外事接待礼仪通用5篇
外事接待礼仪1
外事接待的常规礼仪介绍
所谓礼宾规格，具体是指外事人员在对外交往中礼待外方人士的一系列的具体规定，也就是在外事接待的具体过程中所必须遵守的、已被先期正式规定的具体要求或衡量优劣的具体标准。 对于礼宾规格，外事人员主要应当对掌握原则、熟悉特征、来宾分类、常规内容等四个具体方面要加以把握。
掌握原则
一般而言，礼宾规格的确定与操作的基本原则主要有以下四点：
服从外交
服从外交原则的具体含义，主要是指我国外事接待中礼宾规格的具体安排要服从我国外交工作的需要，礼宾规格的操作必须为我国的外交工作服务。
身份对等
所谓身份平等，具体是指在确定接待外方人士的礼宾规格时，应与外方人士的具体身份相称，同时还应参照外方在接待我方身份相仿者时所采用的具体的礼宾规格。也就是要求我方所给予来访的外方人士的礼遇应当恰到好处，以免我方人士在出访对方时可能会受到的任何形式的怠慢。
一律平等
在确定和操作用以接待来自多方的境外人士的礼宾规格时，一定要不论其国家大小，不分强弱，不看贫富，不讲亲疏，严格地、无条件地平等相待，注意搞好有关各方的平衡。
有所区别
接待来自与我方存在习俗差异及其他差异的外方人士的.礼宾规格时，必须充分考虑双方的这些差异，具体情况具体对待，不能千篇一律。
熟悉特征
礼宾性
礼宾规格是专门用以接待来宾的，在外事接待中，它则专门用以接待外籍来宾。由此可见，它不仅是一种礼仪，而且还是专门用来接待来宾尤其是外籍来宾的礼仪。因此，礼宾性是礼宾规格的主要特征之一。
规范性
礼宾规格的规范性非常强。它对于我方人员在外事接待中具体应当如何做为，都规定得一清二楚。因此，可以称其为“礼宾规范”。
稳定性
相对而言，礼宾规格往往比较稳定，是轻易不会变更的。正因为其具有轻易不变的“钢性”而不是动辄改变的“弹性”，礼宾规格才有规矩可言，才不至于被礼宾对象所误解。
差异性
具体确定和操作外事接待中的礼宾规格时，在基本要求不变的大前提之下，其具体做法经常因人而异。也就是说，在接待不同的外方人士时，往往有着许多不同的规定或要求，此即所谓礼宾规格的差异性。
简约性
从总体上看，我国用以外事接待的礼宾规格同样也在不断简化。与过去相比，简约性这一特征在我国往往表现得十分明显。
来宾分类
VIP
它的含义为“非常重要的客人”，在外事接待中往往称其为“要人”。
VIP一般包括正式来访的下列人士：各国政府的重要负责人，如中央政府副部长以上官员，地方政府副省长以上官员等。
IP
它的含义为“重要客人”。
在外事接待中，SP具体指的是身体状况特殊者，如老、幼、病、残、孕；作用发挥特殊者，如上述三类客人的助手、秘书以及其身边工作人员；风格习惯特殊者，如少数民族人士、宗教界人士。
CP
它的含义为“普通客人”。
在外事接待中，此类“普通客人”一般是前来我方进行正式访问或非正式访问的、除以上介绍的前四类客人之外的其他所有的外方人士。
礼宾次序
在礼宾次序操作的具体过程中，有一些相关的注意事项必须为有关的外事人员高度重视，对以下四点尤须多加注意：
细致周到
在具体拟定或执行礼宾次序时，有关人员一定要力求细致入微，面面俱到。
认真执行
任何一位外事人员，不论其具体行政职务高低，在执行礼宾次序时，都必须不讲个人好恶，不谈个人见解，不凭个人兴趣，认真地令行禁止，上传下达，一切照章办事。
提前通报
不管我方在多边外事接待中具体确定采取何种礼宾次序，通常都应当提前向有关各方进行通报。
轻易不变
在具体的外事接待过程中，用以接待多方外宾的礼宾次序一旦确定，尤其是在其已被通报给有关各方以后，通常就不宜对其再作重大变更，否则就会降低其稳定性与权威性，或者令外方人士感到我方不守规矩。
接待计划
在外事接待中，有关人员要想将自己的具体工作做得好上加好，不仅需要具有高度的政治责任感与较强的业务能力，而且还需要制定必要的、规范的接待计划，以便使接待工作的各个具体环节有规可循。
