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优秀领导者的十大沟通秘诀
导语:如果不是优秀的沟通者,就根本不可能成为伟大的领导者。那么,如何能够知道自己的技能已经成熟到可以成为一个优秀的沟通者呢?答案是,当你与别人互动时坚持使用以下十项原则,你就达到了这种水平:
优秀领导者的十大沟通秘诀
1、别说谎:
大多数情况下,人们不会同自己不信任的人无拘束地说话。人们觉得领导者值得信任时,投入时间并承担风险的那种样子,在领导者拥有缺乏诚信的名声时不存在。虽然你可以尝试要求别人信任自己,但这很少奏效。正确的行事、思考和决策,是建立信任的最佳方式。请记住,存在信任时,人们会原谅许多事情;而没有信任时,人们很少原谅什么。
2、与人亲近:
“人们不关心你知道多少,除非他们知道你有多在乎。”这句格言讲述了一个伟大的真理。经典商业理论告诉领导者与人保持距离。我则认为,如果你想继续留在黑暗角落只接收高度净化版的事实,那么就与人保持距离吧。如果不与人发展出有意义的关系,那么你永远不会知道他们真正在想什么,直到为时已晚、无力回天之时。
3、明确具体:
明确具体比模棱两可好得多:学着清晰地进行沟通。简洁明了总是比扑朔迷离要好。时间这一商品在当今市场中比任何其他时候都更珍贵。如何切入正题并集中要点,以及期望别人也做到这些,这是非常关键的。如果不理解简洁和清晰的价值,那么你可能永远没有机会进入更细化的层面,因为人们会在你远未细化说明之前就无视你。你的目标是去除多余东西,让自己的话有价值。
4、注重自己留下了什么,而非获得了什么:
最好的沟通者能够获得自己所需的信息,同时让对方觉得自己从谈话中获得的比你更多。虽然这一点可以通过表现出诚意来达到,但是这并非目标。当你真正地更为关注自己的贡献而非所得之时,你就完成了目标。即使这似乎是违反直觉,但通过强烈关注对方的需要、需求和欲望,会比专注于自己的议程,能远远让你了解更多。
5、拥有开放的心态:
我常说,封闭心态的僵化刻板,是新机遇最大的限制因素。一旦领导者愿意寻找那些持有异议或反对立场的人,并且不是为了说服他们改变主意,而是为了了解他们的想法,那么这个领导者就将自己的事业带上了一个全新的水平。我常常惊叹于有那么多人真心害怕反对意见,而他们那时应该做的是真正产生好奇和兴趣。与那些对抗你、挑战你、拓展你和发展你的人进行开放对话。记住,重要的并非他人的看法,而是愿意以开放的心态和学习的意愿谈论它。
6、闭嘴倾听:
优秀的领导者知道何时开口、何时少言,以及何时闭口不言(大多是少言和闭口不言)。仅仅传达自己令人作呕的信息,达不到进行有意义谈话的结果,但这个前提是,你知道最好的演说方式产生于谈话中,而不是演讲或独白。当你在人生中突然理解这个道理时,你会开始懂得,知识并非通过自己说话获得,而是来自洗耳恭听,这时你已经迈出了成为娴熟沟通者的第一步。
7、用换位思考取代自己:
我一直建议领导者不要让其自己做出其才华无法兑现的事情。当坦诚与换位思考及关怀交汇联通,而非出现在过度膨胀的自己的傲慢气焰之上,那么好事就会开始出现。富有同理心的沟通者展现出的真实和透明度水平,是一些人所没有的——他们非常脆弱的自己支撑着精心制作的外表,而自己选择躲在这个外表后面与人沟通。了解这一沟通原则,有助于将愤怒转变为尊重,将怀疑转变为信任。
8、体会言外之意:
花点时间,回想任何出现在脑海中的优秀领导者……你会发现,他们非常善于体会言外之意。他们拥有不可思议的能力,可以理解未言说、未目睹和未听到的意思。领导者的身份并不应该被视作有权增加修辞。相反,精明的领导者知道,比起掠夺话语权,坐下来倾听远能获得更多。在这个即时通讯的年代,每个人都似乎急于交流自己脑中所想,而没有意识到从别人脑中获得一切。让自己密切观察,留心倾听,闭口不言,你就会惊叹于自己的水平或组织意识有了多大的提升。
9、说话时知道自己在说什么:
