计算机技术，通过档案“集中化、有序化、信息化”科学管理程序，达到资源共享、合理利用的目的。我们拟对园区内所有物业管理服务的项目采取标准化、制度化的管理原则，进行系统化处理、智能化运用，由具有专业素质的管理人员进行管理。 一、档案管理运作环节
1、资料的收集
（1）设立档案室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，由行政部负责档案的管理。建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理。
（2）从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料，物业构成的方方面面资源都要进行资料收集。
2、资料分类整理
收集后的所有信息，由行政助理负责集中整理。根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。
3、资料归档管理
（1）拟采用原始档案和电脑档案双轨制进行资料的归档管理。 （2）采用多种形式的信息贮存方式，有电脑磁盘、CDR、照片等，分别采用相应的保管贮存方法。
（3）档案分类组卷考虑园区管理实际科学细分，按不同业务性质、编号、造册、编辑、并分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能把其他形式档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。 （4）档案的出室必须由行政助理经登记后方可借出；
入室时，须由行政助理进行检查，如有破损，立即修复，并追究有关人员的责任。行政助理需及时收回在外文件，严防文件的流失。 （5）严格内部文件资料的保密制度，需保密文件及区域必须加密，确保文件的安全。
（6）加强档案的安全管理，配置消防器材，档案柜、锁条例防盗、防火、防虫、防鼠、防潮湿的要求。
4、档案的运用
采用科学检查及多媒体查询的方法，随时可以查阅调用所有管理资料如客户资料、装修资料、财务状况等，文件目录条理清晰，便于档案使用查询、工作的监督和检查。
二、档案资料分类
（一）接管移交档案资料
1、产权资料
（1）规划图纸、项目批文、用地批文
（2）建筑许可证、投资许可证、施工许可证
（3）拆迁安置材料
2、技术资料 （1）红线图、总平面图
（2）地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告 （3）工程合同、工程预决算
（4）工程设计变更、通知及技术核算单 （5）竣工图： ①单晶体建筑、结构、竣工图 ②消防、燃气、智能化等工程及地下管网竣工图
（6）房屋、消防、燃气竣工验收证明书 （7）钢材、水泥等主要材料的质量保证书 （8）新材料、构配件的鉴定合格证书
（9）供水、供电、电梯、消防、智能化等设备的检验合格证书及其设备技术资料
（10）砂浆、混凝土试块、试压报告 （11）绿化工程竣工图
（12）其他技术资料（智能化设备） （二）管理处自建档案资料
1、物业资料
（1）服务区基本资料
（2）分区资料
（3）商业网点资料
（4）娱乐设施资料
2、师生资料
（1）师生入住资料 （2）师生宿舍维修档案 3、日常管理资料 （1）值班表 （2）交接班记录表 （3）园区搬出（入）物品登记 （4）日常事务巡视记录 （5）事务回访登记表 4、车辆管理资料 （1）车辆详细资料 （2）车位使用协议 5、装修资料 （1）装修申请表（附图纸） （2）装修工程队安全责任书 （3）临时施工人员登记表 （4）施工单位营业执照 （5）消防责任书 6、维修资料 （1）维修登记表 （2）维修服务派工单 （3）维修回访记录 （4）公共设施维修记录 7、治安管理资料 （1）日常巡查记录、交接班记录、值班记录 （2）查岗记录、闭路电视监控系统录像带 （3）物资搬运放行记录、紧急事件处理记录 8、设备管理资料
（1）公用设施保养维修记录 （2）机电设备保养维修运行记录 （3）设备分承包方维修保养记录 （4）设备检查记录
9、校区文化资料
（1）各项活动计划及实话记录 （2）校区文化活动图片及录像记录 （3）新闻传媒报导
10、员工管理资料
（1）员工个人资料、入职表格 （2）业绩考核及奖惩记录 11、培训资料
（1）各项培训计划及实施记录 （2）培训考核记录
（3）外出考评及参加演练记录 12、客户反馈资料 （1）服务质量回访记录表 （2）意见调查、统计记录 （3）投诉及处理记录表 13、行政文件资料
（1）政府部门文件
（2）物业公司文件
（3）管理处规章制度、通知、通报等文件
（4）管理处荣誉一览表
（5）管理处接待来访参观记录表
三、文件管理制度
1.目的
规范本公司管理体系运行中文件的管理工作，实施有效的文件控制，确保在各个部门、各个使用场所可获得适用文件的有关版本，并防止使用作废文件。
2.适用范围
适用于本公司管理体系文件、包括与体系相关的外来文件的控制和管理。
3.职责
3.1行政部是本程序归口管理部门
负责组织公司各层次文件的编制工作；
负责公司各层次文件和外来文件的发放、回收、作废等管理。
3.2其他职能部门
负责组织与本部门主要职责有关的程序、作业性文件等的编制；
负责组织本部门文件评审、修订。
3.3分管主管
负责审批职能相关的作业性文件。 3.4综合事务部
负责审批支撑部门出台的作业性文件。 3.5 项目经理
负责本项目管理手册、程序文件的审批；
负责财务管理、薪酬管理、绩效管理、涉及费用方面等文件的审批；
负责涉及全公司重大事项的公告、通知等文件的审批； 负责人事任免文件的审批。
4.工作程序
4.1文件分类。
4.4.1管理手册（含管理方针、目标、组织机构、部门职责、管理体系要求等）。
4.4.2程序文件。
4.4.3作业性文件（包括：工作标准卡、规程、规范、制度等）。 4.4.4记录表单。