总体要求
要求周详具体
所谓周详，就是要求在制定接待计划时，一定要做到周到、详细，将可能遇到的情况，需要处理的问题等方方面面都考虑到、照顾到。所谓具体就是要求我方所制定的接待计划要力戒大而无当，一丝不苟。
要求规模适度
在安排接待活动的具体内容时，我方不应该因外事接待活动而搞倾城而出的“人海战术”，要量力而行。
要求节俭务实
要充分考虑到我国国情与本单位的经济实力，并严格执行上级有关规定，在接待经费的具体预算上要坚持少花钱，多办事的原则，发扬勤俭持家、艰苦奋斗的精神，努力节约每一分钱。
要求上级批准
鉴于外事工作极端重要，接待计划的具体操作需要方方面面的配合，因此在计划制定后，即应报请上级有关部门或主管领导批准。凡属正式的外事接待计划，都必须向上级报告。在其未经上级正式批准之前，亦不得擅自执行。
要求先期制定
接待工作可以局部调整、补充，可以使之更加符合实际，更加合理，但此举并不意味着接待计划可在具体的接待工作开始之后才整体出台，或者出台时间越晚越好。
要求灵活机动
应当面面俱到、细致入微，但亦应事先为具体操作留下适度的空间，以便使有关人员届时可以沉着应对，灵活处理。总而言之，我方所制定的接待计划应当详尽而不繁琐，细致而不呆板，面面俱到而又留有余地。
要求督促总结
凡正式的外事接待计划，不仅在其制定之时必须认真细致，规规矩矩，而且还须采取必要步骤或具体措施，管理督导计划的执行，以确保计划的落实。除此之外，在其执行完毕后，还应由专人负责收集材料，听取反映，以便总结经验，吸取教训，使今后所制定的接待计划更加完备。
要求以我为主
在制定接待计划的整个过程中，一切大政方针，均应由我方做主，这是维护我国国家主权的重要体现之一。如有必要，我方可就有关细节与对方进行沟通，并听取外方的建议或要求，但是在大是大非的问题上，一定要由我方定夺。
要求通报对方
用以接待外宾的正式计划制定之后，我方应尽快向被接待对象通报需要对方了解、认同或者进行合作的内容。对与外方密切相关的具体日程安排，则更应当令对方一清二楚。若是对方对以上种种内容一无所知，不仅难以在接待过程中取得对方的理解与配合；而且也是对对方某种程度上的不信任、不尊重。
接待内容
在外事接待计划中，所谓接待内容通常是指接待计划所应包括在内的基本项目。在一般情况下，接待内容主要应当包括下述几个方面：
接待形式
所谓接待形式，以正式与否来区分，有正式接待与非正式接待；以接待方来区分，有官方接待与非官方接待；以规范与否来区分，有常规接待与非常规接待；以我方接待单位的多寡来区分，则有单方接待与多方接待。以来宾在我方停留过程来区分，有全程接待与非全程接待。
在确定接待形式时，一定要从简务实，量力而行，并且要合乎惯例。
接待日程
在正常情况下，应当将接待过程中的全部重要活动一律包括在外事接待的日程之内。对于其中较为主要的迎送活动、正式会见、业务谈判、签字仪式、会晤记者、参观企业、游览景点、观看演出以及出席宴请等等，均不得缺少。
经费预算
在制定具体的外事接待计划时，必须对所需的经费开支作出总的预算，并正式报请有关领导批准执行。有关外事接待费用的预算一旦获批，通常不宜再进行追加。
安保宣传
在安排外事接待活动之前，应向有关的公安、国家安全部门正式报告，以取得其指导与协作，为外事接待工作保驾护航。对于具体接待环节的安排，更应不忘安全至上，确保有关各方人员的人身安全，并坚决维护我国的国家安全。
所谓宣传，主要是指有关外事接待活动的新闻报道。在这一问题上，必须兼顾我方条件、外方特点、礼宾规范以及具体的新闻价值。一般而论，重要外事接待活动的新闻报道计划应向外事外宣部门报批。必要时，可通知新闻单位到场。报道稿可由接待方提供，亦可由接待方负责审定。
人员分工