掌握一种控制自己所说的主题技能。如果你不具备控制主题的专业技能,那么极少人会花时间听你说话。大多数成功人士几乎没兴趣倾听那些无法为某个情况或话题增加价值的人,而迫使自己进入谈话只是为了听到自己说话。在做到之前要假装自己已经做到的时日早已过去,而对于我认识的大多数人来说,快速和圆滑等于不可信。大家都听说过这句俗语,“重要的不是你说什么,而是如何表达”;虽然这句话中肯定有几分真理,但我在这里要告诉各位,说的内容非常重要。好的沟通者能解决信息传播中的“什么”和“如何”,从而不会沦为口吐莲花的人,给人留下形式大于内容的印象。
10、与团体说话就像同个体说话一样:
领导者并不总能奢侈地在温馨亲密的环境中与个体谈话。优秀的沟通者能够修改调整信息,从而在会议上面对10人或在礼堂里面对10,000人时,能够让听者感到领导者在同他们每一个个体直接对话。知道如何搞定一屋子的人并建立信誉、信任和融洽关系,是成功互动的关键。
额外奉送一条——如果需要,随时准备改变信息:另一个很少讨论的沟通策略组成部分就是,如何防止信息在沟通过程中变质,如果信息变质了该做什么。这就是随时准备,并制定应急计划。此外你必须记住,要产生成功的互动,你的目标必须与沟通对象保持一致。如果的你的专业知识、换位思考、清晰阐述等等达不到预期的效果——这种情况非常少见,那么你就需要在匆忙中做出改变以产生影响。运用好的问题、幽默、故事、类比、相关数据,以及在需要的地方做出大胆发言,来帮助连通和形成人们想要参与所需的信心和信任。虽然有时必须要使用“震慑战略”(Shock and Awe),但这一策略应保留作为最后的手段。
不要因为自己准备好与人交谈,就以为别人也准备好与你进行特定的谈话。比起像谚语中公牛闯进瓷器店一样毛手毛脚地表现,花时间为富有成效的谈话进行铺垫能取得更好的效果。此外,如果你没有告诉别人自己是什么想法,也就不能以为别人了解你的观点。我一直都惊讶于有那么多人都以为大家知道他们想要做什么,而从未觉得有必要交流沟通一下自己的目标。如果你不能用知识、商业逻辑、理由、换位思考等等,来佐证自己的信息,那么你会发现,说出口的信息可能未被听取,而之后需要进行强化或澄清。
总结——这里的领导力教训是,无论何时传播沟通信息(无论是直接还是间接通过第三方),都要确保所说的信息真实而正确,十分合理,并且按照可靠的商业逻辑——明确具体、连贯一致、清晰准确。在信息传递曲线的前期花点额外时间,可能会让你在后期免受重大的困扰和伤脑筋的情况。最重要的是,记住沟通并非在于你自己、你的观点、你的立场和你的情况。沟通在于通过满足别人的需求、了解他们的关注点,并为他们的世界增添价值,从而帮助他们。这些做法会大幅减少你前进时所遇到的沟通问题。
等距离沟通
高质量的沟通,应建立在平等的根基之上,如果沟通者之间无法做到等距离,尤其是主管层对下属员工不能保持一视同仁的态度,期间所进行的沟通一定会产生相当大的副作用:获得上司宠爱者自是心花怒放、怨言渐少,但与此同时,其余的员工会产生对抗、猜疑和放弃沟通的消极情绪,沟通工作就会遭遇很大的抵抗力。保持同等的工作距离,不要和你的直接上司、下属产生私人感情,将是沟通平等化、公开化的重要所在。
变单向沟通为双向沟通
企业与员工的立场难免有不能共通之处,只有善用沟通的力量,及时调整双方利益,才能够使双方更好地发展,互相推动。许多企业,沟通只是单向的,只是领导向下传达命令,下属只是象征地反馈意见,这样的沟通不仅无助于决策层的监督与管理,时间一长,必然会挫伤员工的积极性及归属感。双向沟通中,领导要尊重员工的意见表达,切忌公开批评,即使员工所提的建议不能被采纳,也要肯定其主动性。如果建议可行,则要公开表扬,以示鼓励。
重视沟通效率
沟通是处理管理不当所引起的矛盾的主要工具。提高沟通效率最有效的方式就是明确沟通方向,这关系到企业内部部门职能的清晰与否,如果企业职能清晰明确,那么所有内部沟通便有相应的针对对象,而不至于如皮球般被东踢西扔,最终不了了之。为避免在沟通过程中因为利益冲突而导致的恶性沟通,企业还有必要设立一个独立于各职能部门以外的监督部门,直属决策者,负责协调内部的沟通工作。只有沟通效率提高了,才能有效地解决企业的问题和员工之间的冲突。
