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高效的时间管理是如何练就的
导语：时间管理(Time Management)就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，什么事先做什么事可以后做。另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做;时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。
高效的时间管理是如何练就的
一、积极利用情绪良好的时段，以提高工作效率
想做某一件事情，但是懒于动手，这种所谓"缺少干劲"的状态，相信每一个人都曾经有这种经验。有一些人说，遇到这种“没劲”的场合，只要自己勉强干上三十分钟到一个小时，注意力就会慢慢地产生，效率也会逐渐地提高。不过采取这种做法，在到达“干劲十足”以前的三十分钟乃至一小时之间，工作效率会很差。因为勉强工作，你在精神方面免不了会感觉到痛苦。基于此，绝对不能称之为良策。以你来说，遇到“不起劲”时，就会立刻把手边的工作置于一旁，再从“非做不可的工作”之中，找出自己最喜欢的工作，立刻着手去做。因为是自己喜欢的工作，自然就会产生工作热情，效率自然也会提高。总而言之，一开始就制造“有劲”的状态，然后再着手于你感到“不想做的事情”。如此，你就不会感到它像先前一般，叫人很难做下去。
二、只要意识到自己的时间浪费，工作的效率就会完全不同
一旦认为时间很充裕的话，往往就会毫不惋惜地使用它。工作方面亦是如此。如果认为今天做不完，明天再来，或者加班的话，效率就会一天比一天差。时间也有代价。如果不会在一定的时间内，赚得自己时间价值以上的东西的话，收入将会为负值。正因为如此，时常存有自己时间价值的意识判断。如此，想提高生产积极性的意识就会发生作用，自然就能够很有效率地进行工作。不仅散漫的习惯会消失，而且又能够激发产生提高工作效率的构想。
当大学毕业，进入国际性会计事务所上班时，才对时间的价值有了强烈的意识。这家会计事务所的主要业务有会计监查、税务，和财政问题等。几乎所有的经费都属于人的费用。因此，制订收费标准时，都以时间作为准则。因此，不会把时间有意义、有效率地使用的话，报酬可能少于花费。正因为看到企业界严酷的现实，因此才有了"时间并非免费"的意识。一直到今天，虽然已拥有自己的事务所，但是仍然活用这宝贵的经验，时时想着时间的价值。或许对于事务人员来说，欲利用有形之物，比较生产性与时间价值间的平衡，似乎有一点困难。然而，只要从工资、年薪、加班费等的金额，算出自己一个小时有多少"代价"时，你对时间的意识就会大幅度的改变。
三、完成一件工作之后，尽早地写下解决问题的诀窍
不管如何辛苦，一旦完成了一件工作，绝大多数人都会满足于结果，而很少去注意其过程。其实，这种态度是不对的，也可以说非常可惜。越是重复出现错误的工作，越能得到新的窍门和反省问题。如果把这种贵重的"副产品"忽略掉，它就会被赶到意识的角落。遇到下次又得做同样的工作时，就得重头再来。
因此，在做完一件事以后，一定要以备忘录的方式，把跟下一次工作有关的新发现，反省的事项记录下来。如此，把眼睛能看到的“东西”记录下来，下次就不至于犯同样的错误，也不会在同一个地方浪费时间，就算是委托他人，也可以很有效率地进行。
上午工作的状态一般来说都不会太差，但是到了下午，由于疲劳的累积，工作效率将逐渐下降。遇到这种情况，适度的休息是必要的。与其驱使浑浑沌沌的头脑“长期作战”，不如以适当的休息几分钟，使精神恢复清爽后继续投入工作，如此才能提高工作效率。
四、发生麻烦时，先让精神放松一下，然后再开始工作
常常听到周围的人老是把“没有时间……”这一句话挂在嘴边。有些人为了争取更多的时间，甚至削减自己的睡眠时间。以长远的眼光来看，缩短睡眠时间将在效率方面带来负面的作用。与其这样做，不如重估一下自己使用时间的方法，提醒各位管理者，不妨书写一下自己的行动记录，即记下几点几分到几点几分做了些什么?
