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浅谈电话礼仪

时间：2024-07-07 10:10:46 职场我要投稿

浅谈电话礼仪

浅谈电话礼仪1

　　（一）重要的第一声当打电话给x单位，若一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开，对该单位有了较好的印象。在电话中只要稍微注意一下自己的行为就会给

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　　对方留下完全不同的印象。同样说：“你好，这里是XX公司”。但声音清晰、悦耳、吐字清脆，给对方留下好的印象，对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住，接电话时，应有“代表单位形象”的意识。

　　（二）要有喜悦的心情打电话时要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着“对方看着”的心态去应对。

　　（三）清晰明朗的声音打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来。如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的，若坐姿端正，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。

　　（四）迅速准确的接听现代工作人员业务繁忙，桌上往往会有两三部电话，听到电话铃声，应准确迅速地拿起听筒，最好在三声之内接听。电话铃声响一声大约3秒种，若长时间无人接电话，或让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会十分急躁，你的单位会给他留下不好的印象。即便电话离自己很远，听到电

　　话铃声后，附近没有其他人，应该用最快的速度拿起听筒，这样的.态度是每个人都应该拥有的，这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。如果电话铃响了五声才拿起话筒，应该先向对方道歉，若电话响了许久，接起电话只是“喂”了一声，对方会十分不满，会给对方留下恶劣的印象。

　　（五）认真清楚的记录随时牢记5WIH技巧，所谓5W1H是指① When何时② Who何人③ Where何地④ What何事⑤ Why为什么⑥ HOW如何进行。在工作中这些资料都是十分重要的。对打电话，接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备，有赖于5WIH技巧。

　　（六）了解来电话的目的上班时间打来的电话几乎都与工作有关，公司的每个电话都十分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，切忌只说“不在”就把电话挂了。接电话时也要尽可能问清事由，避免误事。首先应了解对方来电的目的，如自己无法处理，也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的，就可不误事而且赢得对方的好感。

　　（七）挂电话前的礼貌要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声“再见”，再挂电话，不可只管自己讲完就挂断电话。

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　　需注意，接听电话中反映出来的一切隐含意、个人素质、企业形象都能反映出来。接听电话时的精神状态也能通过声音一览无余地转递出去，礼貌、积极、热情周到的接听能够感染对方，不仅能够收到好的效果，还能把企业的严谨干练良好形象传输给客户，无疑是对企业文化的无声宣释。

　　一些前台人员接电话的时候，第一句就是“喂，喂”或是“你找谁呀”。一张嘴就是毫不客气地查户口式的一个劲儿地问对方找谁？有什么事？对于客户来说这样很容易产生反感，并对公司产生不好的印象。

　　前台接听电话原则

　　一、接听来电：注意礼貌用语：

　　电话铃响三声内，需接起电话。态度热情，反应积极。声调要显得热情愉快。说话时注意口齿清晰、亲切、热忱、尊重。重要事项要做好记录：来电话者姓名、电话号码和要义。

　　二、拨打电话：简洁、明了、礼貌

　　吐字清晰，语速适中，,语气亲切、自然；问候你好，自报单位、职务、姓名，感谢代接代转之人；用语文明、自信等。重要的客户访问要提前做好准备。前台接听电话技巧

　　前台接听电话基本的要求是：确定对方的电话号码及接话人的姓名。在可能的情况下，选择适当的'通话时间，这样可以提高通话效果。通话前准备笔和纸。做好备忘录。备忘录应简单明了，记录主要内容，如：姓名、时间、地点、内容、原因、处理结果。

　　另外接听电话不同情况采用的电话技巧包括以下内容：

　　电话服务的基作应对：

　　电话铃响了，立即去接听。如果电话超过4次铃响以后才接起来，一定要说一声致歉的话：“对不起，久等了。”要使用适当的问候语。说话声音要清晰、温和、语调适中。

　　如果正在处理紧急事情，听到电话铃响也应立即接起，然后要先致歉，向对方解释：“对不起，请稍候片刻”，或者征求其意见可否另外时间打来，或打另外一个电话。如：“实在对不起，请您再拨一次***好吗？”如果暂时搁置电话，回头再接听时要说：“对不起，让您久等了。”或“很抱歉，浪费您的时间了”。

　　如果电话讲到中途断线，一般来讲，接听电话的一方，应把电话放下，并等候对方再拨电话来，而打电话的一方要再拨一次，在再次接通电话后，应加上一句“刚才中途断线，真是抱歉。”