沟通方式因人而异
对有能力而放任的人:以信任和放权为沟通的基础,激发其责任感,促使其在责任感的驱使下改善沟通方式。
对能力平平而纪律性很好的人:主动指导,尤其是针对其薄弱之处,多鼓励,适当批评,让其发现自身的优缺点而主动沟通。
对能力平平而纪律性较差的人:批评与奖励并重,积极与其进行交流、沟通,及时帮助其化解不良情绪,帮助其树立对个人能力的自信心。
沟通方式因场合而异
不同场合对沟通的要求不一样,在聚会中与在会议室中同客户进行交流,就应采用不同的沟通方式。
第六枚戒指
美国《读者文摘》上刊登过一篇名为《第六枚戒指》的故事,很值得人回味。
那是在美国经济大萧条时期,有一位姑娘好不容易才找到了一份在高级珠宝店当售货员的工作。在圣诞节的前一天,店里来了一个30岁左右的顾客,他穿着破旧,满脸哀愁,用一种奇怪的目光盯着那些高级首饰。
姑娘在接电话时,一不小心把一个碟子碰翻,6枚精美绝伦的戒指落到地上。她慌忙去捡,却只捡到了5枚,第6枚戒指怎么也找不着。这时,她看到那个30岁左右的男子正向门口走去,顿时意识到戒指被他拿去了。当男子的手将要触及门把手时,她柔声叫道:“对不起,先生!”那男子转过身来,两人相视无言,足有几十秒。“什么事?”男人问,脸上的肌肉在抽搐。
“先生,这是我头一份工作,现在找个工作很难,想必您也深有体会,是不是?”姑娘神色黯然地说。男子久久地审视着她,终于一丝微笑浮现在他的脸上,他说:“是的,确实如此。但是我能肯定,你在这里会干得不错。我可以为你祝福吗?”他向前一步,把手伸给姑娘。姑娘也伸出手,两只手紧紧地握在一起。
男子转过身,走向门口。姑娘目送他的背影消失在门外,转身走到柜台前,把手中的第6枚戒指放回原处。
从这个故事中可以看出,沟通方式要根据不同的对象、不同的场合而选择不同的方式。
恰当地运用肢体语言
肢体语言在沟通中具有非常重要的作用。但是,要恰如其分地运用肢体语言还是有一定难度的。同样的肢体语言,如果是由不同性格的人做出的,它的意义很有可能是不一样的。另外,同样的肢体语言在不同语境中的意义也是不一样的。因此,不但要了解肢体语言的意义,而且要培养自己的观察能力,善于从对方不自觉的姿势、表情或神态中发现对方的真实想法,千万不要武断地下结论;同时,也要注意自己的肢体语言可能给别人带来误解。在使用肢体语言的时候,要注意肢体语言使用的情境是否合适,是否与自己的角色相一致,要少做无意义的动作,以免分散对方的注意力,影响沟通效果。
学会倾听
所有与良好沟通相关的技巧中,倾听可能是其中最重要的一种。据说,斯多葛学派哲学家爱比克泰德曾在《金玉良言》(TheGoldenSayings)中说:“大自然给了人类一张嘴,两个耳朵,就是想让人们多听少说。”大多数人并没有意识到他们听的能力有多差,听懂别人所说的并不容易。员工不仅要听上级说什么,还要听出上级没说什么。
倾听技巧强调主动倾听和反应性倾听。主动倾听,是指聆听信号的全部意思,不预加判断或诠释,或者想着接下来我该说什么来响应。反应性倾听是建立在移情基础上的一种沟通工具。它可以帮助我们体验他人的想法和感受;不是为他人承担责任,不是自己说而是让他人说;不用评价、判断或给出建议,而只是略做表示。可以在谈话结束后,再来纠正谈话者的错误。
反应性倾听者擅长“开放式问句”,如“你能告诉我更多情况吗”或“那时你的感受如何”——应避免评论式、事实性或否定的问句。反应性倾听不是直接告诉,不应打断对方,而应帮助谈话者从中去发现问题。经验表明,这一技巧的回报极高。
反应性倾听
张*是一家大型公关机构的培训和发展部经理。小艾是一名新雇员,被指派负责组织名为“危机处理”的培训。张*与小艾进行了他被招聘进来两个月后的第一次正式谈话。
张*:“小艾,我想知道新的培训项目进展如何。我本来打算在你进入公司的头一个月与你多谈几次,但事情太多了。项目有进展吗?”