4.2 文件的编写。
4.2.1管理手册。
由项目经理指定人员编写。
4.2.2程序（办法）。
由相关职能部门经理编写。
4.2.3作业性文件的编写。
由主管该项工作的职能部门负责人编写。 4.2.4记录表单
由主管该项工作的职能部门负责人编制。 4.3文件格式
各类文件应有统一的编制要求与表达形式，具体按公司统一规定执行。
4.4文件的编号
4.4.1公司级文件的编号
管理手册编号：××01-20xx, ××-表示公司简称、01表示一层文件、20xx表示发布年号。
4.4.2 程序的编号
××02-0N，××—表示公司简称， 02-表示二层文件，0N表示序列号。
4.4.3作业性文件编号
××02-0N-0N，××—表示公司简称， 0N-0N表示二层、三层文件相应序列号。
4.5文件的审核与批准
4.5.1文件的审核
（1） 文件审核的流程为：
管理手册：总经理审核批准。
程序文件：部门经理编制 → 分管领导审核（或会审）。
作业性文件：主管编制→经理审核（或会审）。
（2）文件审核的要求
文件编写部门负责组织文件的会审工作，参加文件会审的部门应是与此文件相关的主要执行和配合部门。相关人员审核文件的正确性、可操作性、以及与其他部门职责的接口关系等。
（3）文件经审核，发现不符合要求的，由编写部门重新编写或补充修订。
4.5.2 文件的批准
(1) 文件的批准权限按本办法第3章“职责”的明确规定。
(2) 批准应在文件会审完成后进行，文件的批准应确保文件是充分与适宜的。
4.6 文件的发放
4.6.1文件发放范围
文件所涉及的相关的部门，均应能得到文件的有效版本。
4.6.2 文件发放形式：
（1）管理手册、程序文件（含表单）、作业性文件（含表单）打印一份，经批准后，按文件清单顺序装订成册，各项目部分发一份、总经理一份、行政部留底一份；
（2）副总、总经办、职能部门需要的文件，转换成PDF格式，《管理手册》单独成册、程序文件和作业性文件组合成册，形成文件夹，统一公布在公司的指定的网络平台上，同时以《文件发放通知单》通知相关人员，相应人员签名确认。
4.6.3 基层单位需要进一步下发或张贴文件，行政部打印、独立分发并做好发放登记。
4.6.4 特殊的领用
未列入文件发放范围而确需使用文件的人员或部门没有相应文件的，由部门负责人向行政部提出申请，经分管总监批准后发放，同时行政部做好发放记录。
4.7 文件的日常管理
4.7.1行政部指定专人负责公司文件管理
4.7.2文件管理员和文件持有者应妥善保管理好文件（指纸质文件），保持文件清晰，防止文件丢失、损坏。
4.7.3文件持有者调离、转岗时，文件管理员应及时收回其文件，并做好记录。
4.7.4对密级文件，原文件应有密级标识，加盖“密级文件”印章，并按照相关保密规定做好保密工作。
4.7.5受控文件不允许复印和外借，需要时可到文件管理部门查阅文件。
4.8 文件的评审与更改
4.8.1文件的评审、修订、发放
（1）已实施的文件应定期进行评审，以确保持续的适宜性。评审周期至少每年进行一次；
（2）过程使用发现文件问题，可由相关人员提出，填写《文件修订申请表》，经原文件审核、批准岗位审核、批准后，由原编写部门修订，修订后按以上程序发放。
（3）发放新修订文件时，行政部文件发放人员应收回旧文件。所有被更改的原文件必须由发放部门收回，进行统一处理（可进行换页，或作废），以确保有效文件的唯一性。
（4）文件经多次更改，或进行大幅度更改时，应进行换版，原版文件及时作废，换发新版本。
4.9 文件的作废
4.9.1文件作废时应由文件归口部门填写《作废文件处理单》，行政部经理审核，文件批准人审批。
4.9.2作废文件要及时从使用部门收回并记录，以防止作废文件的非预期使用。如需保留的，在作废文件上加盖“作废”章。
4.10 外来文件的控制
4.10.1 由各职能部门收集主管单位、外部的各类文件、资料，统一在行政部进行备案登记。对非上级指令性文件，应评审其适宜性，以决定分发的部门。
4.10.2 行政部负责将文件呈送公司领导批阅，按领导批阅要求分送至相关部门传阅。
4.10.3 综合事务部负责外来文件的标识和归档管理。
任何部门或个人，不论以任何方式（外出开会、外出工作、送到厂里或收到邮件等）收到外来文件（如：国际标准、国家标准、行业标准、国家法令、法规、集团公司文件等），都应把外来文件交到行政部，识别并确认其适用性，需要下发的外来文件应经过分管领导审批。
四、电子档案管理制度
1.目的
规范公司电子档案管理。
2 范围
适用于公司电子档案管理。
3.工作职责
编辑相关部门：对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。
电子文件形成部门：负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。
综合事务部负责电子文件的管理，电子文件形成部门要提供协助和支持。
4.工作要点
4.1归档方法
4.1.1 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。
4.1.2为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
4.1.3 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
4.1.4 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
4.2编辑电子文件的收集与积累
4.2.1 收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。
4.2.2 收集积累要求
（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
