文件管理制度

文件管理制度（通用16篇）

　　在当今社会生活中，各种制度频频出现，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。那么你真正懂得怎么制定制度吗？下面是小编精心整理的文件管理制度，希望能够帮助到大家。

　　文件管理制度 1

　　为了便于各部门新文件的下发，规范文件会签程序，加强部门间工作的配合与协作，特制定本制度：

　　第一条：会签的目的

　　是为了增加办事效率和增强制度、规定的执行力度。

　　第二条：会签的范围

　　需要其他部门配合的工作和其他部门执行遵守的制度、规定。

　　第三条：会签方法

　　由文件起草部门确定会签的内容，并填写《文件签发审批单》。审批单中应注明文件名称、编号、文件类别、主要内容、发文日期、主送单位、抄送单位、会签范围（写明需要参与会签的部门名称、副总职务名称）

　　第四条：会签文件编号方法

　　按各部门的统一顺序和要求编号。如：希团字20xx第xx号、希人字20xx第xx号。

　　第五条：会签文件的'主送单位

　　与会签内容相关的主要部门单位。

　　第六条：会签文件的抄送单位

　　与会签内容相关的次要部门单位。

　　第七条：会签文件中的会签单位

　　会签单位的领导审阅后，应在《文件签发审批单》中会签单位处签署本人的姓名且标注日期，以明确责任。

　　第八条：会签文件密级的划分

　　会签文件分绝密级、机密级、秘密级三种。

　　第九条：公司密级的确定

　　1、公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级；

　　2、公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；

　　3、公司人事档案、合同、协议、员工工资收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。

　　第十条：文件会签的顺序

　　按文件内容相关的部门、总经办/集团人力资源部或分公司人行部、相关集团副总和蔼总经理的顺序会签，将文件正文与文件会签单一同在会签范围内传阅。

　　第十一条：文件会签的要求

　　1、各部门收到需要会签的文件时，须本着认真的态度，必要时征集本部门员工意见，尽量提供相关资料供起草部门参考。

　　2、各会签单位及个人自收到需会签文件后，须在4小时处理时限内回复，文件拟定部门负责文件会签跟踪工作。各会签单位必须在会签单上签名。

　　3、文件会签至各副总后，由文件起草部门依据会签意见结果，汇总整理，再次修订后；方可交总经办，由总经办按各部门会签意见再审后交总经理审批。

　　文件管理制度 2

　　一、文件范围：

　　1、设计文件（包括图纸表格）、

　　2、工艺文件（包括作业指导书、工艺定额明细表、通用工艺和操作规程）；

　　3、质检文件（包括企业标准、检验规范）；

　　4、管理文件（包括质量手册、程序文件、管理流程、管理制度）。

　　二、文件发放登记与保管：

　　受控技术类文件在交付文控中心审核后电子存档，然后打印并会签齐全（编制、审核、标准化、批准），按需发份数复印，在封面或图表角加盖“受控”章，并保留一份同时加盖“受控”和“存档”章放置资料室存档；文件发放时必须填写《文件发放回收登记卡》，同时，核查与该文件相同或涵盖文件发放过的文件，按原登记信息将一一收回，缺少者按下述处罚条款执行，发完后可将其发放信息作电脑记录；收件人在收文时作“接收人”签名，同时，必须立即填写《文件归档登记卡》；各部门必须对上述和类文件妥善保管，每月不少于二次对相应文件核对，对遗缺文件及时查找，对无法找到的及时申请补发；离职或工作调动必须将文件保管与登记作为工作移交内容之一。

　　三：文件的回收与销毁：

　　凡发放改版文件或有过时失效文件时必须对原文件立即回收并销毁，发放与接收部门在各自原填写的《登记卡》中相应栏签署回收信息及相互签名；过时与失效文件由持有部门填写《文件销毁申请单》，经批准后销毁，销毁文件各页打上“报废”章或废纸处理销毁，含有重要或机密信息的当场撕毁，《文件销毁申请单》夹放于原登记文件夹中。

　　四、处罚条例：

　　对未按上述条款发放、登记、回收、销毁文件的'，将对部门长和直接责任人处以10元一次处罚；对遗失文件的将对部门长和直接责任人给予一页5元但一次不少于10元不高于30元处罚，对补发文件给予一页1元处罚不高于10元处罚。

　　本规定由文控中心制定与修改，经主管副总批准发放之日起执行。

　　文件管理制度 3

　　前言：

　　为贯彻执行《中华人民共和国计量法》，强化公司计量基础工作，改善公司经营管理，提高公司素质，确保量值传递准确，保证公司产品质量和降低物质消耗，提高经济效益，特制定本管理制度。

　　1.计量组织及人员职责

　　1.1计量组织

　　本公司计量工作在管理者代表的领导下、由品管科归口管理。品管科计量员负责整个公司计量工作的日常管理，各车间班组长作为兼职计量员负责管辖内的计量管理。

　　1.2人员职责

　　1.2.1计量工作分管领导职责

　　负责公司计量工作的全面领导；

　　负责国家有关计量法律法规在公司的贯彻落实；负责审核公司计量器具配置规划；负责审批公司计量器具检定/校准计划；负责审核公司计量管理制度。

　　1.2.2品管科负责人

　　负责公司计量工作的具体领导；负责编制公司计量管理制度；

　　负责督促公司计量管理制度的有效实施；负责制定计量器具的配置/检定/校准计划；负责核准计量器具的内部校准结果；

　　负责组织新购计量器具/送修计量器具回厂的验收；负责计量检测点的确定并确保进行相应的计量检测。

　　1.2.3品管科计量员

　　负责公司计量工作的日常管理；负责编制计量器具的内部校准规程；负责编制计量器具编号及管理台帐；负责执行计量器具的内部校准；

　　负责组织计量器具的送检；

　　负责计量器具使用状况及维护保养的督查；负责计量管理相关表格的填报；负责计量文件/资料档案的保管。

　　1.2.4各车间班组兼职计量员

　　负责管辖范围内计量工作的管理；负责在班组贯彻落实公司计量管理制度；

　　负责督促管辖范围内计量器具的日常维护/保养，确保使用的计量器具状态良好；

　　负责计量管理相关记录的收集/整理/保管。

　　2.计量器具采购/入库/流转

　　2.1计量器具的采购

　　2.1.1请购

　　各部门根据实际需求提出计量器具采购申请，由部门负责人填写《采购计划单》，明确计量器具的名称、型号、准确度、精密度、量程等资料，然后交品管科负责人确认，再由管理者代表或总经理核准，最后交由采购部执行采购。

　　2.1.2计量器具生产/供应厂家的选择及采购执行

　　采购部接到经批准的《采购计划单》后，即着手选择计量器具的生产厂家，计量器具生产厂家要有生产许可证，且在其生产的器具或包装上有明确的标识。同时具备质量保证能力和售后服务能力。一般计量器具的采购可直接到计量器具的供应商店考察，对照实物并查看相关说明书，了解生产厂家资格，比对价格等，确认符合要求即可购买。如果是大型贵重的计量器具，采购部应充分听取使用部门、项目工程师及品管科的意见并进行市场调研、询价，综合评估然后选定一家质量保证、价格合理的生产/供应厂商报总经理批准再落单订货，如需与厂商进行技术谈判应请专业人员参加，就计量器具的性能、品质、价格、交货期、保修、备件及操作培训等事项达成协议，报总经理批准后签订正式采购合同，并按合同约定的事项执行。

　　2.2计量器具的入库

　　2.2.1计量器具的.验收

　　计量器具到厂后，采购部即通知品管科，由品管科负责人组织使用单位、专业人员、计量员对计量器具进行验收，验收的主要项目是：

　　A.随机资料和备件是否齐全；

　　B.设备状态是否正常；

　　C.按设备说明书或相关作业指引调试设备是否正常。验收后，品管科计量员填写《监视和测量设备验收单》交采购部，验收合格则准予入库，验收不合格则由采购部与供应商协商作退货处理或其它妥善的解决方式。

