档案工作规章制度

档案工作规章制度

　　在不断进步的时代，很多情况下我们都会接触到制度，制度是维护公平、公正的有效手段，是我们做事的底线要求。那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？以下是小编收集整理的档案工作规章制度，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

档案工作规章制度1

　　1、文件分类

　　公司档案的文件管理，最忌讳的就是乱七八糟，所有的文件都放在一起，想查看某个文件时，需要从所有的文件中一个一个的翻找。所以公司文件的收放,第一件事就是进行文件分类。

　　2、文件整理

　　分好类别的文件，不要一堆堆的散着，日子久了又会成为一堆乱纸。各个公司都会有档案袋，或者文件夹，按照文件的类别，进行逐一装盒收纳。

　　3、标签标明

　　把文件逐一装好之后， 记得一定要在各个档案盒或文件夹上标明，注明此文件盒里装的是哪类的文件，包括共有几份，都要做个简单说明。

　　4、特殊文件

　　每个公司都会有特殊的一些文件，比如不能随意被人翻看的，或者需要加密的，对于这些文件，一定要做到单独保管，并做好单独的`标记，用于提醒自己，或者提醒他人。需要注意的的是，这一类文件，最好多加一把锁。

　　5、钥匙的保管

　　一般公司的档案卷柜，都是由专门的人员进行保管的，平日里的钥匙要做到不离身，下班后的钥匙，根据公司规定进行上缴或者自己随身佩戴，记住，上缴之后的责任不在自己身上，而随身佩戴就表明自己一直承担着责任，所以，对于钥匙的保管，一定要谨慎， 不要随意交给他人。

　　档案工作规章制度（精选20篇）

　　在学习、工作、生活中，越来越多地方需要用到制度，制度是一种要求大家共同遵守的规章或准则。那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？下面是小编为大家整理的档案工作规章制度（精选20篇），欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。

档案工作规章制度2

　　一、认真学习贯彻《档案法》，热爱本职工作，忠于职守，不断提高政治素质和业务水平。

　　二、负责本单位各部门档案业务指导及监督。

　　三、负责学校档案管理工作，即归档、移交、保管、借阅、销毁工作，抓好一年一度各部门的立卷归档工作，把好案卷质量关。

　　四、负责建立健全本单位档案管理的各项规章制度，并认真抓好落实检查。

　　五、主动向主管领导汇报档案工作情况，定期召开档案工作会议，研究提高和改进档案工作。

　　六、积极做好档案利用，为领导决策和各处室服务。

　　七、积极开发档案信息资源。

档案工作规章制度3

　　1、文件材料的归档范围和保管期限应执行《文书档案保管期限表》。凡上级部门有关学校的文件、资料、照片、声像等均属学校文书立卷范围。任何部门和个人不得以任何理由占为己有。

　　2、凡本校各部门的文件每月归档一次，每学期清理一次，分别归入平时分类橱内。分类橱内列出若干条目，上级条目按发文单位，本极条目按内容专题。

　　3、归档的文件必须成套、系统、齐全、完整，能准确反映本部门活动的起初情况和历史过程。归档时必须与收文簿核对，记好归卷号，对号入座，便于平时利用和年终立案。

　　4、文书档案每年八月底前为上年度文件立卷时间，八月底为结束时间。凡涉及到教学文件的按学年度归档，会计档案在当年整理立卷后，由财会部门保存一年再向综合档案室移交。

　　5、立卷归档范围：上级机关下发的`决定、指示、通知、通报和计划、总结、批转的文件材料；本单位制定的计划、规划、总结、报告党政会议记录等材料；本单位党、政、工、少先队的计划、总结等总要材料；本单位的组织机构，人员编制、人事记录、奖惩、党团职工注册报表等；本单位职工录用、转正、定级、调资、离退休、抚恤死亡等材料；财会、科技档案。

档案工作规章制度4

　　为加强干部档案业务建设，提高干部档案工作水平，根据中共中央组织部、国家档案局颁布的《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》的有关规定，结合我省干部档案工作情况，特制订本细则。

