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公司证照管理制度（通用5篇）
在当今社会生活中，人们运用到制度的场合不断增多，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。你所接触过的制度都是什么样子的呢？以下是小编帮大家整理的公司证照管理制度（通用5篇），希望对大家有所帮助。
公司证照管理制度 篇1
总则
第一条为加强中交一局海威工程建设有限公司（以下简称“公司”）证照管理，规范证照的申请、保管、使用、登记、变更、备案等工作程序，切实防范风险，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国公司登记管理条例》等法律法规和管理规章，特制定本办法。本办法适用于公司的证照管理。
第二条证照是公司以及所属各项目依法合规经营的重要法律依据文件，其所载内容是各单位依法合规经营的前提条件之一，必须给予妥善安全管理，并维护其严肃性。
第三条 公司证照的管理采用分级负责的原则。公司证照采用归口管理、管办分离、管用分离的原则，并对公司证照管理实行统一指导。
第四条 本办法所称证照包括但不限于企业类、财务类、产权（房屋和土地）类和社保类、其他类证照等。
第五条 公司企业发展部为牵头部门，会同各证照归口部门对公司证照进行管理。
证照的申（换）领
第六条 公司企业类证照的申（换）领工作由公司企业发展部负责办理，财务类证照的申（换）领工作由公司财务管理部负责办理，产权（房屋和土地）类证照的申（换）领工作由公司办公室负责办理，社保类证照的申（换）领工作由公司人力资源部负责办理。其他类证照的申（换）领工作由公司相关证照管理归口部门负责办理。
第七条 公司证照申办成功后，须及时向上级证照管理归口部门报备。报备单位应填写证照报备表，并同报备的证照电子扫描件或复印件一并上报。
证照的变更、延期、维护
第八条 公司企业类证照的.变更、延期、维护工作由公司企业发展部负责办理，财务类证照的变更、延期、维护工作由公司财务管理部负责办理，产权（房屋和土地）类证照的变更、延期、维护工作由公司办公室负责办理，社保类证照的变更、延期、维护工作由公司人力资源部负责办理。其他类证照的变更、延期、维护工作由公司相关证照管理归口部门负责办理。
第九条 公司证照变更、延期、维护工作完成后，须及时向上级证照管理归口部门报备。报备单位应填写证照报备表，并同报备的证照电子扫描件或复印件一并上报。
证照的日常管理
第十条公司企业发展部负责公司企业类证照的登记、备案、年报、保管、领取与移交、统计汇总等日常管理工作，与颁发公司相应证照的部门和机构进行沟通联络，并指导所属分公司相应证照的申（换）领、变更、保管、登记、备案、年报等工作。公司企业类证照正本由企业发展部保管，副本由市场开发部保管，公司名称变更通书原件由市场开发部保管。
公司财务管理部负责财务类证照的登记、备案、年报、保管、领取与移交、统计汇总等日常管理工作，与颁发公司相应证照的部门和机构进行沟通联络，并指导所属分公司相应证照的申（换）领、变更、保管、登记、备案、年报等工作。
公司办公室负责产权（房屋和土地）类证照的登记、备案、年报、保管、领取与移交、统计汇总等日常管理工作，与颁发公司相应证照的部门和机构进行沟通联络，并指导所属分公司相应证照的申（换）领、变更、保管、登记、备案、年报等工作。
公司人力资源部负责社保类证照的登记、备案、年报、保管、领取与移交、统计汇总等日常管理工作，与颁发公司相应证照的部门和机构进行沟通联络，并指导所属分公司相应证照的申（换）领、变更、保管、登记、备案、年报等工作。
公司其他类证照管理归口部门负责相关类证照的登记、备案、年报、保管、领取与移交、统计汇总等日常管理工作，与颁发公司相应证照的部门和机构进行沟通联络，并指导所属分公司相应证照的申（换）领、变更、保管、登记、备案、年报等工作。
第十一条 公司各类证照管理部门应设有专人负责证照的日常管理，确保证照的安全、合法、有效及证照上所载内容与实际保持一致，并建立证照清单和流转交接登记簿，规范管理流程。