　　2.2.2计量器具的编号/台帐

　　计量器具验收合格后，品管科计量员即对计量器具进行编号，并登录于《监视和测量设备台帐》中列管。

　　2.2.3计量器具的入库

　　计量器具验收合格后，采购部将发票连同验收单办理入库手续，若手续不全，仓管有权拒绝入库，财务有权拒绝报销。

　　2.3计量器具的流转

　　2.3.1计量器具的领用

　　计量器具编号登录后，品管科计量员即通知使用单位领用。领用时使用单位需填写《监视和测量设备移交单》，由品管科计量员保存备案。

　　2.3.2计量器具的流转

　　2.3.2.1当计量器具需在公司内部借用时，由借用单位向被借用单位提出借用申请，若同意借用则由借用单位复印一份《借用申请单》给品管科计量员备案。若由于公司业务的调整，需对公司计量器具进行调配时，由品管科提出方案，经管理者代表审批后执行，品管科计量员则予以登记备案。

　　2.3.2.2原则上，本公司计量器具不允许外借，若确实需要外借，必须经品管科负责人同意和管理者代表或总经理批准，品管科计量员需跟进外借计量器具的归还时间及其归还时的状态。必要时需进行校准/检定后才能使用。

　　3.计量器具的检定/校准

　　3.1计量器具的分类

　　根据计量器具的应用范围，对计量器具进行分类管理，本公司计量器具分A、B、C共三类。品管科根据以下分类原则对公司所有计量器具进行分类，在计量器具台帐上予以注明。

　　3.1.1用于产品质量检验、贸易结算、环境安全卫生计量检测和公司同类计量最高标准的计量器具为A类；

　　3.1.2用于内部物料、能源消耗考核、工艺参数监控、机修使用等相应的计量器具为B类；

　　3.1.3用于指示功能其指示值仅做参考的计量器具为C类。

　　3.2计量器具的检定/校准

　　3.2.1临时检定/校准

　　有下列情形之一时，计量器具的使用部门应提出临时检定/校准要求，品管科审核确认后，组织实施检定/校准。a）b）c）d）新购计量器具；固定放置的计量器具迁移后；计量器具维修后；对数据产生怀疑时。

　　3.2.2周期检定/校准

　　3.2.2.1检定/校准方式

　　1）A类计量器具需由具有资格和能力的法定计量测试机构进行检定；

　　2）B类计量器具由品管科进行内部校准；

　　3）C类计量器具可以免校。

　　3.2.2.2检定/校准计划

　　品管科根据计量器具的类别及使用频率确定检定/校准周期，在《监视和测量设备台帐》上注明，并于每年12月份制定下计量器具的《检定/校准计划》，经管理者代表审批后分发相关部门。

　　3.2.2.3检定/校准的执行

　　1）外校

　　a）品管科根据校验计划，在有效期到期前，通知计量器具使用部门做好检定/校准准备。如果该计量器具属于“外校”，则由品管科统筹安排，联系条件符合的机构，洽谈检定/校准时间和方式（送检或由检定机构来公司检定），由其执行检定。

　　b）检定结束后，由检定机构出具检定报告和合格证，品管科将合格证张贴于计量器具合适的部位或其外包装上，标明其检定状态。

　　2）内校

　　a）属于“内校”的计量器具，由品管科执行校准，校准时需严格按计量器具的内校规程进行，并做好内校记录。

　　b）内校完成后，品管科根据内校结果，在计量器具合适的部位或其外包装上张贴校准标识，以标明其校准状态。

　　3.2.2.4检定/校准不合格的处理

　　1）由品管科贴上不准使用标识，并及时组织修理，修理好后再进行检定/校准。无法修理的计量器具，由使用部门填写《监视和测量设备报废申请单》申请报废，经品管科确认、管理者代表或总经理批准后予以报废。

　　2）对使用该不合格计量器具测量的产品，由品管科组织追溯、重检，以评估之前所测量结果的有效性，并采取妥善的处理措施。

　　4.计量器具的贮存、搬运、使用、维护和保养

　　4.1计量器具应按其使用说明书的要求贮存于合适的环境中。

　　4.2搬移计量器具时，必须小心谨慎，以防受外力撞击损伤或造成精确度的下降。搬运重量大精度高的计量器具应由品管科进行指导，并使用合适的搬运工具，搬移后应由品管科对其进行检查确认，必要时要经过检定/校准合格后再继续使用。

　　4.3凡投入使用的A、B类的计量器具必须经过检定/校准合格，而且在有效期内，C类计量器具也需由品管科对其状态进行确认，严禁使用不合格的计量器具。

　　4.4计量器具使用人员必须熟悉掌握其使用方法，并严格按操作规程进行操作，无关人员不得擅自使用。发现计量器具异常时，不得擅自拆卸或损坏计量器具，应通知品管科，由品管科组织专业人员进行处理。

　　4.5计量器具使用部门和人员要经常对计量器具进行维护/保养，使用后要清除计量器具上的灰尘、污垢等异物，保持计量器具整洁、完好。

　　5.计量检测

　　5.1项目工程师负责对每个产品制定工艺规范、原材料标准、产品标准，确定需要检测的工艺参数、原材料、产品质量指标，品管科确认计量“检测点”并配置相应的计量器具对其进行检测，并保持检测记录。

　　5.2原材料进厂、生产领料、生产投料、产品分装、产品出厂必须进行严格的计量，而且要填写相应的进仓单、领料单、投料记录、产品分装记录、出货记录，载明计量数值和计量单位。

　　5.3生产/生活用电、用水、用油要通过相应的计量器具进行计量，能够细分的尽量细分，计量结果也要进行记录，便以考核各种物、能源消耗以及产品成本的正确核算。

　　5.4环境、安全、卫生的监测一般委托有资格的相关监测机构进行检测，但较简单的项目可以由公司进行检测。

　　5.5应使用国家法律法规规定的计量单位。

　　6.计量监督管理

　　6.1现场品管员每天对车间使用的计量器具的准确性进行检查，督促车间对计量器具进行维护保养，发现计量器具异常则及时报告品管科计量员进行处理。

　　6.2品管科负责对实验室使用的计量器具的准确性进行日常检查，督促检测人员对计量器具进行维护保养，发现计量器具异常则及时进行处理。

　　6.3品管科计量员定期或不定期对公司所有计量器具进行检查，发现异常及时处理。

　　6.4现场品管员按规定的频率和数量抽检投料数量、包装重量的准确性，同时检查实际包装重量与标识的符合性，发现异常及时处理。

　　6.5品管科负责对公司计量管理制度的执行情况进行监控，对违反计量管理制度的单位提出整改要求，并跟进整改效果，直到问题得到彻底解决。

　　7.计量档案资料管理

　　计量档案资料包括相关计量器具管理台帐、计量器具周期检定/校准计划、计量器具检定/校准报告、内校规程及内校记录、计量器具使用说明书、计量器具验收单、计量检测记录等等，这些文件和记录由品管科计量员按公司《文件控制程序》/《记录控制程序》规定的保存期限、保存环境、标识方法进行管理。

　　文件管理制度 4

　　第一章总则

　　第一条为提高行文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据我公司的实际情况，特制订本制度。

　　第二条文件管理内容主要包括上级函、电、来文、公司上报下发的各种文件、资料。

　　第三条全公司各类文件由办公室统一管理。

　　第二章收文的管理

　　第四条公文的签收。

　　(1)凡送公司的文件均由公司收发员登记签收后交办公室秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和办公室秘书均需注意检查封口和邮票，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

