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(优秀)学校退费管理规定
一、退费流程办理
1、班主任、主管、校区负责人沟通:了解到学生有退费意向时,教务、班主任、任课教师第一时间与家长沟通,进行第一次挽单,了解原因,如果可以通过保留课时、转化、延期等方式处理,即可及时处理,继续安排上课。
2、首次挽单失败,可以进行第二次挽单,解决问题为主。
3、注意每次都要填写挽单报告单和情况说明。
4、如果家长坚持退费,则按照退费流程进行。
二、填写退费申请
1、退费标准:学生所交总费用―建档费―所上课时对应的费用(所上课时数乘以单价,单价以所上课时对应的价位段为准)=学生最终所退的费用
2、在填写退费申请单之前,班主任必须先与校区出纳,核对申请退费学员已发生课时及剩余课时数量。再与家长、教师准确核对剩余课时,写明退费原因,并告知家长退费流程与处理时间;
3、班主任、主管与校区负责人可与家长商谈具体退费金额,但是退费金额的依据必须是该生的协议,如超出协议的权限必须申报到学校负责人审批;
4、所有的资料原件(课时记录、退费申请单、辅导协议、挽单流程情况表及校区负责人处理建议及说明)在七个工作日内必须交到学校负责人处,退费申请单需有教务主管、签约咨询、财务、分校长亲笔签字,不得代签字。
三、退费方案
1、与家长协商,确立最终的退费解决方案;
2、核实退费原因,告知退费流程,尝试最后挽单,如果失败,则告知退款到账的预计时间,希望家长耐心等待。
四、退费办理
1、退费方案确认之后,家长递交退费申请单到教务主管签字→签约咨询签字→财务办公室签字→通知家长、并从家长处收回辅导协议(如辅导协议丢失,需签署《辅导协议终止说明》)及收款收据原件(如收据丢失,需签署《收款收据作废说明》)。
2、所有退费学生的资料都必须在财务打包存档。
五、退费解决
1、当月退费完成后,校区教务主管将完成《退费汇总》表,发送给校区总监,抄送分公司总经理、审核部经理;
3、每月底由财务部汇总本月退费情况与人事交接,便于人事核算薪资。
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