接待工作的成功，首先有赖于接待人员的出色表现。因此在安排接待活动时，一定要重视有关人员的协调与分工。
外事接待礼仪2
在外事接待工作中，许多礼节性语言是通过翻译来表达的。翻译人员的外表、技巧、态度等，对交往效果都有很大的影响。翻译人员，特别是口译人员，会经常参加不同的外事活动。在不同的场合，翻译人员不仅要凭借自身扎实的语言功底、丰富的专业知识作为基础，还要注意遵守适当的外事礼仪。
基本礼仪要求
在国际社交场合，个人着装形象不仅代表了自己本身的形象，它还代表了国家的形象。所以，翻译人员的着装显得尤为重要。
在国内参加对外活动时，男士可穿西装、中山装或各民族的服装。对于女士而言，依据季节与活动性质的不同，可穿西装、民族服装、中式上衣配长裙或长裤、旗袍和连衣裙等。
在外事接待中的任何场合，翻译人员的服装都要保持清洁、整齐、挺直。衣服袖口要干净，皮鞋要上油擦亮。穿中山装要扣好扣领、领钩、裤扣。穿长袖衬衣时，要将前后摆塞在库内，袖口不要卷起，长裤也不要卷起。女士穿袜子时，要注意袜口不能露在衣、裙之外。
行为举止要求
翻译人员的举止要落落大方，端庄稳重，表情自然诚恳，蔼然可亲。站立时，身子不要歪靠在一旁，不要半坐在桌子或椅子背上。坐下时，腿不摇，脚不跷。
坐在沙发上不要摆出懒散的姿态。在公共场所不要趴在桌子上，躺在沙发上。
走路时，脚步要轻，遇急事可加快步伐，不可慌张奔跑。
谈话时，手势不要过多，不要放声大笑或高声喊人。在隆重的场合，如举行仪式、听讲演、看演出等，要保持肃静。
自身素质
在外事活动中，每一名外事翻译既是专职翻译，又是外事工作者，在这种特殊的身份下，外事翻译者不仅要具备专职的翻译素质，而且需要具备外事工作者的素质。具体表现在以下几个方面：
1、政治立场要坚定
在外事活动中，每一名外事活动翻译者都必须具有坚定的、正确的政治立场。具体体现在以下三个方面：
①站稳立场。要做到忠于祖国，忠于人民，忠于政府。
②掌握政策。对于我国党和政府的路线、方针、政策，尤其是我国的外交、外事政策，外事翻译不仅要及时了解，认真学习，而且还应当深入体会，全面理解。
③提高警惕。在从事翻译工作的具体过程中，外事翻译一定要遵守外事纪律，严守外事机密，保持高度的政治警惕，在任何情况下，都不得将我方内部情况向外方人士随意泄露。
2、专业知识要过硬
在从事外事翻译时，要精通语言文字，达到专业水准，并且要讲究职业道德。
①精通语言文字。第一，外事翻译人员至少应该精通一门外语，并且最好还能再掌握第二门、第三门外语；第二，外事翻译人员必须拥有较高的本国语言文字修养，不但要精通现代汉语，而且还应该精通古代汉语；第三，外事翻译人员还应该要掌握一定的翻译技巧。
②达到专业标准。翻译要做到“信、达、雅”。“信”就是要忠于原文，翻译准确；“达”就是译文要通顺，翻译要流畅；“雅”就是语言典雅，翻译优美。在外事工作中，必须将“信”置于首位，同时对“达、雅”予以兼顾。
③讲究职业道德。要做到不要忘记自己的身份，喧宾夺主；翻译时不得任意删改，偷工减料；不得滥竽充数，不懂装懂；不得随心所欲，篡改原话、原意；不得生编滥造，无中生有。
3、前期准备要充分
在进行翻译工作之前，翻译人员的前期准备也非常重要，因为这对其在翻译过程中的发挥有一定的影响。
①明确具体任务。在翻译工作开始之前，应该要明确具体的翻译任务。有可能的话，最好还要对翻译的基本内容、服务的主要对象，以及工作的具体时间、地点予以明确；
②了解相关环节。在遵守有关规定的前提下，翻译人员应该对本人工作的基本环节有所了解，以便为每项具体环节所有可能涉及到的内容或者问题提前作好翻译上的准备；
③熟悉有关背景。对于翻译对象的有关背景，如个人特点，双边关系，我方意图，近期大事，国内外政治与经济发民的新动向、新问题，都要尽可能地加以熟悉；