　　指定接听的人重要事情处理中：

　　确定是否情况紧急。

　　无法立即出面接听时要向对方致歉。

　　告知对方，当事人何时方便接听。

　　电话联络事项应尽量做成笔记。

　　指定接听的人无法出面时：

　　当事人不在时，请问对方可否留话代为转达。

　　当事有不在却遇急事时，留下对方电话号码，请当事人主动回电联络。

　　当事人忙碌时告知对方事后予以回电联络。

　　当事人出差或病假时，告知该人回店或销假日期。

　　受托传话之时：

　　善用传话单或便条纸。

　　便条纸上记录对方的姓名、来电事项、时间日期。

　　复诵事项内容以免错误。

　　告知自己的姓名以示负责。

　　传话便条要确实交给指定的当事人。

　　谈话结束时：

　　亲切道别。

　　等对方挂断之后再放下话筒。

　　轻轻放下话筒。

　　做好记录总结归纳。

　　前台人员，是客户了解公司最初的窗口，其言行举止与综合素质，将是公司形象直观的写照。前台接听电话礼仪看似微不足道，实则十分重要。

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　　握手礼仪

　　愉快的握手是坚定有力，这能体现你的信心和热情，但不宜太用力且时间不宜过长，几秒钟即可。如果你的手脏或者很凉或者有水、汗，不宜与人握手，只要主动向对方说明不握手的原因就可以了。年长者主动将手伸向年轻者，上司主动将手伸向下属，女士应该主动与对方握手，同时不要戴手套握手，。另外，不要在嚼着口香糖的情况下与别人握手。

　　电话礼仪

　　接听电话不可太随便，得讲究必要的礼仪和一定的技巧，以免横生误会。无论打电话还是接电话，我们都应做到语调热情、大方自然、声量适中、表达清楚、简明扼要、文明礼貌。

　　1、及时接电话

　　一般来说，在办公室里，电话铃最好是在响第二声后接起。

　　2、确认对方

　　对方打来电话，一般会自己主动介绍。”如果对方找的人在旁边，您应说：“请稍等。”然后用手掩住话筒，轻声招呼你的.同事接电话。如果对方找的人不在，您应该告诉对方，并且问：“需要留言吗？我一定转告！”

　　3、接听电话时，应注意使嘴和话筒保持4—5厘米的距离；要把耳朵贴近话筒，仔细倾听对方的讲话。

　　4、应让对方自己结束电话，然后轻轻把话筒放好。不可“啪——”的一下扔回原处。

　　5、当您拿起电话听筒的时候，一定要面带笑容。

　　6、打接电话的时候不能叼着香烟、嚼着口香糖；说话时，声音不宜过大或过小，吐词清晰，保证对方能听明白。

浅谈电话礼仪4

　　接听电话不可太随便，得讲究必要的礼仪和一定的技巧，以免横生误会。无论是打电话还是接电话，我们都应做到语调热情、大方自然、声量适中、表达清楚、简明扼要、文明礼貌。

　　1、及时接电话一般来说，在办公室里，电话铃响3遍之前就应接听，6遍后就应道歉：“对不起，让你久等了。”如果受话人正在做一件要紧的事情不能及时接听，代接的人应妥为解释。如果既不及时接电话，又不道歉，甚至极不耐烦，就是极不礼貌的行为。尽快接听电话会给对方留下好印象，让对方觉得自己被看重。折叠

　　2、确认对方对方打来电话，一般会自己主动介绍。如果没有介绍或者你没有听清楚，就应该主动问：“请问你是哪位？我能为您做什么？您找哪位？”但是，人们习惯的.做法是，拿起电话听筒盘问一句：“喂！哪位？”这在对方听来，陌生而疏远，缺少人情味。接到对方打来的电话，您拿起听筒应首先自我介绍：“你好！我是xxx。”如果对方找的人在旁边，您应说：“请稍等。”然后用手掩住话筒，轻声招呼你的同事接电话。如果对方找的人不在，您应该告诉对方，并且问：“需要留言吗？我一定转告！”折叠3、讲究艺术接听电话时，应注意使嘴和话筒保持4厘米左右的距离；要把耳朵贴近话筒，仔细倾听对方的讲话。最后，应让对方自己结束电话，然后轻轻把话筒放好。不可“啪——”的一下扔回原处，这极不礼貌。最好是在对方之后挂电话。折叠

　　4、调整心态当您拿起电话听筒的时候，一定要面带笑容。不要以为笑容只能表现在脸上，它也会藏在声音里。亲切、温情的声音会使对方马上对我们产生良好的印象。如果绷着脸，声音会变得冷冰冰。打、接电话的时候不能叼着香烟、嚼着口香糖；说话时，声音不宜过大或过小，吐词清晰，保证对方能听明白。