证照的使用
第十二条 为防范风险，公司证照原件（含正本、副本）原则上不能对外提供或使用。因业务需要必须对外提供原件时，必须严格履行借用审批手续，并确保妥善使用，按时归还。
第十三条 公司各部门如因业务需要，须对外提供公司证照原件、复印件、电子扫描件时，需由借用部门到相应证照管理归口部门填写《证照借阅登记表》，方能办理借用手续。
第十四条 公司所属各项目如因业务需要，必须对外提供公司证照原件、复印件、电子扫描件时，需由所属项目借用部门填写《证照借用申请单》，经借用项目负责人审批签字并加盖所属项目公章，将扫描件报公司相应证照管理归口部门审批后，方能办理借用手续。
第十五条 公司证照原件、复印件、电子扫描件必须在规定范围和借用期限内使用。证照原件使用完毕后，应立即归还并办理相应归还手续。若未能按时归还，必须提交书面材料加以说明。证照的电子扫描件使用完毕后应立即删除，不得擅自留存、使用和外借。
未经授权审批，任何部门、单位和个人不得使用、转借、复印公司证照原件、复印件和电子扫描件。
第十六条 证照管理责任人应确保证照借用、归还登记的及时性和完整性，并及时追踪证照使用情况。
证照借用部门、单位和个人应妥善使用和保管证照，应确保证照的安全性、完整性和整洁性。
证照的补办
第十七条 借用部门、项目和个人将公司证照原件遗失或损毁的，应于两日内呈书面报告（加盖部门/单位公章）至公司证照管理归口部门，公司证照管理归口部门应及时进行相应处理（登报挂失、声明作废等）和补办。
公司企业类证照的补办工作由公司企业发展部负责办理，财务类证照的补办工作由公司财务管理部负责办理，产权（房屋和土地）类证照的补办工作由公司办公室负责办理，社保类证照的补办工作由公司人力资源部负责办理。其他类证照的补办工作由公司相关证照管理归口部门负责办理。
第十八条 公司证照原件若遗失或损毁时，应及时向上级证照管理归口部门上报，并应按照单位有关规定给予有关责任人处罚。
证照的注销和作废
第十九条 证照需注销或作废的，各证照管理归口部门应及时办理。公司企业类证照的注销和作废工作由公司企业发展部负责办理，财务类证照的注销和作废工作由公司财务管理部负责办理，产权（房屋和土地）类证照的注销和作废工作由公司办公室负责办理，社保类证照的注销和作废工作由公司人力资源部负责办理。其他类证照的注销和作废工作由公司相关证照管理归口部门负责办理。
证照注销和作废工作完成后，公司相关证照管理归口部门应及时对注销和作废工作进行备案和通报，并不得继续使用。其他持有已注销证照复印件和电子扫描件的部门、单位和个人应及时进行销毁或删除，不得继续使用。
如因工作需要必须使用已注销或作废的证照原件、电子扫描件和复印件的，应按第五章的相关规定办理手续。
第二十条 公司证照注销和作废工作完成后，须及时向上级证照管理归口部门报备。报备单位应填写证照报备表，并同相关备案文件一并上报。
罚则
第二十一条 对违反本办法规定的部门、项目和人员，公司将视情况给相应处罚：一般违反的，公司将给予口头警告、书面警告或通报批评；发生下列行为之一的，对相关部门、单位给予2000至10000元的处罚，对相关人员给予500元至1000元的处罚，并由其负责承担补办证照等弥补损失的相关费用；构成犯罪的，移交司法机关处理：
（一）损毁证照的、损毁证照不报告或延迟报告的；
（二）遗失证照的、遗失证照不报告或延迟报告的；
（三）出租、出借、转让证照的；
（四）冒用、盗用、伪造、变造、涂改证照的；
（五）因管理不善造成其他严重后果或恶劣影响的。
公司证照管理制度 篇2
第一条公司证照由行政部指定专人统一管理。
第二条证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。
如：营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证、ISP经营许可证等。
第三条证照的使用包括借用、复印等。
第四条证照使用必须填写《证照使用申请单》。
