关于打电话礼仪
1、选择适当的时间
一般的公务电话最好避开临近下班的时间,因为这时打电话,对方往往急于下班,很可能得不到满意的答复。公务电话应尽量打到单位,若确有必要往对方家里打时,应注意避开吃饭或睡觉时间。
2、重要的第一声
当我们打电话给某单位,若一接通,就能听到对方亲切、优美的招呼声,心里一定会很愉快,使双方对话能顺利展开,对该单位有了较好的印象。同样说:“您好,这里是××公司”。但声音清晰、悦耳、吐字清脆,给对方留下好的印象,对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住,接电话时,应有“我代表单位形象”的意思。
3、要有喜悦的心情
打电话时我们要保持良好的心情,这样即使对方看不见你,但是从欢乐的语调中也会被你感染,给对方留下极佳的印象,由于面部表情会影响声音的变化,所以即使在电话中,也要抱着“对方看着我”的心态去应对。
4、清晰明朗的声音
打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食,即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来。如果你打电话的时候,弯着腰或躺在椅子上,对方听你的声音就是懒散的,无精打采的,若坐姿端正,所发出的声音也会亲切悦耳,充满活力,因此打电话时,即使看不见对方,也要当做对方就在眼前,尽可能注意自己的姿势。
5、迅速准备地接听
现代工作人员业务繁忙,桌上往往会有两三部电话,电话钤一响,应尽快去接,最好不要让钤声响过五遍。电话钤响一声约3秒钟,若长时间无人接电话,或让对方久等是很不礼貌的,对方等待时心里会十分急躁,你的单位会给他留下不好的印象,即便电话离自己很远,听到电话钤声后,附近没有其他人,我们应该用最快的速度拿起听筒,这样的态度是每个人都应该拥有的,这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。如果电话钤声响了五声才拿起话筒,应该先向对方道歉,若电话响了许久,接起电话只是“喂”了一声,对方会十分不满,会给对方留下恶劣的印象。
6、认真清楚地记录
对对方的谈话可作必要的重复,重要的内容应简明扼要地记录下来,如时间、地点、联系事宜、需解决的问题等。在工作中这些资料都是十分重要的。对打电话、接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备。
7、了解来电的目的
上班时间打来的电话几乎都是与工作有关,公司的每个电话都十分重要,不可马虎,即使对方要找的人不在,切忌只说“不在”就把电话挂了。接电话时也要尽可能问清事由,避免误事。我们首先应了解对方来的目的,如自己无法处理,也应认真记录下来,委婉地探求对方来电话的目的,就可不误事而且赢得对方的好感。
8、挂电话前的礼貌
要结束电话交谈时,一般应当由打电话的一方提出,然后彼此客气地道别,说一声“再见”,然后轻轻放下电话,不可只管自己讲完就挂断电话。
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