以办公室来说，全体职员都使用“时间分析单”(以每六分钟为一单位，记录各人的工作。)提议以六分钟为单位，是因它为一小时的十分之一，即等于零点一小时，合计起来比较简单方便。实际地做这种记录的话，就可以获得许多的信息，对于提高工作效率、有效地利用时间以及休息的计算方面都非常有帮助。
五、对于感到厌恶的工作，可准备“成功报酬”给自己或家人，以激发干劲
为了使工作有效率的进行，最好把各种工作“格式化”，即把来自经验的诀窍“格式化”。如此，不管在何时何地，任何人都可以采取最好的方法，在没有错误的情况下开始工作。对于这种工作的格式化，有些公司已经开始实施，不过对成为格式化对象者，几乎都是高度或者复杂的工作。在日常生活里面，管理者认为可以大幅度的活用“格式化”。
实际上，由于工作的诀窍不明了，而引起错误及疏忽者，不仅限于专业工作，就是日常的工作也不能例外。例如你在办公室时，委托别人替你听电话，并且抄录电话的内容。如果抄录的内容，还是不能使你弄清楚对方之意的话，你就得去请教抄录者。诸如此类，如果在一天里发生几次的话，时间的损失就很惊人了。遇到这种情形，就算责备抄录者也不能解决问题。
如果事前就规定抄录电话的格式，那就不可能发生错误。在管理者的办公室里，从专业的审查书类的写法，到电话的应答，邮件的处理等日常业务，都规定处理的格式，而且全部的工作人员都懂得其中诀窍。每次有新职员进入公司，都必须弄懂所谓的"格式"。在决定“格式”之际，有一件事必须特别注意，那就是不能一开始就期待“完整”。不管期待如何的完整，仍然会发生意外的事情。因此必须在这种心理下规定”格式”，再经过实际运用后，不断地添加内容。
很多人以抱怨的口吻说："到公司上班，每次都做千篇一律的工作，实在叫人感到厌倦……"的确，每天都依照上司的命令做事，很难以叫人产生干劲。不过，对于这种千篇一律的工作，只要不盲从以往的做法，自己想出一些点子的话，就能够使你感到趣味盎然。
不管干劲如何的充足，人们能够集中精力做一件事的时间，总是有限度的。如果无视于这一点，只一心一意地面对桌子坐着，仍然不能提高工作效率，反而会使它不断的降低。你最好弄清楚自己能够集中精力的时间，再配合工作，把工作分成几节进行，如此效果比较好。
一般来说，一个人能集中精力做一件事的时间，大约为九十分钟。正因为如此，大学的课堂，电影的放映时间都被设定于九十分钟前后。不过，电影的放映时间都被设定于九十分钟则后。不过，这并非铁则，仍然有个人差异。同时，根据工作的内容，能够集中精神的时间也不一样。不管是什么人，只要是自己感到兴趣的事情，集中精神两、三小时根本就不成问题。如果窗外有烦人的噪音，则能够集中精神的时间也会缩短。集中精神这一件事，往往会受到环境的左右。把这些现象联想起来，当可判断，能集中精神的时间的确有个限度。
因此，最重要的一件事情，是从经验中，找出最适合于自己的集中精神时间。一旦获知并把握自己能集中精神的时间，那就能够找出提高工作效率的方法。如果你认为自己集中精神的限度为六十分钟，那就全力投入于六十分钟的工作。做满了六十分钟的工作，休息一会儿，使自己轻松一下，再集中精神另做六十分钟的工作。如此的话，工作效率也会在无形中提高。或者改变工作的内容也不错。譬如做好一段校对的工作之后，改成会客，如此，即可使精神为之一振。一提起工作，有些人以为必须整天面对着桌子进行。事实上并非如此，不时的管理自己，提高效率，这才是真正的工作。
六、使用"进度表"把必须做的事"视觉化"，如此就能用眼睛体会到成就感
工作必须长期地延续下去，那就必须知道目前完成了多少?还剩下多少?如果不能确实地把握的话，将陷入不安之地，工作效率也无法提高。因此，必须实现的目标越大，越能够客观的确认其进行状况。为了做到这一点，必须把它"视觉化"。对你来说，遇到报考大学，参加政府举办的考试时，都以自制"进度表"的方式，使目标的完成"视觉化"。在一张纸上画了细小的格子，格子的横面写着完成目标必须做的事情，每当完成一件事情，就使用红笔把该格子涂掉。
这样做的话，就可以一目了然的看出，自己正处于起点与目标之间的那一点。对于下一步应该做什么才能胸有成竹，不至于感到茫然。在这种情况下，工作自然能够很有效率地开展下去。?而且，涂掉一个格子所产生的成就感，能够增强对下一步挑战的信心。