　　(2)对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

　　第五条公文的编号保管。

　　(1)办公室秘书对上级公文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司总经理亲启的文件，总经理启封后，也应交办公室秘书办理正常手续。

　　(2)公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室秘书进行登记编号，个人不得私自保存。

　　第六条公文的阅批与分转。

　　(1)凡正式文件均需办公室主任(或副主任)根据文件内容及性质阅签后，由办公室秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司总经理阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

　　(2)一般函、电、单据等，分别由办公室秘书直接分转处理，如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

　　(3)为加速文件运转，办公室秘书应在当天或第二天将文件送到总经理室和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

　　第七条文件的传阅与催办。

　　(1)传阅文件应严格遵守传阅范围和保密制度，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　(2)阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有公司总经理“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件要求和公司总经理批示办理有关事宜。

　　(3)阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失、泄密。文件阅完后，应送交办公室秘书。

　　(4)办公室秘书对文件负有催办、检查、督促的责任。承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理，不得将文件压放、分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

　　第三章发文的管理

　　第八条发文的规定。

　　(1)全公司上报、下发正式文件由公司办公室办理，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

　　(2)各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文，应分别向公司办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交办公室审核。办公室同意发文，则由办公室分别按机构设置与业务分工统一归口发文。

　　(3)对全公司影响较大、涉及两个以上子公司分管范围的文件，须由集团公司董事长批准签发。

　　第九条发文的范围。

　　(1)凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文的范围。

　　(2)公司下发文件主要用于以下事项。

　　①发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件。

　　②公司重大生产、技术、经营管理、生活福利等工作的决定，发布有关奖惩决定和通报其他有关全公司的.重大事项。

　　(3)公司上行文、外发文主要用于以下事项。

　　①对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定，同兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

　　②在公司日常生产、技术、经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经公司总经理批准后，由主管业务部室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

　　③凡各业务部室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以用部室名义发会议纪要。

　　④各业务部室与外单位发生一般业务联系，可用各部室的名义对外发函(应各自编号备查)，不用公司名义发文。

　　第四章发文程序与要求

　　第十条发文程序规定。

　　(1)各单位需要发文，应事先向办公室提出申请。

　　(2)办公室同意发文时，主办单位应以集团公司指示或工作实际需要草拟文件初稿。

　　(3)草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整，严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。

　　(4)文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章，标定日期和密级。

　　(5)办公室应根据公司的要求和上级有关指示精神，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿，应退回拟稿单位重新拟稿。

　　(6)经办公室审查、修改后的文稿，送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责)。

　　(7)对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新纂写清楚。

　　(8)需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。

　　(9)文稿审核、会签后，按批准权限的规定呈送公司领导签发。经领导签发后的文稿交办公室秘书，统一编号后送打印室打印。

　　(10)文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名。文件打印后，由办公室派专人按量印刷，再由办公室秘书分发并检查落实情况。对印刷质量不好的文件，办公室秘书应拒绝盖章分发。

　　第五章文件的借阅和清退

　　第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需要本部门负责人签写便条，对有密级的文件须办公室主任同意后方可借阅。

　　第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。

　　第十三条办公室秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作(一般为月底一小清，季末一中清，年终一总清)。如发现文件丢失、必须及时

　　查明原因和责任者，并如实向领导报告。

　　第十四条各部门应定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办、检查工作。

　　第六章文件的立卷与归档

　　第十五条文件的归档范围。

　　(1)上级机关来文包括上级对公司报告、申请的批复统一由办公室负责归档。

　　(2)公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等。

　　(3)公司总经理办公会以及各种专业例会记录。

　　(4)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及公司在会上汇报发言材料等。

　　(5)上级领导同志来公司检查视察工作的报告、指示、记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料。

　　(6)反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作的音像摄制品。

　　(7)公司日志和大事记。

　　(8)公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

　　(9)业务部室日常工作中形成的活动资料，由各业务部室负责立卷归档。

　　第十六条立卷要求。

　　(1)文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主页、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　(2)要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完，6月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。

　　第七章文件的销毁

　　第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理、造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

　　1、凡上级和外单位发来的文件、信函、电报、内刊等由公司综合部签收、拆封、盖上日戳、分类编号、登记收文薄、填写公文处理单，送综合部经理审阅后，再送公司领导批阅。

　　2、经公司领导批阅的文件，综合部要及时收回，按批示迅速准确地送阅和传递。

　　3、各部门接文件后，要当日阅办，并根据领导批示及文件要求，主动办理。属于各部门联合承办的，主办部门要主动做好协同工作，协办部门要积极配合。

　　4、综合部对发送的文件、信函、电报都要随时查询催办，防止办文拖期。

　　5、各部门在文件承办后，要将办理结果写在文件处理栏内，签署承办结果、承办人姓名、时间或字号，将文件退交公司综合部，立卷、归档。

　　6、上级下达的业务性文件，承办单位办完后，需要留存的，公司综合部经理签批后可以复印留用。

　　7、各部门收到上级主管部门直接下达的文件或参加有关会议收到会议文件，均需交公司综合部统一登记，并按文件处理程序阅办。

　　文件管理制度 5

　　物业管理公司质量体系文件:文件和资料控制程序

　　1.0目的

　　确保现场所使用的文件和资料都是现行有效的，防止误用失效或作废的文件和资料。

　　2.0适用范围

　　适用于质量体系所形成的文件和资料。

　　3.0职责

　　3.1行政部是文件和资料的归口管理部门。

　　3.2各部门(管理处)负责本部门(管理处)所使用文件和资料的管理。

　　4.0工作程序

　　4.1文件和资料的分类

　　4.1.1质量体系文件(质量手册、程序文件、作业文件、质量记录)

　　4.1.2外来文件(国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等)

　　4.1.3其它资料(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等)

　　4.2文件和资料的`编号按《文件和资料的编号规则》执行。

　　4.3文件和资料的受控状态

　　4.3.1质量手册分为受控和非受控两种，受控文件和资料在第一页加盖受控文件印章，注明受控号，非受控文件一般只进行编号。

　　4.3.2质量体系文件均为受控文件，加盖受控文件印章。

　　4.3.3质量记录除原版文件应加盖受控章留存外，其它现场使用的可不盖受控章。

　　4.4文件和资料的编写、审批质量体系文件由管理者代表组织相关部门编写;质量手册、程序文件由管理者代表或物业管理公司经理审批;作业文件由主管领导组织改编、编写，管理者代表或物业管理公司经理审批。

　　4.5文件和资料的发布

　　4.5.1受控文件发放由行政部确定分发部门和数量，领用人在《文件和资料领用签收表》上签名，领取注有受控号和加盖受控文件印章的文件和资料。

　　4.5.2使用部门受控文件如有丢失，可提出书面申请，说明原因和理由，管理者代表批准后，重新发放，注明丢失的原因;破损的以旧换新。

　　4.6文件和资料的更改

　　4.6.1文件和资料更改时，由提出部门人员填写《文件和资料更改申请单》，审核批准由原审批人进行，当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批。文件资料的更改，增删在《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》中要有记载汇总。

　　4.6.2文件和资料更改审批通过后，由行政部实施，资料管理员按《文件和资料领用签收表》的名单，到领用了需改文件的人员处更改。手写更改文件和资料在更改处签上更改人姓名、日期及更改状态方才有效;若发放换页、换版后的新文件，应同时收回作废的旧文件和资料，并留下记录。