　　5、左手接听电话便于随时记录有用信息。

　　使用手机注意事项:

　　在手机越来越普及的今天，我们在使用手机时，应遵循以下几点原则：

　　1、不要在医院或者是在机场用手机，以免影响机场及医院的电子设备。

　　2、打电话时，请注意一下，有些地方是不允许使用手机的。如加油站，一些餐馆，酒吧，剧院，电影院以及火车行李站都禁止使用手机。

　　3、当不使用手机时，请锁住手机按钮，以防意外拨打诸如119、110、120等特殊的电话号码。

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　　“电话嘛，响了就接，有问就答嘛，哪有什么技巧啊？” 要是现在谁还会有这种想法，那也太老土了。要知道，在现代社会的办公室，就连接打电话也有一定的.礼仪可言，不信，请看下面：如果你要出差几天，电话留言必须说明情况，否则来电者可能误以为你只是去开会，几个小时后就会回来，因而再次来电，或者预想你会在当天回电。这两种情况都让对方感到难以联络到你。

　　打电话前要先准备好，如果对方没有接听电话的话，省得在听到留言的提示音后，还得慌里慌张地马上组织语言。留言时必须解释你打电话的原因，以及希望对方何时回电，另外不要忘记留下自己的电话号码。要注意，说留言时不要太快，否则对方必须重复听取留言。

　　避免使用电话的等候功能，这种功能会使对方觉得你不重视他的时间，即便你只是暂停一下去找资料，也会显示你的准备不足。

　　不要在手机上谈论涉及商业机密的事情，对方有可能会担心你是在公共场合打电话。

浅谈电话礼仪6

　　电话，是现代生活中极其普遍的交往方式，就因为它较为普遍，才有许多礼仪环节要掌握。具体而言，在打电话时，要时间适宜、内容简练和表现文明。

　　电话是人与人沟通的桥梁。在你与他人沟通的时候应该注意一些细节，这既是为自己着想，也是为接电话的人着想。不要因为你的鲁莽而让对方感到不便，造成了他人的困惑。

　　小张是一个粗心大意的人，做事比较随意，想起什么就干什么，往往不顾及他人的感受。每次只要是有事，无论什么时间想打电话就打。有一天晚上，突然发现自己打算拿回家的文件不见了，也不管什么时候，拿起电话就问同事，睡眼朦胧的同事一头雾水，下班的时候都忙乎自己的那一摊，哪有功夫注意他的事情。挂掉电话一看都已经12点多了，弄得同事都没有睡好觉。

　　这个例子告诉我们，不要在他人的休息时间之内打电话，如，每日上午7点之前、晚上10点之后以及午休的时间；也不要在用餐之时打电话。给海外人士打电话，先要了解一下时差，否则，就可能会骚扰他人。打公务电话，不要占用他人的私人时间，尤其是节、假日时间。能避开对方的通话高峰时间、业务繁忙时间、生理厌倦时间，是打电话的最佳时机。

　　打电话之前忌没有做好充分准备，应该把对方的姓名、电话号码、通话要点等等通话内容列出一张“清单”。这样一来，通话时就可照此办理，就避免了现说现想、缺少条理、丢三落四的问题发生。该方法简单易行，不仅为自己节省时间，还会给对方留下自己办事情干练、训练有素的良好印象。打电话应以简洁为佳，发话人应当尽可能言简意赅，自觉地、有意识地将每次通话的长度，限定在3分钟之内，尽量不要超过这一限定。

　　通话时，戒讲空话、说废话、说话吞吞吐吐，含糊不清，东拉西扯，无话找话和短话长说。讲话一定要务实，寒暄后，就直言主题，把要讲的话说完，就应果断地终止通话。按电话礼仪，你打电话给别人，也就由你终止通话。因此，不要话已讲完，依旧反复铺陈，再三絮叨。那样的话，会让人觉得你这个人做事拖拖拉拉的，而且缺少素养。

　　打电话不可以冒昧，要以礼待人。通话的过程中，自始至终，都应该做到待人以礼，尊重自己的通话对象。在通话之初，要向受话方首先恭恭敬敬地问一声：“您好!”然后，再言其他。不要上来就“喂”对方，或开口便道自己的事情。在问候对方后，就要自报家门，以便让对方知道你是谁。通常，在电话里自报家门，有四种模式可以借鉴：一是报本人的全名；二是报本人所在的单位；三种是报本人所在的单位和全名；四是报本人所在的.单位、全名和职务。其中，第一种用于私人交往中；后三种用于公务交往中；而最后一种最为正规。