第五条证照借用程序
借用人申请→部门负责人复核→主管总监审核→总经理核准→办理借用手续→归还借用完毕后，应在时限内归还证照保管人。
第六条证照复印程序
借用人申请→部门负责人复核→主管总监核准→办理借用手续→发放复印件，如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人。
第七条如需使用原件，则总总经理须核准。
第八条证照复印件必须加盖“再复印无效章”。证照保管人必须做出登记，认真填写《证照使用登记表》。
公司证照管理制度 篇3
一、公司证照由总经办指定专人统一管理。
二、证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。如：营业执照、组织机构代码证、税务登记证等等。
三、证照的使用包括借用、复印等。
四、证照使用必须填写《证照使用申请单》。
五、证照借用程序：
借用人申请→部门负责人复核→主管副总经理审核→总经理核准→办理借用手续→归还借用完毕后，应在时限内归还证照保管人。
六、证照复印程序：
借用人申请→部门负责人复核→主管副总经理核准→办理借用手续→归还(如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人)。
七、如需使用原件，则须总经理核准。
八、证照复印件必须加盖“再复印无效章”。证照保管人必须做出登记，认真填写《证照使用登记表》。
公司证照管理制度 篇4
1目的
本规定就公司内使用的印章的制发、改正与废止、管理及证照的正常、合理使用做出规定。
2适用范围
适用于公司各部门、各管理处印章及证照的管理。
3定义
本规定中所指印章是在公司发行或管理的文件或与公司权利义务有关的文件上,因需以公司名称或有关业务部门(含管理处)等名义使用的印章。
4职责
4.1办公室负责公司印章的刻制,并对公司印章的使用管理进行监督。
4.2各部门、各管理处负责各自业务用印章的保存与管理。
4.3
部门/岗位工作职责
办公室主任负责各类公司级公章和证照的保管和使用,并对最终结果负责。
管理处负责人负责本管理处各类印章和证照的保管或授权其他人保管,并对最终结果负责。
5方法及过程控制
5.1制定、改刻、废止:
5.1.1公司印章的制作,改刻、与废止的议案由印章使用部门/管理处提出,并经办公室主任同意。
5.1.2办公室在议案中提出新旧公司印章的种类、名称、形式、使用范围及管理权限说明。
5.1.3印章的印模以印鉴簿形式由办公室保管。
5.1.4公司印章的刻制由办公室负责,印章刻制完成后,填写《印章种类及管理》表,并由使用部门签字后领用,同时,如有需要更换或废止的印章应由各部门印章管理人迅速将旧印章交还办公室。
5.1.5公司印章在受到散失、损毁、被盗的`情况时,各部门管理人员应迅速向办公室递交说明原因的报告书。同时办公室应上报常务副总经理知悉,并按5.1.1至5.1.4条款要求重新申请制作。
5.2公司印章使用方法:
公司公章使用必须经办公室主任批准并填写《各类租售合同/协议盖章申请单》、《(项目)各部门、物业系统盖章申请单》。公章外借及经营类使用公章必须经主管总经理助理批准并填写《印章外借申请单》。
5.2.1管理处、部门业务印章的使用及外借,由管理处经理及部门负责人批准,并记录。
5.2.2公司印章的使用原则,由印章管理人掌握。印章管理人必须严格控制用印范围和仔细检查用印申请单上是否有主管总经理助理批复意见。
5.2.3公司印章的用印原则:
公司、部门名章分别用于以各自名义行文时。
5.2.5用印方法:
a公司印章应盖在文件正面;
b公司印章的盖章处除有另行规定或文件形式无固定要求的之外,一般盖于公司名称、部门名称的右侧。
c盖印文件必要时应盖骑缝印。
5.3各类证照的管理
5.3.1各类证照包括各类营业执照、税务登记证(包括国税、地税)、收费许可证、收费价目表、统计登记证、卫生许可证、机动车停车场许可证、企业代码证、无线电台执照及有关荣誉证明等(无证书的奖牌需有照片存档)。
5.3.2各管理处应指定专人对各类证照进行管理,并登记在《证照登记表》上。