　　一、干部档案管理体制、机构和职责

　　（一）干部档案管理体制：

　　干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。省直单位，对直属单位的干部档案，实行厅局集中管理。地市直单位，管理干部档案不足100卷的要集中到地市委组织部管理或组织部、人事局管理。县（市、区）以下机关单位的子部档案，实行由县委组织部集中管理或由县委组织部、县人事局、县教委相对集中管理。企事业单位的干部档案，具备保管条件的，由组织或人事部门一家集中管理；不具备保管条件或干部档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理干部档案被纳入综合档案室管理的单位，其干部档案要固定专人、专库管理，业务工作要接受本单位组织部门的领导和上级有关业务部门的检查指导。

　　（二）干部档案工作机构：

　　地、市、县（市、区）委组织部和省直单位要建立干部档案工作机构，负责对本地区、本部门、本系统的干部档案工作进行指导、监督和检查。每管理一千人的档案配备一名专职干部，地、市委组织部要配备业务指导人员，县（市、区）委组织部和省直有业务指导任务的单位，也要配备相应的业务指导人员。县以下实行集中或相对集中管理干部档案的单位和企事业管理干部档案的单位，根据上述原则要配备专职人员。不需要建立机构的单位，必须配备专职或以干部档案工作为主的兼职档案工作人员。

　　（三）干部档案管理部门的职责

　　1、保管干部档案，为国家积累档案史料；

　　2、收集、鉴别和整理干部档案材料；

　　3、办理干部档案的查阅、借阅、转递和统计；

　　4、登记干部职务、工资的变动情况；

　　5、为有关部门提供干部的情况；

　　6、做好干部档案的安全、保密保护工作；

　　7、调查研究干部档案工作情况，制定规章制度，搞好干部档案的业务建设和业务指导；

　　8、推广、应用干部档案现代化管理技术；

　　9、定期向档案馆（室）移交死亡干部的档案；

　　10、办理其他的关事项。

　　二、干部档案管理范围

　　(一)在职干部档案的管理：

　　1、在职干部档案的管理，按照管理体制集中或相对集中管理；

　　2、县级以上协管干部的.单位，可管理协管干部档案的副本；

　　3、军队干部兼任地方职务的，其档案正本由军队保管。地方干部兼任军队职务的，其档案正本由地方保管；

　　4、干部档案管理人员及其在本管理范围的直系亲属的档案，由所在单位组织指定有关部门专人保管；

　　5、不管理干部档案的干部所在单位组织人事部门，根据工作需要可复制干部职务变动登记表、工资变动情况登记表。此表不随干部调动而转递，干部调出后，原单位可自行销毁。

　　(二)退(离)休干部档案的管理：

　　干部退(离)休以后，其档案仍由原档案管理部门保管。

　　(三)死亡干部档案的管理：

　　1、省委管理的干部死亡后，其档案由原管理部门保管五年后，移交省档案馆保存；

　　2、其他干部死亡后，其档案由原管理部门保管五年后，省直单位的，移交省档案馆保存；地市以下单位的，移交同级档案馆保存。

档案工作规章制度5

　　为了建立健全公司的档案工作，加强对公司档案的科学管理，有效地保护和利用档案，结合本公司实际情况，特制定本办法。

　　一．公司的档案范围

　　1．企业行政文书档案。包括法规性文件；各种合同及协议书；会议文件；工作计划、规划和工作总结；有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料；职工花名册、人事档案等。

　　2．企业管理档案。包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。

　　3．企业技术档案。包括技术研究档案、产品档案等。

　　4．企业会计档案。包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。

　　5．企业业务档案。包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据等。

　　6．企业声像档案。包括照片、录音、录像档案等。

　　二、公司档案管理体制

　　1．公司档案管理机构：行政部统一管理公司各类档案（会计档案除外）。

　　2．公司指定专人分管公司档案工作，保管人必须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。

　　三、立卷归档制度

　　1．档案的收集：收集工作是建立在归档制度上的。各业务部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交各档案室集中保存。