　　4.7文件和资料的管理

　　4.7.1文件和资料经编、审、批签名后，原件交管理者代表归档，列入《质量文件清单》受控。

　　4.7.2各部门保管的文件和资料要求建立《质量文件清单》受控。

　　4.7.3借阅文件和资料(原件一律不能外借)时，登记在《借阅登记簿》上，按规定的时间归还。

　　4.7.4其它文件资料的管理参见《文书、档案、资料管理办法》。

　　4.8文件和资料的换版与作废

　　4.8.1文件和资料每版更改不超过五次，修改次数号用正字的笔划数表示，一表示第一次更改，t表示二次更改……正表示第五次更改，若1次更改内容较多也可换版。版本号用a、b、c……表示，a表示第1版，以此类推。

　　4.8.2作废的文件和资料由行政部按《文件和资料领用签收表》及时收回并记录，立即盖上作废印章，统一销毁。为积累知识或涉及法律需要的作废文件和资料，在第一页上盖上保留资料印章方可留用。

　　5.0支持性文件

　　5.1 《文件和资料的编号规则》

　　5.2 《文书、档案、资料管理办法》

　　6.0相关记录

　　6.1《文件和资料领用签收表》

　　6.2《文件和资料更改申请表》

　　6.3《质量文件清单》

　　6.4《借阅登记簿》

　　6.5《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》

　　文件管理制度 6

　　涉密文件管理制度

　　一、收文制度接收国家秘密文件、资料，密件包装应当由办公室保密人员拆封。同时应单独设薄登记，接收人员应及时履行清点、登记、编号、签收等手续。

　　二、发文制度分发国家秘密文件、资料，必须严格按照规定的范围发放，不得擅自扩大范围。发文人员应履行登记、编号、签收手续，并严格分发范围，遵守相关规定；签收时必须逐件清点、核对。传递涉密文件、资料应当通过保密员进行，文件应包装密封，严格按规定登记签收。

　　三、制作（打印）制度制作国家秘密文件、资料，应当按照《保密法》规定，履行定密程序，标明密级和保密期限，注明发放范围及制作数量，绝密级、机密级的应当编排顺序号。使用计算机制作秘密文件、资料的，该计算机不能与公共信息网络联接。密件应当在内部文印室印刷，严格按照批准的数量制作，不得多制、私留。

　　四、阅读（传阅）制度涉密文件、资料须按规定范围传达、阅读，不得擅自扩大范围，也不得向无关人员泄露文件内容。传阅涉密文件，由办公室保密员负责专夹专阅，并填写“传阅单”，记载夹内密件份数、编号和阅读时间等，阅后签字并主动退回，不得横传，对急办的文件，保密员要及时催办。涉密文件应在办公室或机要室阅读，绝密级文件应当即阅即批即退，并有保密员在。

　　五、借阅制度阅读和使用涉密文件、资料应当在符合保密要求的办公场所进行，确需在办公场所外阅读和使用的，要履行严格的借阅记录手续。借阅人对文件负有安全和保密的责任，自觉做到按期归还，再用再借，严禁将涉密文件资料带回家或带到其他公共场所。保密员对借出的文件应按时限要求及时追回。密级文件资料，未经密级确定机关、单位或者上级机关批准，禁止复制、复英摘抄、汇编。如复英摘抄、汇编机密级和秘密级文件，必须经批准并履行审批手续，同时不得改变其密级、保密期限和知悉范围，并视同原件管理。

　　六、清退制度按照规定应当清退的涉密文件、资料，原则上应按要求退回原制发的.机关、单位。特殊情况的，应说明原因并报经原制发机关同意。

　　七、销毁制度需要销毁的涉密文件、资料由保密员造册，报办公室领导审批，并履行清点、登记手续，不得擅自销毁。送指定造纸厂销毁的，要有保密员等二人以上押运和监销。严禁将涉密载体作为废品出售。

　　一、涉密文件的拟制、印刷、传递、承办、借阅、保管、归档、移交和销毁，必须严格履行审批、清点、登记、签收等手续。

　　二、涉密文件由单位保密员统一管理，阅办涉密文件必须在办公室或者安全保密的场所进行，对密级文件必须实行专人保管，专册登记，专柜存放，个人不得私自保存涉密文件资料。

　　三、发出、收到和内部运转的涉密电报、文件、资料，必须登记、编号，在交接时，必须履行签字手续。外出开会发的秘密文件，要妥善保管，回单位后及时交给保密员处理；

　　四、传阅涉密文件、资料，由保密员直接传递，不得任意横传。因工作需要长时间使用的，要向保密员办理手续。

　　五六、凡因工作需要复印、印制涉密文件资料，应按规定办理相关手续。复印后的涉密文件资料按涉密文件管理。

　　六、确因工作需要携带涉密文件资料外出的，需经主管领导批准并采取相应的保密措施。不准在公共场所停留、游览、购物、探亲访友等，返回单位后要及时交保密员保管，确保国家秘密安全。

　　七、干部调动工作时，应将自己使用的文件、资料进行清理，全部移交。

　　八、涉密文件资料的清退和销毁。阅办的涉密文件应当及时清退，需要销毁的涉密文件资料，经主管领导批准后，登记造册，交由区保密局统一集中销毁，个人均不可自行、随意销毁。严禁将各类涉密载体或者内部资料、刊物当废品出售。对违反保密规定，使涉密文件资料发生失泄密的，依照国家法律和有关规定严肃处理，追究责任。

　　九、涉密文件资料须定期收回上交，发现丢失，及时汇报并立即追查处理。

　　附：九条保密守则

　　1、不该说的秘密，绝对不说；

　　2、不该问的秘密，绝对不问；

　　3、不该看的秘密，绝对不看；

　　4、不该记录的秘密，绝对不记录；

　　5、不在非保密本上记录秘密；

　　6、不在私人通信中涉及秘密；

　　7、不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论秘密；

　　8、不在不利于保密的地方存放密件、资料；

　　9、不携带秘密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。

　　一、收文。收到上级或其他部门发来的文件后要履行签收手续，签收人应注明收到的具体时间，书写其文件的全称。签收后要认真核对信封号码、件数，开拆后要认真核对文件的文号、件数与发文通知单是否相符，如有差错，应立即向有关部门反映，文件拆封应由文件管理人员或指定的人员负责，其他人员无权拆封。对注有领导同志“亲收”字样的信件，应由领导同志本人或指定的专人拆封。收文后要认真填写收文登记簿，将来文单位、文件标题、文号、密级、份数、收到时间等内容登记清楚。

　　二、发文。分发上级来文和本单位形成的文件，要根据文件的内容和领导的批示意见确定文件分发范围。下发的文件要认真实行文件、发文通知单、信封“三对照”，防止错发、漏发。外送的文件要在信封上加盖密级章。绝密文件要单独装封，封口处加贴“密封条”或加盖“密封”章。发出的文件由收发员登记后发放，收文单位签收，或由邮电局机要通讯发出，不准捎带，不发挂号，更不得发平信。当日的文件要当日送完，不得积压或延误。

　　三、办文。文管人员根据领导的批办意见，认真办理。在办理过程中，要注意把握好每一个环节，交办有手续，收回有注销。做到及时、不拖、不压、不误。对领导批示的查办件，要及时检查办理情况，建立催办记录，并定期向领导报告。

　　四、传阅。按照上级有关规定和领导批示意见进行传阅，不得任意扩大阅读范围。阅读文件要在办公室或阅文室内进行。传阅的文件要放在文件夹内，夹内要有目录、编号，以便查对。不准从夹内抽文件，不得横传或倒手转借。阅文人不在时，传阅夹要放入抽屉内落锁，不准堆放在办公桌上。

　　五、借阅。借阅文件要经过批准，严格借阅手续，限期退回。如需延长使用时间，须办理续借手续。外单位借阅文件，要持有介绍信，并符合阅文规定。借阅的文件要登记，归还后要及时注销。

　　六、复印。不经批准，不得随意复印上级文件和领导同志的讲话。确因工作需要必须复印时，要经发文机关同意。要严格登记、管理制度，对复印的文件、资料，应与正式文件一样对待，认真办好分发手续，按时清退，不得遗失。

