高效管理控制会议时间的方法

关于高效管理控制会议时间的方法

　　会议是行政管理工作中制定决策方向，促进贯彻落实，增进集思广益，解决实际问题，提高效率水平的重要手段和途径。科学地利用这一重要管理工具，不仅可以使会议本身高效成功。也可以提高会议议题所涉及的工作事项的效能。以下是小编帮大家整理的关于高效管理控制会议时间的方法，希望能够帮助到大家。

　　高效管理控制会议时间的方法 篇1

　　制定22分钟的会议 — 谁规定会议时间应该是半小时或1小时的？这样的会议时间是不是有数据支撑？当然没有。30分钟或者60分钟这点时间要是留给每个人去阐述、辩论自己的观点显然不够，平均每个人需要1小时才能把思路理清。实际上不是所有的会议都可以控制在22分钟内，但是很多会议是可以控制的，我们可以尽可能的尝试将会议的时间控制的越短越好。

　　1、有一个基于目标的`议程 — 有个明确目标的议程将会使会议锦上添花、有的放矢。可以考虑在白板上写出议程的内容，同时加粗相应的关键点，由此不断提醒大家我们这个会议需要达到什么样的目标。

　　2、提前3天发送会议邀请 — 虽然这可能是会议组织者的负担，但这能为组员降低尽可能小的成本。千万不要让会议变成大家先一起熟悉文档，这样做是对会议有准备的那些人的惩罚。（备注：个人任务提前24小时也是足够的）

　　3、准时开始 – 准时开始的会议到底有多少？答案是几乎没有。部分情况可能是因为Outlook等程序没有设置多个会议时间间隔的功能。为了偿还每天的会议时间债务，把时间控制在22分钟内可以让你有足够的时间来缓冲和休息。

　　4、站着开会 – 站着开会可以提醒大家不要染会议变得复杂或者引导到另外一个目标上去。发表你的观点或需求，否则就要保持安静。如果会上产生分歧，可以将分歧留到会后进行处理。

　　5、不要带笔记本电脑，只要一个主持人和会议记录者 – 如果你能保证会议是在22分钟内搞定，那么你就不需要带任何无关的东西进去，你需要做的是专心聆听。会议中只需一个人主持、一个人记录即可。

　　6、没有电话，以及其他 – 理由同上

　　7、注意会议重点！阻止议题蔓延 — 如果你有议程，会议主持人就要让所有参会者遵守议程。如果议程已经OK，那么开会的时候要确保会议讨论离议题太远。

　　8、尽可能快的发送会议记录 – 如果会议控制在了22分钟，那么就需要在第二次会议前尽快的将会议内容和决议发出来。

　　高效管理控制会议时间的方法 篇2

　　会风见作风。我们常讲，改进会风，务求实效。讲实效，既讲实在的效果，也说实际的效率。如何高效组织会议、有效控制时间、圆满完成工作？我们可以结合“1+3”办会模式，一起讨论，寻找答案。

　　所谓“1”，就是树立一个理念

　　树立重在务实、要在充实、贵在落实的办会理念，坚决破除形式主义、官僚主义，提高会议效率，提升工作质量，改会风、转作风、树新风。

　　坚持问题导向办会。开短会、讲短话、戒空话、去套话，把精力放在解决问题上，把时间用在落实工作中，瞄着问题去，追着问题走，多开事半功倍的会。

　　坚持创新思路办会。充分运用新思路、新办法、新技术控制会议时间，突破僵化模式，改进会议形式，使长会变短、短会变实。

　　坚持精简节约办会。严格控制会议的规模和时间，减少人力、物力、财力投入，实现会议效益最大化。

　　坚持建章立制办会。先立规矩后开会，对照中央八项规定精神和相关要求，填空白、补短板、疏堵点，加强制度建设，完善机制保障，注重规范与效率之间的平衡，用制度管会，让规矩控时。