　　2．归档范围：凡是本单位具有考查利用价值的文件材料。包括包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据，以及工作日记、照片等各种形式、载体的文件。

　　3．归档时间：办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档：

　　3．1．按年形成的文件，第二年上半年归档。

　　3．2．凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。

　　3．3．凡是有机密性的`文件，随时形成，随时归档。

　　3．4．工程项目，科研课题，鉴定，竣工验收后，三个月内归档。

　　4．归档要求

　　4．1．材料完整齐全。

　　4．2．系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。

　　4．3．立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。

　　4．4．在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。

　　4．5．由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组织工作。办理移交手续，双方在移交清册签字。

　　5．部门归档要求

　　5．1．编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年立卷。

　　5．2．文件按时间顺序排列，最近的在最上面。

　　5．3．一个客户一个立卷，一个档案盒。

　　5．4．贸易档案与往来函件分开放，贸易档案分笔次按各自的发票流水号放在文件袋里。

　　5．5．定时交档案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交两次，次年上半年和下半年各一次。

　　6．档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分流排列编日，作进一步的整理和局部调整等。

　　7．记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下，须用A4纸。

　　四、档案管理工作

　　1．档案的管理：区分全宗，正确立档单位；分类，依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别；案卷排列并编制案卷目录。

　　2．档案保管：公司设立专用文件库保存档案。

　　3．档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。

　　4．档案的销毁编制销毁清册；办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。

　　五、档案利用工作

　　1．凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。

　　2．档案利用方式有：提供档案原件；提供档案复印件；提供文献索引资料。

　　3．档案管理部门要主动向部门员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、市场信息等。

　　4．依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案统计工作。

档案工作规章制度6

　　一、主题内容与适应范围

　　本制度规定了综合档案室及其各岗位工作范围、工作职责与权限。

　　二、综合档案室工作职责

　　1、认真宣传贯彻《档案法》以及上级对档案工作的有关规定，切实加强对本校档案工作的监督指导，使档案工作更好的为学校工作服务。

　　2、集中统一管理本校在工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案，积极提供利用，为本校各项工作服务。

　　3、制定本校档案工作计划、管理办法规定。

　　4、对本单位的档案工作进行监督、检查和指导，并根据需要，组织必要的业务培训。

　　5、指导、监督、检查和考核有关部门按照归档的范围和要求做好文件材料的形成、积累和归档工作。

　　6、负责收集、接收、整理、统计、保管、开发利用本校的各类档案和信息资料，为本校工作服务。

　　7、负责根据有关档案鉴定的规定，按期提供鉴定小组鉴定，办理好手续，销毁失去保存和利用价值和各类档案材料。

　　8、参加基建工程竣工验收等专项活动，及时收集、整理各种有关的技术文件资料，参加设备仪器的开箱活动，做好各种文件的归档工作，并提出对档案工作的`要求。

　　9、负责定期组织档案管理网络人员进行业务活动，加强业务学习，不断提高网络人员的业务水平。

　　10、加强对档案库房的管理，配置必要的设备，达到上级对档案库房的管理要求，加强对档案管理人员的保密教育，严格执行保密制度。

　　11、积极收集与学校各项活动有关的校内外各类信息，逐步建立完整的信息系统。

　　12、认真完成领导交办的其他工作。

档案工作规章制度7

　　第一条设立专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管，并指派专人负责，做到“专人专柜”的管理。档案管理人员应严格保守档案机密，任何人不得擅自进入档案室，以保证维护档案的完整性和安全性。

　　第二条档案室配备档案柜或密集架，档案上架排列应科学合理，便于查找。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