（5）用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
（6）用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
（7）用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
（8）用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
（9）由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。
（10）通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。
（11）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
4.2.3 收集、积累方法
（1）及时按照要求制作电子文件备份。
（2）每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
（3）电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
（4）电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；
U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
4.3电子文件的整理
4.3.1 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。
4.3.2 电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。
4.3.3 归档电子文件应填写登记表。 电子文件的归档 应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。
4.3.4归档范围电子文件的归档范围的划分，可参照国家关于文件的现行有关规定执行。
4.3.5归档时间逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。
4.3.6 检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。
4.3.7 归档前的鉴定电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件的现行有关规定执主，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标只。
4.3.8有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
4.4保管期限的划分。
电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件的现行有关规定执行。
4.5 归档要求
4.5.1 把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作.
4.5.2 本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。
4.5.3 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。
4.5.4 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
4.5.5 需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。
4.5.6 原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。
4.5.7 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。 电子档案的移交与保管 电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。 5.检验
5.1 档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20%合格率应达到100%。
5.2 检验项目
5.2.1 载体有划痕，是否清洁。
5.2.2 有无病毒。
5.2.3 核实电子档案的完整性和有效性审核手续。 5.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。 5.3 保管要求
电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。
5.3.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。
5.3.2 环境温度选定范围: 14℃— 24℃；相对湿度选定范围：45%—60%。
5.3.3 存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。 5.3.4 电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。
5.4 存效性保证
5.4.1 每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。
5.4.2 每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。