小艾:“开始我觉得进展挺顺利,但现在好像进入了死胡同。我觉得很沮丧。”
张*:“能告诉我为什么感到沮丧吗?项目有什么不对吗?”
小艾:“我想我是因为这一任务感到沮丧。我收集了大量信息,但当我问别人哪些可以用于培训时,有人说没必要弄这么多,还有人说没有时间练习这些新技巧。”
张*:“所以你觉得不同的人给你提供了不同的信息?”
小艾:“是的。还有,我不太清楚这个培训要多长时间。半天?一整天?还是很多天?”
张*:“根据你收集的信息多少来决定。你认为培训应该用多长时间?”
小艾:“我觉得两天就够了。但我好像没有做这样决定的权力。这也是使我感到沮丧的原因之一。”
张*:“我很理解。你的沮丧是不是来自于你不清楚哪些你可以自主决定、哪些需要取得别人同意?”
小艾:“是的,就是这样。我不太清楚这里的规则以及决定是怎样做出的。”
反应性倾听不是包治百病的灵丹妙药。它需要倾听者对自己人际能力的自信以及可能听到对自身批评性评价的勇气。还有一种危险就是,谈话者可能会涉及令倾听者不舒服的话题,在这种情况下,由专业的咨询人员结合具体情况来告诉倾听者可能会更适合。
评价自己是否具有良好的沟通能力:
请你就以下问题认真地问问自己:
1.你真心相信沟通在组织中的重要性吗?
2.在日常生活中,你在主动寻求沟通的机会吗?
3.当你站在演讲台上时,能很清晰地表达自己的观点吗?
4.在会议中,你善于发表自己的观点吗?
5.你是否经常与朋友保持联系?
6.在休闲时间你经常阅读书籍和报纸吗?
7.你能自行构思写出一份报告吗?
8.对于一篇文章,你能很快评价其优劣吗?
9.在与别人沟通的过程中,你都能清楚地传达自己想要表达的意思吗?
10.你觉得自己的每一次沟通都是成功的吗?
11.你觉得自己的沟通能力对工作有很大帮助吗?
12.你喜欢与自己的上级一起进餐吗?
以上回答,回答“是”得1分,回答“否”不得分,得分在8~12分,说明你的沟通能力比较好;得分在1~4分时,说明你的沟通能力不太好,需要好好培养。
沟通方式是否合适:
你要认真问自己以下几个问题:
1.在一般情况下,经常是你主动与别人沟通,还是别人主动与你沟通?
2.在与别人沟通的过程中,你会处于主导地位吗?
3.你觉得别人适应你的沟通方式吗?