　　第三条对照片、光盘、U盘等特殊载体的档案须配置密封盒和专门的案卷盒，按编号盒存放在防磁柜。

　　第四条档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等“八防”工作。

　　第五条档案室在接收同级别人事档案托管机构或企业移交的档案后，应对移交档案进行严格检查，确保后续托管业务能顺利开展。

　　第六条确定接收的移交档案要办理托管协议，做好编目工作，并及时入库并及时完成档案汇总统计、登记电子档工作。

　　第七条各类外借档案必须严格执行档案借阅制度，在归还时要核对是否有遗漏或损害，及时放回原处。

　　第八条定期对库房档案进行清理、核对工作，做到帐物相符。对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。

　　一、档案科所有工作人员都有保护档案义务，档案属于涉及托管人员隐私，未经许可不得外借、外传。

　　二、各类档案的借（查）阅，必须填写《档案借（查）阅申请单》

　　三、个人档案一律须托管人员本人、或委托书指定的委托人，经过相关审批流程后方可借阅。

　　四、外单位来人借（查）本托管人档案，需持单位《档案借（查）阅申请单》并经科长签字批准，方可查阅。

　　五、阅档必须在档案室，不得携带外出，以确保档案的安全性。借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管领导批准。

　　六、外借的档案借阅者必须妥善保管，借阅的档案只限本人使用，未经许可不得擅自转借、拆开、调换、污损文件或在文件上圈点、划字等，要保持档案的整洁、完整。

　　七、外借档案一旦发生遗失、损坏、销毁等，应立即知会办公室进行处置。

　　第五条归档范围：

　　1、公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。

　　2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。

　　3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

　　第六条档案的借阅与索取：

　　1、借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》。

　　2、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

　　3、归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发现遗失、污损、或随意涂改情况的，要追究借阅者责任，并及时报告公司主管领导。

　　第六条档案的销毁：

　　1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

　　2、若按规定需要销毁时，必须编制《档案销毁清册》，属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准核对清楚后方可销毁。

　　3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

　　一、设备档案的归档范围

　　(一)设备仪器依据性文件材料。

　　(二)设备仪器随机文件室材料。

　　(三)设备仪器运行、维护文件材料。

　　二、设备档案的'立卷归档要求

　　凡重要设备须归档的文件材料，在设备进单位时，应严格遵守设备开箱验收制度，验收时，须由档案室人员、设备使用部门双方到场验收并填写设备开箱验收记录，以保证设备档案的完整、齐全。验收完毕交档案室保管。

　　三、设备档案的归档时间

　　设备档案的归档时间是随时归档。

　　四、设备档案的立卷要求

　　1、设备档案文件材料要收集齐全，系统整理，书写材料优良，字迹工整、图样清晰、签署完备，有利于长远保存。

　　2、案卷装订应在组卷、卷内文件排列和编目的基础上进行。

　　3、案卷内不同尺寸的科技文件材料要折叠成统一幅面，一般以A4图幅为标准。

　　4、长远保存的案卷装订必须取掉金属物。

　　5、案卷不装订时，其科技文件材料要按照卷内目录的编排次序排列有序。

　　6、案卷要整齐美观。

　　五、设备档案的借阅和保管

　　1、设备档案应及时归入档案室专柜存放。各部门需要查阅时，可按规定向档案室借阅，若要复印或常借等，必须经分管领导同意，方可实施，任何科室和个人不得将其原始材料占为已有。

　　2、安监局档案室负责设备档案的监督、指导和检查。

档案工作规章制度8

　　一、对形成的案卷要编号、填写案卷目录，做为查找利用的工具。

　　二、要设有专柜存放，专人管理或兼管。

　　三、室内要搞好卫生，空气流通，又防鼠、防虫措施，做到无尘，无潮湿，无蛀虫害。

　　四、档案柜要用铁制卷柜，保证档案安全。

　　五、在管理档案的人员发生变动时，要及时清点、交接，履行交接手续。

　　六、对存放已久的档案，要经常翻阅检查，发现纸张、字迹蜕变及时补救。

　　档案销毁制度

　　一、根据档案的'保管期限，将到期的案卷抽出，经核实后认为确无收藏价值，将其销毁。

　　二、将即要销毁的案卷，交档案管理小组审阅，认为确无保存价值的当面销毁。

档案工作规章制度9

　　1目的

　　为了加强档案的管理工作，确保现有档案齐全、完整、准确、安全，更好地为各项工作服务，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，根据《档案法》有关档案工作条例及公司经营管理工作需要，制订本制度。