　　电话需要通过总机接转时，要对总机话务员问一声好，还要说一声“谢谢”。另外，“请”、“麻烦”、“劳驾”之类的谦虚词，该用也一定要用。碰上要找的人不在，需要接听电话的人代找，或代为转告、留言时，态度同样要文明有礼。

　　通话时，电话忽然中断，或拨号时对方一再占线，要有耐心，不要骂骂咧咧，不要采用粗暴的举动拿电话机撒气，更不要不了了之，应等对方打来电话。最礼貌的方式是立即拨回，并说明通话中断是系统线路故障所致。打电话时，不要把话筒夹在脖子下，不要趴着、仰着、坐在桌角上，不要高架双腿在桌子上。拨号时，不要以笔代手，这样显得没有风度。不要用过高的嗓门通话，会让对方承受不起。标准的做法是：声音适中，话筒与嘴的距离保持3公分左右。

　　正所谓编筐编篓全在收口。终止通话放下话筒是最重要的环节，但却往往被人忽视，通话结束时，应等对方先挂掉电话，先挂电话时应轻放，不要用力一摔，会让对方怀疑是被冷落。掌握正确的电话礼仪，会避免一些不必要的失礼，让你的人际交往变得畅通无阻。

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　　电话预约礼仪

　　1、电话预约的基本要领

　　推销员在访问顾客之前用电话预约，是有礼貌的表现，而且，通过电话事先预约，可以使访问更加有效率。打电话预约看似简单，有的人也许会说：“不就是拿起电话，一拨号码，说几名话的事吗？”关键是如何说、怎么说说些什么，这里面是有学问的。打电话要牢记“5w1h”即①hen什么时候；②who对象是谁；③where什么地点；④what说什么事；⑤why为什么；⑥how如何说。电话拨通后，要简洁地把话说完，尽可能某某时某某事，否则易让顾客产生厌恶感，影响预约的质量以至推销的成功。

　　电话预约的要领是：

　　①力求谈话简洁，抓住要点。

　　②考虑到交谈对方的立场。

　　③使对方感到有被尊重、重视的感觉。

　　④没有强迫对方的意思。

　　成功的电话预约，不仅可以使对方对你产生好感，也便于推销工作的进一步进行。

　　2、打电话、接电话的基本礼仪

　　具体要求如下：

　　①电话的开头语直接影响顾客对你的.态度、看法。通电话时要注意使用礼貌用词，如“您好”、“请”、“谢谢”、“麻烦您”等等。打电话时，姿势要端正，说话态度要和蔼，语言要清晰，即不装腔作势，也不娇声娇气。这样说出的话哪怕只是简单的问候，也会给对方留下好印象。只要脸上带着微笑，自然会把这种美好的、明朗的表情传给对方。特别是早上第一次打电话，双方彼此亲切悦耳的招呼声，会使人心情开朗，也会给人留下有礼貌的印象。电话接通后，主动问好，并问明对方单位或姓名，得到肯定答复后报上自己的单位、姓名。不要让接话人猜自己是谁（尤其是长时间没见的朋友、同事），以使对方感到为难。

　　②电话铃响两遍就接，不要拖时间。拿起呼筒问“您好”。如果电话铃响过四遍后，拿起听筒要向对方说：“对不起，让您久等了”，这是礼貌的表示，可消除久等心情的不快。如果电话内容比较重要，应做好电话记录，包括单位名称、来电话人姓名、谈话内容，通话日期、时期和对方电话号码等。

　　③挂电话前的礼貌也不应忽视。挂电话前，向对方说声：“请您多多指教”、“抱歉，在百忙中打扰您”等等，会给对方留下好印象。

　　④打、接电话时，如果对方没有离开，不要和他人谈笑，也不要用手后住听筒与他人谈话，如果不得已，要向对方道歉，请其稍候，或者过一会儿再与对方通电话。

　　⑤打电话时，应礼貌地询问：“现在说话方便吗”？要考虑对方的时间。一般往家中打电话，以晚餐以后或休息日下午为好，往办公室打电话，以上午十点左右或下午上班以后为好，因为这些时间比较空闲，适宜谈生意。

　　⑥要学会配合别人谈话。我们接电话时为了表示认真听对方说话，应不断地说：“是，是”、“好，好吧”等，一定要用得恰到好处，否则会适得其反。要根据对方的身份、年龄、场合等具体情况，应付方式各异。

　　⑦对方要找的人不在时，不要随便传话以免不必要的麻烦，如必要，可记下其电话、姓名、以回电话。

　　⑧在办公室里接私人电话时，尽量缩短时间，以免影响其他人工作。