在企业中,管理者要意识到主动沟通与被动沟通是完全不一样的。如果你迈出主动沟通的第一步,就非常容易与别人建立广泛的人际关系,在与他人的交流、沟通中更能够处于主导地位。当你处于主导地位时,就会集中注意力,主动去了解对方的心理状态,并调节自己的沟通方式,以便更好地完成沟通过程。这时候的沟通方式就是最合适的。
跟领导沟通的技巧
1.适当的时机
通常早晨刚上班的时间上司最繁忙,而快下班的时候又是他疲惫心烦的时候,显然都不是最好的沟通时机;建议在上午十点左右找机会与领导聊聊,因为这时上司可能刚刚处理完清晨的业务,有一种如释重负的感觉,你适时地提出问题和建议,会比较容易引起他的重视和思考;无论什么时间,如果他心情不太好的话,奉劝你最好不要打扰他。
2.适当的地点
他的办公室当然是最好的谈工作的地点。但是如果他经过你的座位,突发奇想要就某个问题与你探讨;或者你们刚好同坐电梯,而他又表现出对你工作的兴趣时,也不失为沟通的好场所。当然,这要看你的反应和智慧了。
3.提供极具说服力的事实依据
推广一项新的提案或者提出改进现有工作制度、程序的建议,你一定要有足够的说服力,不能给上司留下一个头脑发热、主观臆断的印象;提案中不可或缺的是真实的数据和资讯。事实胜于雄辩,这个道理可以说明一切。
4.预测质疑,准备答案
对于你的建议和设想,上司可能会提出种种质疑,如果这时你吞吞吐吐自相矛盾,你的成功机率会大大减少;同时还会给上司留下你逻辑性差、思维不够缜密的印象;最好充分预想上司可能有的疑虑,并一一准备答案,这样你就可以胸有成竹地站在他面前了。
5.突出重点
先弄清楚上司最关心的问题,再想清楚自己最想解决的问题,交谈时一定要先说重点,因为上司的时间是你难以把握的,很可能下一分钟就有一个电话进来或者一件重要的事情打断你们的谈话,如果你还东拉西扯,可能这就是一次毫无意义的交谈。
6.切勿伤及他的自尊
上司毕竟是上司,无论你的建议多么完美,你也只是站在自己的角度考虑,而上司要统筹全局,他要协调和考虑的角度是你不曾涉及的。因此阐述完你的建议后应该给他留一段思考的时间,即使他犹疑或否定了你的建议,也不要出现伤及上司自尊的言行,这不单是对上司的尊重,也是你的涵养和素质的体现。
(一)和领导沟通的技巧
1、积极主动些
在职场中,领导一般都是偏爱一些积极主动的员工。因为这些员工在他们眼里看来,工作激情是比较强的,平时正因为他们积极主动的性格导致他们工作表现非常好,那么随之得到老板的重用也是理所应当的。
2、选择合适的时间
与你领导上司之间的谈话并不是所有的时机谈论都是适合的。比如当老板因某件事情特别生气的时候,你若此时去找老板谈话,那么你就是直接朝枪口上面撞。相反,你找老板谈话的时候,老板的心情很好,那么随之你们谈话的气氛也会很好。
3、跟老板报告某些事情,应当有理有据
有些时候,我们需要跟老板报告一些事情的时候,我们应当做到有理有据,这样才能得到老板的信任。因为大多数的老板都不希望自己的员工是信口雌黄的。
4、态度上应做到毕恭毕敬
在职场中,我们与领导之间会有很多方面的接触,所以当我们面对自己老板的时候,应当摆正自己的态度,做到毕恭毕敬。也就是我们所说的有礼貌、谦逊。
5、提前做好准备
若在职场中我们需要找老板谈话的话,理应上我们应当提前做好准备,应当提前将谈话的重点总结出来,到时方便让老板知道我们具体在谈论什么?
(二)沟通前要准备什么
1、跳出两难的选择
大多数人之所以不敢跟老板去谈这些问题,是因为陷入了两难的选择:找老板谈很有可能破坏彼此关系,甚至丢掉饭碗;不找老板谈就会被这些问题继续困扰。因此,需要首先找到一种“两全其美”的方法:既能和老板通过沟通解决这些问题,又能保持和他之间的关系。
2、调整自己,别给自己心理暗示
一旦我们告诉自己老板很难搞时,就会把各种事实都拿来去证明老板真的难搞。自己首先陷入了这种负面情绪的漩涡中不能自拔。
一个很有意思的心理学现象是:情绪并非来自于事实,往往是我们根据自己的理解或者经验添油加醋地给自己讲了一个故事。这显然并不有助于解决问题。抱着受害者的心态去跟老板谈话是无法客观地看待对方的。我们在自己的故事中更加倾向于夸大对方的缺点,忽略对方为团队的付出。现在,停止给自己讲故事。
3、换位思考,客观分析