5.4.3 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。
5.4.4 磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
5.4.5 定期检验结果应填人电子档案管理登记表。
5.5 利用
5.5.1 电子档案的封存载体不得外借。
5.5.2 利用时使用拷贝件。
5.5.3 利用时要遵守保密规定。
5.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。
5.5.5 具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。
5.6 电子档案的销毁鉴定。
5.6.1 电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。
5.6.2 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。 5.6.3 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。
5.7 统计档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。
五、记录管理制度
1.目的
对管理体系所要求的记录予以控制，为确认管理系统的有效运行提供可证实及可追溯性依据，同时为采取纠正和预防措施以及改进管理系统提供信息。
2.适用范围
适用于项目部各种记录的管理。
3.职责
3.1 各职能部门、项目部经理助理负责记录的归口管理。
3.2各文件的编写人员负责记录的格式编制。
3.3各岗位人员负责如实填写各表格。
3.4项目部各部门主管负责日常记录收集，并按周上交经理助理。
3.5 记录的填写人员对所记录的每一数据、文字负责。
4.工作程序
4.1记录表单的设计与标识
4.1.1各文件的编写人员负责记录的格式编制。
4.1.2 各岗位的记录格式随原文件一起审批。
4.1.3 各相关人员可根据工作需要，提出记录格式设计更改。
4.1.4综合事务部应建立《记录控制清单》，内容包括：记录的名称、保存单位、保存时间等。
4.2记录的填写
4.2.1记录由具体工作人员用水笔填写，并做到及时、准确、完整、清晰。填写人，应履行签字手续。
4.2.2 如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用原数据划一横线，在其上方写上更改后的数据，签上更改人的姓名及日期。不允许用涂改液或将错误处涂黑。
4.3记录的收集
4.3.1记录的收集，由各部门主管收集，每周一次上交经理助理。
4.4记录的编目
各部门、经理助理根据便于检索的原则进行，分类、按时间顺序造册存档，综合事务部对项目部执行情况进行监督、检查。
4.5记录的保管、归档
各部门、项目经理助理必须把所有记录分类，并按一定日期每年（或每月）整理好，存放于通风干燥的地方，所有的记录保持清洁、字迹清晰。每半年一次汇总上交综合事务部，综合事务部对各项目部执行情况进行监督、检查。
4.6记录的借阅和复制
4.6.1保管的记录应便于检索，需借阅，经相应部门负责人批准，由记录管理人登记备案。
4.6.2 对已归档的记录，应经部门负责人批准后方可借阅，填写借阅记录。借阅的记录，应按期归还。逾期不还，由记录管理人员负责追回。重要的记录只
允许借阅副本或在保存地点查阅，且不得复印。记录管理人员应做好记录查阅、借阅记录。
4.7记录的废弃
已到保管期限的记录，在保管期限的年末，行政部负责经主管领导同意后统一销毁。
六、建立标准化的图、档、卡、册、表
为了避免服务中心在服务物业管理活动原始记录的随意性，必须建立起标准化的图、档、卡、册、表等。他们是物业档案资料常见的形式与内容相结合的产物、建立使用时要相对稳定、分类妥善管理。 1、图是指在实地查丈的基础上，对照1:300房地产分幅平面图，根据管理需要绘制的各类房屋平面图。包括房屋分栋平面图、房屋分户平面图、房屋分层分间平面图、产业概况平面图以及房屋竣工图、体内线路图、管道走向图、污井下水道位置图等 2、档是指在管理活动中形成的各类文字材料。由于其数量大、种类多、因此成为物业档案资料的主要成分。包括：房屋接管、变更、注销通知单和回报单，房屋接管验收记录，管理合同副本，房屋产权证副本，陪屋单，租赁凭证副本，租金测估计算表，分户过户报告，买卖过户通知单，交换过户通知单，增搭建处理记录，业主和用户来访记录以及各类统计资料表格等。
3、卡是指根据管理工作需要而制作的产业目录卡、设备保养卡、维修记录卡等。卡的特点是：内容浓缩、检索方便。 4、册是指为了提高管理效率而建立的房屋建筑设备手册（大手册）、房屋使用手册（小手册）、绿化管理手册、业主和使用人交费记录手册等。
5、表是指根据管理工作的需要而设立的各类表格。包括：房屋验收质量登记表、楼宇入伙进度表、居民情况登记表、房屋装修申请表、居民欠费情况表。
七、建立动态管理机制
由于物业档案资料管理具有动态性，因此必需建立动态管理机制。凡是管理程序的各个环节、都要要求有关人员进行及时性、经常性、完备性的动态注记。动态注记可分为以下两种： 1、随时动态。即结合日常管理业务随时进行的动态注记。例如，大手册、小手册中的各项内容，设备保养卡上的维修更新记录，文件袋内资料增减注记封面记录等。
2、定期动态。即按规定期限进行的动态注记。例如，产业基本情况统计资料每年结合年报调整统计一次。房屋完损等级除了大修、中修、综合维修时注记外，每年度需结合房屋普查注记普查资料，并在大手册上全面动态校正一次。年终结合年报调整统计数字。每年上门核对一次小手册的有关内容，如有变动及时注记，等等。
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