5.3.3如因工作需要使用各类证照,使用人需填写《证照领(借)用申请表》,经主管总经理助理同意后,方可使用。
5.3.4办公室要确保公司各类证照的有效性,各管理处负责人须确保本部门各类证照的有效性,并指定专人办理各类证照年审等相关手续或委托公司办公室代为办理。
5.3.5各部门在取得各类证照时,须报送复印件一份至办公室,由办公室登记备案(无证书的奖牌需有照片存档)。
公司证照管理制度 篇5
第一节总则
第一条为加强公司的证照资质的管理，确保证照在企业经营管理活动中安全、有效、合法的使用，特制订本制度。
第二条公司的证照管理本着“及时办理、及时年检、统一保管”原则，保证证照管理的效率和安全性。行政部负责办理、监督检查工作。
第二节资质证照的种类
第三条种类
一、资质证照种类包括基础证照、专业证照及获奖证照三类：
(一)基础证照是指公司的营业执照正副本、组织机构代码证正副本、税务登记证正副本、银行开户许可证等企业合法经营所需要的各种证照;
(二)专业证照是指经营中取得的专业类证照：如电力工程施工总承包三级资质、机电设备安装工程专业承包三级资质、环保工程专业承包三级资质、安全生产许可证、社保登记证、建造师证、安全员证、岗位资格证、技术人员学历证、个人的职称证等。
(三)获奖证照是指公司经营中获得的各项荣誉证书、专利证书等。
第三节资质证照的办理部门
第四条办理部门
(一)公司的营业执照、组织机构代码证均由行政部统筹办理;
(二)公司税务登记证、银行开户许可证均由财务部统筹办理;
(三)公司专业证照、专利及获奖证照均由行政部统筹办理;
第五条证照除正常的年检和换证外，凡涉及变更或注销的，必须由董事会批准后方可办理。
第六条证照的办理必须在规定期限内完成，如因个人原因超过规定期限未办理以致证照过期的，将追究证照经办人员责任。如被罚款的，所罚款项全部由经办人承担。
第七条所有证照办理完毕后，必须将原件备案至相应保管部门。
第八条证照办理过程中产生的费用由经办人员凭票据办理报销手续。
第四节证照保管及使用
第九条行政部负责公司证照的统一管理。所有证照原件由行政部专人负责保管，并负责登记、备案并保留扫描件。
第十条行政部应妥善保管印章和证照，存放于专门的、干燥的文件柜里，不用时注意上锁，未经许可不得启用、滥用、复印、外借等，证照类的还应备扫描件归档和留存复印件以备急用。保管期间，公司及部门印章、证照管理员为管理责任人。
第十一条行政部应在政府有关部门规定的'时间内，组织完成各种证照的年度检审，确保证照的有效性。
第十二条为保证公司的合法经营，公司以个人名义出资办理的职称证、资质证、资格证等各种证件的产权属于公司，由行政部统一保管，任何人不得据为己有。证照检审时，相关部门和人员有责任予以协助，并提供所需的材料。
第十三条公司各部门或外单位需要使用公司证照复印件，须填写《资质文件使用登记表》(若部门主管领导未能签署，须上一级领导签署，部门主管领导及时补签)。扫描件需要传送时，须有水印“此扫描件仅作为办理xx用”，需要复印的，由行政部统一复印并加盖“再次复印无效”印章，必要时加注“复印件仅用于办理xx用”。
第十四条公司证照原件(正本或副本)带出和借用，行政用证须经常务副总批准，项目用证须经总经理批准，领导签字同意后的《证照外出使用审批单》，不得擅自用于他事，期间要妥善保管，携带人应防止丢失，用完后应立即归还还原保管部门。并在登记表上注销。
第十五条印章证照保管员为第一责任人。带出和借用期间，携带人为第一责任人，审批人为第二责任人。
第十六条当印章和证照管理人员发生人事变动或离职，应向交接人移交印章、证照及其他相关工作，同时填写《证照交接单》，常务副总为监交人。
第十七条证照遗失必须马上告知行政部，由行政部证照保管人登报声明证照作废，并按主管部门的要求重新补办新证照。
第十八条如因个人疏忽引起证照遗失的，由遗失人承担全部责任，所发生的费用全部由遗失人承担。
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