除此之外，使用这种"进度表"的好处，那就是能看出目标与实绩之间的差距。早晨在决定工作程序时，虽然列下了今日工作的范围，但是，有时却无法达到这个范围。到这时，如果有工作"进度表"的话，就能够一眼看出完成了目标的几个百分点。如果不会达到最后目标的话，又可以当成发现问题点的反省资料。目标只是驱使工作有效率进行的手段，并不一定非完全地完成不可。最重要的是——自己分析目标与实绩之间的差距。如果没有这个过程的话，无论到何时都不可能有进步。
时间管理的技巧
1.越是自律的职场人，时间颗粒感越细。
时间颗粒感，指一个人安排时间的基本单位。
赫胥黎说：时间不偏不私，任何人的都有24小时；时间也最偏私，给任何人的都不是24小时。
一档综艺《女人有话说》中，奚梦瑶和谢依霖到韩雪家做“生活体验官”，看到韩雪的《时间作息表》之后，两位体验官惊呆了。
韩雪的《时间作息表》中列明了每个时间点需要完成的事情，一件事要做多长时间，精确到分钟。
“每天7：30起床，3分钟时间洗漱，5分钟时间化妆……”把每分每秒都用到了极致。
真正的自律的人，都具有把时间颗粒感做到极致的能力，他们对时间具有很强的控制力。
那么，职场人如何找到自己的时间颗粒感呢？
刘润老师说：你开会一般多长时间呢？如果是半天的会议，那你的时间颗粒感是半天；如果你的会议都以小时为单位，那你的时间颗粒感就是1小时。
因此，我们可以找到自己当下的时间颗粒度，然后精准切割，让颗粒度细化，达到极致。
当我们的时间颗粒度越来越细致，时间会越来越有价值，时间就会越来越值钱，我们就会越来越优秀，使时间管理和优秀形成正向循环。
当然，细分时间颗粒感，不是让我们不停歇，除了工作，没有业余时间。而是，提升我们对时间的利用率，提升我们对时间的控制感。
最后，我们会在不断细化的过程中，找到属于我们的成长节奏。
2.以目标为导向，制定行动计划。
《认知觉醒》说：行动力不足的原因，正是选择“模糊”。
日常工作中，你是不是也常常感到“事情太杂，时间不够用”，工作似乎永远不能顺利完成。
这时候，就需要我们停下脚步，好好复盘一下自己的工作情况，明晰领导的工作目标，为什么同样的时间，别人可以完成工作，而自己不能？
计划要筛选多少份简历？计划要联系多少求职者？计划线上培训课程多久出初稿？计划学习哪些新技能？……这些都可以成为我们行动计划上的一项。
工作中，如果只知道埋头努力，压榨自己的时间，短期来看似乎行得通，但是长此以往，注定崩溃。
没有人想在竞争激烈的职场博弈中处于劣势，要想在有限的时间内做出更多的事情，不做好行动计划是不可能实现的。
列出行动计划的目的在于我们充分了解我们的工作目标，了解我们需要达成何种结果，有了明确的计划，后期才知道如何完成工作。
当我们将“时间管理”和“工作任务”充分匹配的时候，工作效率自然提高很多。
3.设定任务优先级，做到要事第一（时间管理4象限法则）。
利用“时间管理4象限法则”，根据工作的重要性和紧急性，我们可以把任务划分为4个状态：
（1）重要，不紧急；
（2）重要，紧急；
（3）不紧急，不重要；
（4）紧急，不重要。
对于不同象限的工作区别对待，重要且紧急的事情，要先做，而且要集中时间去做。另外，一个时间段，只用心做好一件事。
4.使用番茄工作法提升专注力。
弗朗西斯科·西里洛在1992年创立了一种非常简单实用的时间管理方法——番茄工作法。
番茄工作法，就是把时间颗粒感细化为每单位30分钟的多个番茄时间，每个番茄钟包含两部分，即25分钟的工作学习时间和5分钟的休息娱乐时间。
我们可以在每天的工作规划中，预估时间计算好番茄钟的数量，让自己迅速进入专注模式，成为时间的掌控者。
这套番茄工作法是我目前复习中级软考正在使用的方法，可以使用番茄钟或者闹钟实现番茄时间的划分，确实可以大大提高我的工作学习效率，避免拖延症。
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德鲁克说：认识你的时间，是每个人只要想做就能做到的，也是一个人迈向成功的必由之路。
事实上，你对待时间的态度，就是你未来的样子。
共勉！
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