　　七、管理。涉密文件要存放在铁制橱内分类放置，经常清点核对。一月一清理，一季一核对，做到文件和登记相符。如发现短缺，应及时查找。领导人参加上级会议带回的文件，要及时交文管人员登记、保密。

　　八、清退。对下发的文件，要按照上级规定，认真组织清退。每年要在上半年把清退工作完成。清退中短缺的文件要认真组织查找。确实查找不到的要追究责任，落实到人，并作出适当处理。

　　九、销毁。各级、府、各部门严禁私自销毁涉密文件，销毁涉密件要经过上级保密管理部门、本单位领导审核同意后方可销毁。严禁向废品收购部门和摊贩出售内部文件、刊物和资料。

　　文件管理制度 7

　　一、目的

　　为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。

　　本制度适用于公司与安全生产有关的文件档案的管理。

　　二、职责

　　2.1 安全环保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。

　　2.2 各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核。

　　2.3 各部门管理人员负责本单位文件档案的收集、归档和保管。

　　三、内容

　　3.1文件资料收集，安全生产文件档案内容如下:

　　3.1.1国家有关安全生产法律法规、标准规范及其他要求。

　　3.1.2上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等。

　　3.1.3公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、领导指示材料等。

　　3.1.4安全生产工作计划、总结、报告等。

　　3.1.5各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等。

　　3.1.6供应商、承包商相关材料。

　　3.1.7安全设施检测、校验报告、记录等。

　　3.1.8安全、职业卫生评价报告。

　　3.2立卷归档

　　3.2.1文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证档案的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用。

　　3.2.2应根据文件资料的重要性，按时间永久、长期和短期等三种进行时间整理，分类归档。

　　3.2.3各部门在每年2月底前对上年度的文件资料进行归档，统一保存。

　　3.2.4各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明，编写页码，填写卷内文件资料目录。

　　3.2.5不同价值，不同性质的.文件资料应当区别管理，单独立卷。

　　3.3档案保管

　　3.3.1档案应入柜上架，科学排列，避免暴露和捆扎堆放。

　　3.3.2应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏。

　　3.4档案借阅

　　3.4.1文件资料档案借阅，必须办理借阅手续，借阅档案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续。

　　3.4.2借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人。

　　3.4.3归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销。

　　3.5档案销毁

　　对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录。

　　四、本制度由安全环保部制定并负责解释，自发布之日起实施。

　　文件管理制度 8

　　（一）总则

　　一、本管理制度旨在确保学校文件收发的完整、及时、准确，促进学院内部及学院和上级部门的信息沟通，提高各部门组织管理工作的效率。

　　二、本制度涉及的文件是指以学院名义发布的各类公文包括请示、报告、决定、通知、意见及规定等等，上级主管部门下达的各类公文，以及各部门上报的各类文件资料。

　　三、文件收发要做到仔细、认真、及时、完整。

　　（二）收文制度：

　　1、接收文件应在文件登记表上的作好登记，填写应仔细、如实、及时，并由办公室人员签字确认。登记表须保持清洁、保存完整以备归档之用。

　　2、联络员在校团委领取的文件应根据校团委的指示及文件内容的缓急，及时将文件送达学院领导或有关部门轮阅，并做好文件传阅记录以备查。

　　3、传阅文件应保持文件完整无缺，并在相应的时间内归还办公室。

　　4、分团委各部门每月月初和月末应按时上交当月的'工作计划及总结。如要举办活动，应上交相应的计划和总结，未在规定时间内上交将按考核制度上的有关规定扣分。

　　5、各部门上交的计划和总结包含打印稿和电子稿，打印稿应存放在各部门文件夹中，电子稿应存放在办公室电脑各部门的文件夹下。

　　6、上交上来的打印搞应及时、认真、如实的做好各项登记，查看是否有图片并做好备注，上交电子稿时办公室接收人应确保其能打开并含有相关内容，做好相应的登记。

　　7、分团委所属各部门可根据需要在办公室查阅文件，但不得善自改动文件内容，查阅时应经过办公室有关人员的批准。

　　（三）、发文制度：

　　1、学院各类文件指在学校内部统一意见、发布通知、决定和沟通信息；向上级部门请示、报告重要事项等。

　　2、欲发放文件应先起草文件草稿，起草完毕后交有关人员审定，审定合格后方可发放。

　　3、根据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学院统一规定编号在发文登记表上分门别类地做好文件的具体信息的登记，学院任何发送文件都得做好登记，该登记表作为归档资料应妥善保存，不得遗失。

　　4、文件发送之前应加盖学院相应的公章。

　　5、对每一号文件办公室都须将文件原稿及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存并存放在办公室文件夹下。

　　注：本管理制度由土建学院分团委办公室制定，并经过相关领导审阅通过。如有改动，以分团委办公室最新制度为准。

　　文件管理制度 9

　　为了更好地规范各类文件的起草、收发、报送、保管等环节，特制定本制度。

　　一、上级来文和外单位来文。办公室人员对上级来文和外单位来文首先要在收文登记簿上详细登记，来文单位、日期、份数、密级、字号等要登录清楚，其次填写好文件阅办卡并粘贴于原文上面，并送总经理批示，总经理批示后送有关人员传阅，总经理有批办意见的，办公室应提醒有关人员批示阅办结果，并将阅办结果送总经理阅。所有传阅人阅毕交办公室应及时将文件收回，分类别分单位存入档案袋。

　　二、本单位各类文件包括简报的起草均有办公室人员负责起草，部门专业文件由各部门专业人员保起草，凡以文件或纪要简报名义上报或下发的文件均由办公室填写发文卡，由签发人即总经理签发后，并详细填写发文登记簿方可复印并存档，没有总经理签发的.文件不能发出和存档。

　　三、上报和发往其他单位的文件应填写文件送达登记簿，由接收文件人签字后方可，否则，不能擅自将文件交予他人，而不办理签收手续。

　　四、报告、请示、汇报、制度、规定等均应以文件形式印发，宣传活动类一般应以简报形式印发，每周例会的纪要内容均以纪要形式印发。落实公司会议精神的情况汇报应以文件形式上报。

　　五、凡打印的错文件应及时销毁，以免机密外泄。

　　六、借阅文件超过八小时的应办理借阅手续，否则不以外借。借阅文件者只限本单位人员，重要文件的借阅均由总经理批准。

　　文件管理制度 10

　　一、文件收发管理

　　单位所有的公文归口办公室管理，实行专人负责，集中管理，以保证公文的使用效益和资料的完整性，有利于加强安全保密工作。

　　(一)公文的'签收呈办

　　1、签收：办公室人员应按时领取文件和信件。

　　2、呈办：凡收到的文(函)件(包括领导带回的会议文件)，应及时登记、呈送、拟办、传递。对收到的文(函)件，由分管的副主任提出拟办意见后，再行传递。属急件的随收随呈，及时办理。

　　(二)公文的保密。

　　对“三密”文件应按规定的阅读范围传递，同时做到：不横传，不随意从中抽出文件，不带到公共场所和宿舍，不在保密室外过夜。并做到日清、月查、及时清退。

　　(三)公文的借阅承办。各科室及有关人员须承办和借阅文件时，均应办理借阅登记手续，用后及时归还。

　　二、内部拟文

　　(一)行文规则

　　1、行文应当确属需要，注重实效，坚持少而精。

　　2、向上级请示问题，应当一文一事;不应当在非请示公文中夹带请示事项。

　　3、向区直有关单位的重要行文，应当同时抄报区委老干部局。

　　4、与我单位不相隶属机关之间一般用函行文。

　　5、与其他同级单位间必要时可联合行文。

　　(二)制发程序

　　主办科室承办人拟稿→科室负责人核稿→分管主任审核→主任签发→办公室校核公文格式并登记→编号→承办科室校对→打愈装订→办公室盖章→封发。

　　(三)公文起草

　　1、起草公文一律用蓝黑或碳素墨水书写或在微机上直接录入打印，不得用红色墨水、圆珠笔和铅笔书写，草拟文稿首页一律使用发文稿纸。字迹要工整，稿面要清晰。修改文字要运用标准修改符号，不得书写在装订线以外。

