员工档案管理条例

员工档案管理条例

　　第一条员工档案内容

　　(一)应聘人员面试评价表、新员工声明、试用合同。

　　(二)员工登记表、身份证、学历证、学位证、外语等级证书、各种资料证以及其他相关证件的复印件。

　　(三)员工档案照片。

　　(四)员工转正申请表、试用员工登记表、声明、劳动合同。

　　(五)员工异动申请表、异动交接手续。

　　(六)其他反映员工信息的材料。

　　第二条存档要求

　　(一)公司员工内部档案应及时、全面地收集到人力资源部统一保管;各部门应主动将平时形成的应归档材料及时送交人力资源部保管;驻外机构在当地招聘的人员须建立详细的人事资料存档备查。并将所聘人员的主要个人资料整理汇总后(原件)交公司人力资源部存档。

　　(二)人力资源部对收集的归档材料按规定进行整理、装订并按员工顺序号进行存放保管。为确保档案的准确，每半年对内部档案进行检查、核对，同时不定期查看，做到防蛀、防潮。每年年底清理当年离职员工档案，并将离职员工档案移交公司档案馆保存。(具体保管要求按照公司《档案管理制度》执行)

　　第三条档案借阅

　　(一)查阅、借阅员工档案的人员须是部门经理及以上管理人员，且只能查、借其下属的档案。

　　(二)查阅、借阅员工档案的人员须填写《档案查阅(借阅)登记薄》。

　　(三)档案借出时间不超过5个工作日。查阅、借阅档案者负有保密义务和保管责任。

　　第四条附则

　　(一)本制度由公司规章制度编审委员会起草并修订，经公司职代会讨论并通过，自20xx年1月1日总经理签发公布之日起正式实施。

　　(二)须制作运用的管理表单有《档案查阅(借阅)登记薄》(执行部门可据实调配)。

　　(三)本制度由人力资源部负责执行，最终解释权归公司人力资源部。

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