这一点不难解释:从对方的角度考虑,能更好地帮助我们分析客观事实。
4、明确问题,准备方案
明确自己想和对方谈什么问题,最好能准备3个左右的解决方案,这样便于大家更快地达成共识,解决问题。
在职场如何和领导沟通能力
大家都知道,与上级领导沟通领导沟通在管理过程中是非常重要的,它会将上级的命令,非常很好地传达到下级,也会使下级的一些建议和想法,传递给上级,它也将使平级协作得非常好。凡是在管理过程中形成一个通畅、沟通的渠道,管理问题就不会产生。一旦管理出现问题,往往有很多的时候都是因为沟通不好而形成的。
1、知道大小王
和上级沟通也罢,相处也罢,心中一定要树立一个理念:要知道谁是大小王。很多下级和领导熟悉后,就容易犯没大没小的毛病,直到被领导疏远后,才知道错了。
从人性的角度分析,任何人都渴望被尊重,领导的权威来自于尊重,即使你和领导是哥们,在工作场合也得叫职务;在饭局茶局上,你不应自己坐主宾位;领导上车时,你应给领导开车门。
反者道之动,弱者道之用。只要你知道谁是大小王,领导的心也是肉长的,领导也会尊重你、器重你,因为你让他愉快了、舒服了,同样,他也一定会让你舒服和愉快的。
2、永远懂规矩
如果在职场中不懂规矩、不守规矩,那你就没什么发展了。一是绝对服从,这是对领导权力的尊重,是最大的规矩。二是对领导要给足面子。你不给足领导面子,你就没有面子,尤其是在公开场合,保护领导的面子是很重要的事。三是摆正位置,分清主次,领导喜欢听职务,忌讳名字,领导习惯应该被尊重。四是必须尊重公司的制度和企业文化。五要记住如下章法:心里要有上有下,要有理有节不卑不亢,不要恃才傲物,忘乎所以,既要走近领导,也要注意距离。
懂职场规矩,从某种意义上来说是一种素质的体现,知道就一定要做到。
3、最懂领导心
察言观色是上下级沟通的关键,真正懂得领导的心思,你才能够和领导形成默契,并成为领导信任的人。
懂领导不是浅层次地满足领导的权利欲望,不是捕捉领导的弦外之音的小儿科动作,懂领导是能够深层次地解构领导的成长逻辑,解构领导内心世界的真实需求,从而理解领导的人生观、世界观和价值观。
只有懂得领导后,你才能够明白其工作中的深意和用意,当领导知道你和他是一条心时,沟通就容易了。
从某种意义上来讲,会执行领导意志的人不如懂得领导意志的人,既懂得又执行领导意志的人,才是职场红人。为什么在一些单位能力强的人得不到领导的赏识,原因就是不懂领导,他还希望领导来懂他呢。结果就是不容易被提拔甚至会被淘汰。
4、捧场要到位
职场领导在管理员工时,会把权力看得很神圣,领导者非常希望下属尊重权力,尊重他的意志。
职场流传着这么一句话:“会干的不如会送的,会送的不如会说的,会说的不如会捧的!”,这话虽然不完全正确,但也不无道理。
捧场才有场,捧要捧到位。领导都希望被人盛赞,比如领导演讲结束后,他会希望得到下属恰到好处的捧场。
但一些较真型下属会认真地回答领导的问题:“领导,你的演讲一般,如果声音能大一点、逻辑能稍微清晰点更好,你还有句诗背错了!”注意,即使你说的都是对的,你也将成为不受欢迎的人,人际沟通不是科学研究,严谨并不是沟通的目的。在沟通中,大家要的是感觉,却不一定是真实的反馈。要记住:沟通的目的不是为了制造伤害和痛苦,当结果和谐时,只要是不违反法律和道德的行为都是可以理解和提倡的。
5、关心无级别
领导也是人啊,人都有情感,有情感就需要关心和温暖。在工作中,制度无情人有情,很多下属与领导心存芥蒂,故意疏远和敬畏领导,结果使领导非常孤立和孤独。
上班时,严格遵守制度和干好本职工作是你的本分;下班后,你和领导就是平级了,你们之间可以正常交往。比如领导过生日,你可以送上祝福;领导生病了,你可以去病房看看;领导的事业受到挫折,你可以去安慰安慰。久而久之,你和领导就会产生感情,有了感情,彼此就会心生好感。
人是情感动物,情是人的灵魂,是生命的标志,是生命的色彩,人没有了情,命有何用呢?因此,我们应该做一个有情有义的人,要用心去关心领导,用情去温暖领导,只有这样,你与领导、同事和下级才能建立更和谐的氛围,工作的意义才能升华为人生的意义。
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