　　2、科室完稿后，一律用蓝黑或碳素墨水填写拟文稿签，全稿按管理权限或分工逐级送领导审签，拟稿者按审签意见进行修改、定稿。做到行文体式得当，行文要素齐全，审签程序规范，意思表达准确。

　　(四)公文校核与校对

　　1、公文正式印制前，由办公室对公文的审批手续、文件格式以及文字表达、主题词等进行校核，确定发文字号、印发范围和印制份数。

　　2、公文的印制与校核由承办科室负责，校样要与原稿一致。公文印制好后，承办科室要及时将文件、原稿及电子版交办公室保存。

　　(五)公文装订、传递

　　1、公文装订、封发由办公室或承办科室负责。

　　2、需及时下发的会议通知和上报的重要报告、请示，经中心领导签批后可通过传真下发、上报。

　　3、公文上报下发应发给组织，一般不发给个人。

　　文件管理制度 11

　　1.主题内容与适用范围

　　本标准规定了产品图样及技术文件的版本及文件编制、会签、归档、保存、发放、更改、收回等管理要求。目的是对文件和资料进行有效的控制。

　　本标准适用于本公司产品研制、生产过程中产品图样、技术文件和资料的版本、形成、归档、保管、使用和借阅。

　　2.引用文件

　　SJ/T 207.1～3－1999 《设计文件的管理制度第1～3部分》

　　SJ/T 207.4－1999 《设计文件管理制度第4部分：设计文件的分类编号》

　　QB/YT KF 7.7.9- 《更改控制程序》

　　QB/YT KF 7.03- 《项目（设计/开发）控制程序》 GB/T 19017-质量管理体系技术状态管理指南Q/YTD 1002- 《企业档案分类编号及标识》

　　3.产品图样及技术文件的编制要求

　　3.1产品图样及技术文件所包含的信息构成了产品技术状态基线。必须以产品为单位，提出明确的产品技术状态信息。它包括产品的定义和使用信息，即:要求/规范（技术指标）、设计图样、零件清单、软件清单、模型、试验规范、维护和操作手册及文件版本号。

　　3.2在产品实现过程中的关键件、重要件，应在文件中进行标识，确保关键件、重要件的可追溯性。对静电敏感器件、湿度敏感器件等，应予以标识，以便加强防护。

　　3.3产品图样及技术文件应以产品或整件为单位成套，归档图样文件需会签完整。其编制要求和填写格式及十进分类编号、名称必须符合SJ 207的规定。产品成套设计文件、工艺文件资料的编制明细要求见附录A。

　　3.4产品定型鉴定文件的编制要求（见附录B）。

　　4.各部门职责

　　技术开发部：负责产品研制过程中的产品实现策划，设计、工艺图纸文件及定型文件、资料的拟制、审核、齐套、会签及更改，并对产品图样的正确性、现行有效性负责。对应用软件工具，研发过程中的电子文件及其修改状态、文件的版本、流转进行掌控，对电子文件的质量负责。

　　生产管理部及车间：负责产品在试制、生产过程中形成的文件、记录、资料的收集、整理，对所领用的产品图样完整、安全和回收负责；

　　质量控制部：负责产品在试制、生产过程中形成的'有关质量文件、记录资料的收集、整理。

　　销售服务部：负责收集、整理、提供有关产品销售合同、技术协议、来自顾客的产品图样和技术文件。技术管理部：负责收集、整理有关产品研制合同、技术协议、设计任务书、设计评审、验证、确认、定型鉴定文件。负责产品图样、技术文件资料的归档、分类保管和借阅、发放、登记、控制。

　　5.会签

　　5.1会签的产品图样由设计师负责提供，未经会签的图样不得归档和投入生产。

　　5.2会签路线

　　产品图样按下列规定逐级会签：

　　拟制审核工艺（需要时）标准化批准

　　研发试制阶段加工所需图样的会签可简化为：拟制审核批准

　　文件管理制度 12

　　1、目的

　　为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

　　2、职责

　　2.1总经理负责公司所有对外发文审批。

　　2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。

　　2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

　　2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印管理、归档管理工作。

　　3、文件种类

　　3.1上行文:请示，报告，计划，总结；

　　3.2下行文:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；

　　3.3平行文:信函，会议纪要。

　　4、文件格式

　　4.1发文统一使用以上文件类别之一。

　　4.2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。

　　4.3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。

　　4.4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚:

　　4.5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；

　　4.6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等坚持一致。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1、5倍，以清晰、美观为原则；

　　4.7附件。通常指随正文发出的补充说明材料:如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件:xxx"字样；如果附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明；

　　4.8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名(前面冠以职务身分)署名:落款一般放在正文(或附件标记)的右下角，相关于书信中具名的位置；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上头加注一行"(此页无正文)"字样；落款字体与正文相同。

　　4.9日期:

　　4.9.1一般应写发文日期；

　　4.9.2制度或会议经过的'文件应写经过的日期；

　　4.9.3重要的文件写签发的日期；

　　5、文号

　　5.1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。

　　5.2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；

　　5.3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。

　　6、用印

　　6.1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。

　　6.2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；

　　6.3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。

　　7、文件管理

　　7.1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作:

　　7.2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。

　　7.3签发。签发人对签发的文件负有完全职责，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理；不一样意的写出具体意见返还拟文人重新撰写；

　　7.4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。

　　7.5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。

　　7.6收文。文件管理人员(一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在《收文登记表》内，资料包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情景、备注等。

　　7.7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。

　　7.8保存。文件办理完毕后，由最终处理部门人员进行保管。

　　7.9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。

　　8、相关文档

　　8.1文号编码规则

　　8.2《文件编号使用登记表》

　　8.3《对外发文登记表》

　　8.4《对内发文登记表》

　　8.5《收文登记表》

　　8.6《文件处理单》

　　8.7《传阅单》

　　8.8《用印登记表》

　　8.9对外发文格式

　　8.10对内发文格式

　　8.11报告总结格式

　　8.12会议纪要格式

　　8.13会议记录格式

　　9、修订及实施

　　9.1本规定由全公司各部门实施，行政人事部进行监督。

　　9.2本规定修订权在公司。

　　9.3本规定从二零零四年五月一日实行。

　　文件管理制度 13

　　1.总则

　　1.1本工作制度依据工程承建合同文件、国家和行业行政规章制度以及工程建设管理文件有关规定制订。

　　1.2.本制度适用于建设单位单位、监理单位(监理机构)及承包商之间所有工程文件的传递与管理。

　　1.3.工程文件分类及其组成。

　　1.3.1设计文件。指由设计单位通过建设单位提供，或由建设单位提供，或按承建合同规定由承包商提供可用于工程实施的施工图纸、设计说明书、技术要求、技术标准以及其相应的设计修改通知，或按合同规定可由监理工程师签署的变更批示等文件。

　　1.3.2施工文件。指承包商根据工程承建合同规定或根据监理文件要求必须报送监理单位的施工组织设计、施工技术措施、施工计划、材料供应计划、工程项目开工申请、工程检测试验报告、合同支付报表、合同索赔与合同商务文件、各种工程施工问题请示以及与工程实施、竣工、维护等一切工程承建活动有关的各种图纸、报告、图片和原始记录、报表、材料与资料等。所有反映工程承建合同过程与工程承建活动的文件。