　　所谓“3”，就是把握三个步骤

　　做好会前功课、会中提醒和会后小结，从环节入手，细节落脚，出“组合拳”，打“主动仗”，找准高效会务的切入点和突破口。

　　做好会前功课

　　谋划在前。会前主动熟悉会议情况，紧紧围绕会议主题，着眼议程安排、议题设置、议事环节等方面，优化会议流程，科学安排时间，拿出一份能操作、可落实、高时效的会议方案，掌握高效办会主动权。

　　推演在前。会前静下心来，在脑海里全程推演各个环节的时长。带着问题意识来推演，本着实战精神去解决，对可能延时的环节，提前有对策；对可能超时的人员，提前去对接；对可能拖时的事项，提前去优化。

　　比如，一些有人上台发言的会议，可在台口附近预留一个机动座位，前一位上台发言，后一位到此等候，快速衔接，节省时间，等等。要多做实战推演，不做“纸上谈会”。

　　热身在前。打足提前量，热身很重要。要重视会前的沟通协调工作，讨论复杂议题，提前召开通气会协商；议定重大事项，提前征求各方面意见；召开一般会议，如无保密要求，提前分发材料、周知议题，让与会人员提前热身准备，提前进入状态、熟悉情况，有的放矢发言，节省临时研阅和会上思考时间。

　　做好会中提醒

　　一次会议，既有既定安排的程序性因素，也有随机出现的不确定因素，有效控制会议时间，需要现场的有效引导和时间管理，重点做好“会中六提醒”。

　　一是开门见山郑重提醒，简明的开场白，讲清会议的时长、发言的时限，共同尊重遵守会议规则。

　　二是叫停跑题策略提醒，引导大家围绕中心议题充分讨论、发表意见，出现跑题情况时，有策略地叫停，把发言内容控制到当前议题上，聚焦实质性问题的讨论。

　　三是控制节奏合理提醒，掌握每项议题讨论时间的主动权，要对冗长的.演说、无边的漫谈、过细的阐述或不善言辞的拖沓，引导发言人及时亮明观点，要用最简单的话，讲清最关键的事，合理控制会议节奏，不因环节进度影响整体进程。

　　四是针对超时巧妙提醒，要强化发言限时约定，称职的主持人，不是超时的“老好人”，而是守时的“当家人”。提醒的方式有多种，递个纸条、给个眼神，指指手表、看看挂钟，或直接重申时限要求。在这方面，设置语音提醒也是一个不错的方法，提前录制两句语音提醒，现场计时，到时播放，如“您的发言时间还有一分钟”“您的发言时间已到”，公平发言，公正限时。

　　五是化解分歧客观提醒，会议出现与议题无关的长时间争辩，这既是与对方观点的较真，也是与会议时间的较量，无聊的争论要打断，有益的辩论要引导，不要让宝贵的会议时间与漫长的争辩过程赛跑。

　　六是现场研判即兴提醒，一些小范围调研会，可围绕主题现场出题，即兴提醒，不需照本宣科，共同轻松答题，主题聚焦了，气氛轻松了，时间也宽松了。

　　做好会后小结

　　小结不小，值得重视。将“有效控制时间”纳入小结范畴，便可梳理出与控时提效有关的诸多会务要素，比如：会后对照议题用时、发言用时、转场用时、休会用时、合影用时、视频用时、材料用时、主持用时等情况，梳理完善控时措施。以“材料用时”为例，可小结如下：这次会议，通过精简压缩汇报材料字数控时情况如何；口头汇报材料转为书面提交材料后省时情况如何；汇报方式优化为PPT形式后用时情况如何；等等。要做到动态完善，常态积累，在研究状态下工作，在总结规律中改进，一会一小结，一会一提效。

　　也许，此时此刻，你又与一个会议相遇，或承办，或主持，或参与，如有必要，不妨行动起来，做一次会议时间的瘦身，这是一件很有意义的事情。

【高效管理控制会议时间的方法】相关文章：

高效时间管理的方法08-09

高效管理时间的技巧方法04-20

高效能人士的时间管理方法11-17

管理控制自己情绪的方法11-10

高效管理团队的十大方法09-20

高效管理者有哪些时间管理的绝招?11-28

有效的时间管理方法08-17

时间管理方法有哪些07-20

成为一个企业高效管理者的方法11-02