　　2适用范围

　　适用于公司各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等工作管理。客户及供方档案管理不适用本制度。

　　3管理职责

　　3.1综合管理部负责公司档案管理工作。

　　3.1.1制定公司档案工作制度；

　　3.1.2对公司各部门文件材料的归档工作进行指导和监督；

　　3.1.3做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作；

　　3.1.4做好永久性档案向有关档案机构的移交工作；

　　3.1.5提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

　　3.2各部门、子公司负责职责范围内的档案管理工作。

　　3.2.1人力资源负责公司劳资人力资源资料档案的收集归档、保管。

　　3.2.2财务审计部负责公司财务会计账簿及各类凭证的收集归档、保管。

　　3.3项目公司负责本公司档案管理工作；项目公司因故解散，解散前负责将公司档案移交公司办公室。

　　4收集归档范围

　　4.1收集归档范围包括下列纸质和有电子版资料文件。

　　4.2法规性文件。包括上级颁发，需公司执行的，或由公司发行的各种标准、规章制度等。

　　4.3公司的重大决议。包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

　　4.4计划性文件。包括公司总体计划或规划、开发计划、科研报告、项目质量计划、营销计划、财务计划等。

　　4.5 总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、下属部门、子公司的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

　　4.6批示性文件。包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及公司各类命令、工作指示等。

　　4.7凭证性文书材料。包括公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

　　4.8证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、公司和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

　　4.9汇报性文书资料。包括公司上报各级主管部门、子公司的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

　　4.10劳资人力资源资料。包括公司各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。

　　4.11财务资料。包括公司及子公司财务预决算、财务审计报告。

　　4.12声像制品资料。包括公司及各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门、子公司提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

　　4.13题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

　　4.14技术性资料。包括开发项目各类工程图纸、竣工资料等。

　　5档案移交

　　5.1文书档案。工作办结后，移交综合管理部归档；

　　5.2开发项目档案，项目结束后移交综合管理部归档；

　　5.2.1开发项目前期资料，由经营发展部收集整理，交综合管理部验收、归档；

　　5.2.2开发项目技术资料，由承办单位（工程管理部或项目部）收集整理，交综合管理部验收、归档；

　　5.2.3工程竣工验收备案资料，由项目部整理成册，交综合管理部验收、归档；

　　5.2.4后期销售资料，由市场研发部收集整理，交综合管理部验收、归档；

　　5.2.5其他需要归档的'，由承办单位收集整理，交综合管理部验收、归档。

　　6程序

　　6.1档案管理的基本程序。

　　6.2包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体。

　　6.3档案的收集。

　　6.3.1各部门负责把分散的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到综合管理部，其收集的主要方式是归档。即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由各部门和个人定期协同综合管理部进行整理、立卷、归档。归档的文件原则上一律为原件，凡有原件的文件不能以复印件归档，必要时存复印件须加盖公章注明原件存放处。

　　6.3.2立卷归档的范围：凡属本制度第4条所函盖的文件资料，均应立卷归档。

　　6.3.3立卷归档的时间。

　　6.3.3.1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交综合管理部立卷归档；

　　6.3.3.2对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别项目部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长；

　　6.3.4归档立卷的要求。

　　6.3.4.1归档立卷档案要同时建立纸质和电子档案。

　　6.3.4.2各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交综合管理部立卷归档。同时递交该部分电子文档，电子文档的内容和编排顺序应与纸质文件保持一致。

　　6.3.4.3移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

　　6.3.4.4归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起。

　　6.3.4.5立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无任何金属物，填写备考表，注明保管期限。

　　6.3.4.6填写案卷一律用黑色钢笔或中性笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

　　6.3.4.7立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映公司生产活动状况和面貌。

　　6.3.4.8立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

　　6.3.4.9立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。

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