　　其中由分包施工承包商盖章并由承包商授权签发的施工文件属于二级施工文件。

　　1.3.3监理文件。指监理工程师在建设单位授权和按工程承建合同规定开展监理工作所编制发布的文件，以及有关工程建设活动的批复、简报、通报、通知、规定、签证以及协调会议纪要等，所有反映工程承包与建设监理合同履行过程和建设监理过程的文件。

　　1.3.4建设单位指示。指经建设单位或建设单位有关部门依照工程承建合同和建设监理文件规定签发、下达、批转的与工程建设活动有关的纪要、简报、通报、通知、规定、批复、批转、以及与此有关的各种文图、函件等。

　　1.4.具有合同效力的一切工程文件，均以书面文件为准。特殊情况下可先口头或电话通知，并在二日内补发书面文件。

　　1.5.除非建设单位另有指示或工程承建合同文件另有规定，否则不符合文件传递程序的文件，可能被视为非正式文件或无效文件而不具有合同所赋于的效力。由此所造成的工程延误与合同责任，由责任方承担。

　　2.设计文件管理

　　2.1建设单位提供用于工程实施的设计文件均为一式十八份，监理审核备查及监理工作留存二份，其中四份依照工程承建合同文件规定批转承包商执行。

　　2.2设计文件应根据建设单位与设计单位签订的供图计划，按时提供给建设单位。监理公司于收到建设单位设计文件后七天内组织完成审核工作。对于需要修改的设计文件，提出修改意见，通过建设单位转达回设计单位研究处理;审核合格图纸，交承包商执行。

　　2.3承包商对收到的设计文件应进行仔细阅读和检查(包括核对所有的尺寸、高程和数量)，对发现的或在作业实施过程中发现设计文件中存在的缺陷或错误，应在3天内以书面通知监理单位，供监理工程师在施工前或该项作业实施前作出修改和补充，避免由此引起返工和造成损失。

　　2.4正式施工前设计文件必须经过会审。

　　2.5施工过程中，若地形、地质或其他自然条件发生了与设计文件不符的重大变化，承包商应及时书面通知监理单位，并提出处理或变更建议报监理工程师审批。

　　2.6施工期间，监理公司依据工程承建合同文件规定的建设单位授权所签发的施工变更指示，承包商应予执行。

　　2.7除非合同文件另有规定，或监理文件另有要求，否则经监理批准的设计文件(包括监理公司签发的施工变更指示)，在送达承包商6小时后生效。

　　2.8承包商可根据施工需要自行复制所需数量的设计文件，也可通过监理公司向建设单位申请追加提供图纸份数，并为此支付其费用。

　　2.9由建设单位或监理公司所提供的设计文件，承包商不得用于本合同项目范围以外或转给第三方。

　　3.施工文件管理

　　3.1承包商应依照工程承建合同规定和监理文件要求，报送或递交工程活动全过程的施工文件。施工文件的报送期限、内容、格式和细节应符合建设单位和监理公司的要求。

　　3.2对于已经批准的施工文件，若因自然条件或施工条件发生重大变化，或必须对施工文件作实质性的变更，承包商仍应按上述要求及时提出书面文件重新报请建设单位或监理公司审批。

　　3.3合同文件规定由承包商负责设计的工程项目，承包商必须于开工十四天以前，一式四份报监理工程师审批。

　　3.4承包商(含二级单位)编制的施工文件均应一式四份递交监理公司，并由监理公司资料员负责签收。经建设单位审批的施工文件或其审签意见单也由承包商指定的资料员向监理公司资料员领取。

　　3.5对于应报送审批并业已送达的施工文件，监理公司将在合同规定期限内完成审批工作，审批意见包括“照此执行”、“按意见修改后执行”、“修改后重新报送”或“已审阅”四种。返回承包商的施工文件审签或批复意见若为“修改后重新报送”。承包商必须按有关规定和要求修改后重新报送，并承担由此所造成施工延误及经济损失等的合同责任。

　　3.6施工文件的报送期限以监理公司或指定签收人的签收日期为准。该报送期限按合同文件规定执行。若合同文件未明确规定时，按有关监理实施细则或监理工作规程的要求执行。

　　3.7监理公司超过审批期限仍未完成对施工文件的审批，可认为该报审文件已经得到监理工程师同意。事后，监理仍有权对该报审文件提出异议和批复，承包商应予执行。

　　4.建设单位指示或向建设单位单位报送的文件

　　4.1除非建设单位中有指示或合同文件另有规定，否则承包商向建设单位报送的施工文件都必须主送监理公司，并经监理公司审核和转达。

　　4.2除非建设单位另有指示或合同文件另有规定，否则建设单位关于工程项目施工的主要意见和决策，都将通过监理公司向承包商下达实施。

　　5.监理文件管理

　　5.1监理文件的`送达时间以承包商授权部门与机构负责人或指定签收人的签收时间为准。

　　5.2承包商对收到的监理文件有异议，可于接到该监理文件的3天内或合同规定时限内，向监理公司提出确认或要求变更的申请。监理公司在7天内或合同规定时限内对承建单位提出的确认或变更要求作出书面回复，逾期未予回复表示监理公司对原指令予以确认。

　　5.3承包商如对监理文件或监理公司的确认意见有异议，可于该文件或确认意见送达后的3天内向建设单位单位申请复议，并承担由此而产生的一切费用与损失。

　　5.4若承包商对监理文件(包括监理的确认意见)或建设单位的指示(包括其复议意见)有异议，应首先在总监理工程师的协调下，通过友好协商寻求全面解决。

　　若经协商仍未能取得一致意见，建设单位和承包商任何一方均可依据合同规定进行仲裁或提交法律程序，但应事先将此意向通报监理单位

　　5.5除非监理公司或建设单位复议指示或合同争议评审组或通过仲裁程序对监理文件已作出撤消、变更或修改，否则在复议、评审或仲裁期间，原已送达的监理文件继续有效。

　　6.工程文件传递与受理

　　6.1工程文件传递流程图:

　　设计文件

　　设计单位

　　项目法人

　　项目法人指示

　　监理单位

　　监理文件

　　承包商

　　施工文件

　　主导流向

　　反馈流向

　　6.2属紧急工程文件，必须在其左上角一个明显位置加盖“急件”章，受理方应在一个合理的短时间内作出处理。在非常情况下，还可以先通过电话或口头传递文件内容要点，并在随后的8小时内补送书面正式文件。

　　6.3为促进工程建设的顺利进展和工程建设合同的切实履行，根据《工程建设监理合同》文件规定，建设单位应在14天(对于急件，应在一个更短的时间)内，就监理方书面提交并要求建设单位作出决定的事宜作出书面决定送达监理方。若超过期限监理方未收到建设单位的决定意见，可理解为建设单位对监理方的明确建议意见无异议，并将该建议意见视为建设单位的决定。

　　文件管理制度 14

　　1、目的：

　　为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。

　　2、适用范围：

　　本制度适用于公司所有文件的管理。

　　3、定义：

　　公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。

　　4、文件处理程序：

　　公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。

　　4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。

　　4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的检查与监督。

　　5、文件分类：公司的公文主要可分为以下类：

　　5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的`明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编；“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的明确；“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。

　　5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项；

　　5.3人事通知适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。

　　5.4工作报告适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。

　　5.5会议纪要适用于公司各级会议进行的记录的文件。

　　5.6对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。

　　5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。

　　5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。

　　5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。

　　5.10批复：答复请示事项用“批复”。

　　6、文件格式：

　　6.1公司所有文件采用A4竖版模式，四周页边距设置为2.5CM，页脚设置为1.5CM，采用数字形式；6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。

　　6.3文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送)单位(部门）等部分组成；

　　6.4文件标题使用华文中宋体小二号，其他均使用宋体五号，1.5倍行距。标题与公司徽标间空一行；标题下方靠右为发文编号；发文编号与正文之间可空一行；正文中小标题可使用粗体；章节段落之间可空一行；文件落款位置偏右，正文与落款之间空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，与正文间隔一行、与落款间隔二行。

　　6.5发文字号包括代号、年号、顺序号；公司各类文件须统一编制发文编号，编号数字不分按年度时间顺序排序。

　　6.5.1公司级发文瑞普总字【xx】号，一般适用公司级重大决定、战略、管理制度等方面发文，其他各部门发文为该部门为主要责任的相关工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免类发文瑞普人字【xx】号

　　6.5.3总裁办发文瑞普办字【xx】号

　　6.5.4财务部发文瑞普财字【xx】号

　　6.5.5研发部发文瑞普研字【xx】号

　　6.5.6质管部发文瑞普质字【xx】号

　　6.5.7营销中心发文瑞普销字【xx】号

　　6.6签发人：制度类和通知类文件在落款处上方应加“签发人”项目，由相关负责人手写签名。文件底部应添加与文字页面等宽两横线，两横线间下添加“报送、发送、抄送、印制份数”等项目，1.5倍行距。“报送”为需要了解此文件的总监级以上领导，“主送”对象为该文件直接关系到的部门或人员，“抄送”对象为该文件不直接相关却应该了解的部门或人员。对于版面一页稍多的文件，文档正文部分可以适当缩小行距，使该文件保持在一页内，但是如果不能保证盖章生效和相关领导签字，在文件的第二页开头可写明此页无正文的字样。

　　6.7密级：公司文件密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部文件”四级，注在文件的右上角。

　　6.8紧急程度：最紧急、最重要、权重最大的工作或事项，标注“紧急”或“急”字样，经理、主管以上人员阅办此类文件要求引起高度关注，以最快的速度，组织最有力的资源，统筹安排、科学组织、协调配合、逐项落实，确保工作在规定的时间内按期完成。

　　6.9具体要求：

　　6.9.1文件标题应准确简要概括文件的主要内容；

　　6.9.2文件中包括项目符号、文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写，分层标识。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称，文件必须加盖公司公章。

　　6.9.3文件最后一页的页脚横线上方有主题词；

　　6.9.4公司两页以上页数文件都必须添加页码，位置为页面底端，对齐方式为居中，首页显示页码，格式为默认格式；

　　6.9.5文件内容要求按章按条款依次排列，结构完整、层次清楚；实事求是、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、标点正确、用字准确、格式规范；

　　6.9.6本规定中其他未规定事宜，应按照应用文标准格式编辑。

　　7、收文：

　　7.1收文一律使用《天津瑞普生物技术股份有限公司收文簿》；

　　7.2外单位来文均由总裁办指定专人收文，由总裁办统一拆封、登记，由行政总监填写《文件阅办单》提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门或领导，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。

　　7.3文书处理工作：

　　7.3.1文书处理包括文件的分送、传递、承办、催办、签收、保管、立卷归档等程序；

　　7.3.2部门文件平时的管理，要求实行分类管理，文件夹侧面标题设置为4个字，添加公司徽标和英文简称。如：行政管理、公司制度、公司证件、数据统计。文件夹内设目录便于查找。标题格式详见附表；

　　8、发文：

　　8.1发文执行天津瑞普生物技术股份有限公司发文流程，发文程序如下：公司内部发文：

　　拟稿人→核稿人：部门主管领导（经理、总监）审核→公司主管领导（总监、副总裁）核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案对外发文：

　　拟稿人→部门经理或总监、副总裁审核→总裁核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案

　　9、附则：

　　9.1本制度的最终解释权及修改权归天津瑞普生物技术股份有限公司总裁办；

　　9.2本制度的制定、解释、修改等工作由公司总裁办负责，经公司总裁批准后下发；

　　9.3本制度自下发之日起生效。

　　9.4附相关支持性文件。

　　9.4.1文件页面格式

　　9.4.2文件阅办单

　　9.4.3公文拟稿纸

　　9.4.4标题格式

　　文件管理制度 15

　　1.目的

　　对管辖区域内的危险作业进行监控，确保人身财产安全，杜绝事故发生。

　　2.范围

　　适用于公司各部门。

　　3.职责

　　3.1公司总经理或相关授权人负责所辖区域内的危险作业的审批。

　　3.2相关主管(主办)具体负责危险作业的指挥监督和落实。

　　3.3现场安全员进行监护。

　　4.方法和过程控制

　　4.1本文件所称的.危险作业是指在小区范围内进行的高空作业、物品吊装、大件物品(超长、超宽、超高等)搬运、湿滑场地作业、非水平场地作业以及重物搬运等操作。

　　4.2所有在管辖区域内公共场所进行的危险作业必须事先报公司总经理或相关授权人审批，批准后指定专人负责作业指挥、监护后方可进行。

　　4.3需要隔夜施工、对顾客出行造成不便或对小区有较大影响的危险作业必须至少提前一天发布有关通知，以便顾客提前准备。

　　4.4安全员在对危险作业进行指挥、监控时应首先注意自身安全。

　　4.5在危险作业进行前，安全员应对施工人员交代安全第一、预防为主的方针。

　　4.6危险作业的施工现场必须用警戒带圈出警戒区，并在明显位置放置如高空作业，请勿靠近等字样的标识。

　　4.7安全员必须维护好现场秩序，阻止无关人员进入施工区域。

　　4.8对于3米以上的高空作业，应至少设一名安全监护员进行监控。

　　4.9对车辆、人行通道上方的高空作业，必须在通道两端放置警示标识，尽可能将通道临时封闭，指挥车辆行人绕行。

　　4.10在危险作业现场附近停放有车辆或其他重要设施时，应尽可能移走，确实无法移走时，应采取保护措施，避免造成不必要损失。

　　4.11安全员应监督高空作业人员是否系安全带、挂安全钩、戴安全帽、穿胶鞋。

　　4.12安全员应监督作业人员不可将吊绳、电缆等工作回线缠在身上。

　　4.13高空作业、吊装以及需四人以上的搬运重物，须设专人指挥。

　　4.14对过重的物品搬运应使用机械设备，防止对员工造成潜在的伤害。

　　4.15危险作业完毕后，负责监护的安全员应督促施工人员及时对现场进行清理，撤回警戒带和标识，并向审批人汇报工作结果。

　　5.支持性文件

　　jsnhwy7.0-12《安全管理程序》

　　jsnhwy7.0-12-05《突发性紧急事件现场处理办法》

　　6.质量记录和表格

　　《安全员巡查记录表》

　　《紧急事件处理记录表》

　　文件管理制度 16

　　一、总则

　　1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。

　　2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的内容，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。

　　3、适用范围：适用于本厂的技术文件的管理。

　　二、技术文件的编制

　　1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

　　具体包括：

　　文件管理制度

　　1）开发计划阶段：方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

　　2）开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

　　3）产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

　　4）产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

　　2、技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。

　　3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

　　三、技术文件的提交

　　1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范文件管理制度

　　认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。

　　2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。

　　3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。

　　4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。

　　四、技术文件的归档

　　1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准；技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。

　　2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。

　　3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其文件管理制度中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的'方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。

　　4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套：一套存放在公司服务器上，供查阅使用；一套刻录成光盘，做封存保管。

　　5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。

　　6、归档文件时，须填写《设计项目归档资料清单》，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。

　　五、技术文件的借阅

　　1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法保持不具权限的文件。

　　2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写《借阅登记表》，然后方可通过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

　　文件管理制度

　　3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。

　　4、如有特殊情况需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。

　　5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整《借阅文件记录表》。

　　六、责任追究

　　各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律责任的权利。

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