④适应现场环境。如果条件允许，翻译人员应当提前到达工作现场，以便对有关工具设备进行调试或者试用，并做好其他有关的临场准备工作；
⑤掌握评议特点。对于有关作者的写作特点，有关人员的口音特征，有关语言文字在翻译方面的主要疑难之处，翻译人员亦应尽量加以掌握。
4、知识面要广泛
一名称职的翻译人员必须要具有丰富的'专业知识与社会知识。
①要学习国学知识。从事翻译工作一定要具备有关中国传统文化的知识。对有关的名著、典章、制度、人物、谚语、习俗等等，都应当努力学习掌握，加强积累。
②要学习国际知识。从事翻译工作还必须努力学习与本职工作有关的国际知识。通过学习，了解相关交往对象，开阔视野，提高翻译工作水平。
③要学习外事知识。对于与外事工作有关的一切知识，翻译人员要认真学习，要精益求精，更好地担负起翻译工作的重任。
④要学习当今时事。对于当今时事政治、国内外大事，翻译人员均应了如指掌，并且能够迅速地判明其是非曲直。
外事接待翻译中要注意的其它相关礼仪：
①翻译在工作中要忠实原意、原文，不得任意增减或更改，谈话内容没有听懂时，一定要问清楚后再译。如发现我方人员讲话内容有明显错误或不妥时，可提醒主谈人更正或补充。如情况不许可，可不按意愿翻译，但事后应立即报告 ；
②口译声音要适度，以在座人员都能听清为宜，不要过高或过低，在人数较多的社交场所进行一般性讨论时，要适当压低声音，不要干扰他人交谈；
③在外事活动中，翻译人员要跟随接待单位主要接待人员一起活动，及时翻译，不能独自活动，更不要喧宾夺主；
④当对方直接向翻译人员发问时，可以礼貌的解释自己需要问一下己方的主谈人，而不要抛开主谈人单独与对方交谈，这样才能表现出对会谈的重视；
⑤遇到对方的羞辱或轻蔑时，应将原话告知己方，也可提醒对方此话可能会伤害中方的感情；
⑥在外事接待的宴会场合，翻译人员不能像主、宾那样自由进食，而只能边讲话边吃。一是眼耳留意双方的交谈，而嘴里可以吃东西；二是嘴中所含食物尽量要少些，以不妨碍说话为宜；
⑦外宾对翻译的辛勤工作都要表示感谢，翻译本人要报以回谢。对方赠送礼品给翻译，也要落落大方的接受。女译员可能要受到对方男子的拥抱、贴脸，不要惊慌失措；青年男翻译可能要受到对方年长女士的亲吻，也不要羞涩扭捏。
外事接待礼仪3
外事接待礼仪的基本流程
迎送
在涉外活动中，到机场、车站迎接或送行客人，也是一种礼节。
迎接时，须在飞机或火车抵达之前迎候。外宾出机场或车站时，应按照身份高低站成一列，经礼宾工作人员介绍，主动与外宾握手问候，表示欢迎。
为外宾送行时，应在外宾登机或上车之前到达机场或车站，按照身份高低排成一列与外宾握手告别，并表示良好祝愿。
在机场送行时，一般说“祝你一路平安”（不说一路顺风）、“欢迎再来”等祝愿话；在车站（站台）送行时，要等到火车开动后挥手告别，直至走远时方可离去。
陪同
陪同作为一种礼遇，一要按照“对等原则”（对外交往有两个原则，另一个是“国际惯例原则”），视外宾的职务、身份而定陪同人员。二要，依据“谁迎送谁陪同”的要求，确定专人陪同外宾的全程活动，不应频繁调换陪同人员。
在陪同外宾活动时，应该注意乘车（轿车或出租车）时的规矩：即上车时要请外宾从后面的右车门上车，主人从后面的左车门上车。这样一是外宾上下车方便（距离目的地最近），二是为了外宾安全。如果外宾先上了车，并坐到了主人的位置上，可不必让外宾调换位置。
会见
会见是外事礼仪中比较重要的一个内容。它是指有身份、有地位或上级领导（如市长）出面给来宾的一种礼遇。安排会见，要注意三点事项：
一是，要按照来访外宾的'身份、地位和内容来确定由什么样的人出面会见，一定不要过多、过滥；不可“小题大做”，也不应“降格以求”。
二是，要事先确定好会见的时间、地点和参加人员。
在时间上，一定要比外宾先到，做好事先的有关事宜。当客人到达时，参加会见的人员要按身份或职务站立一排，一一同客人握手致意，表示欢迎。
在地点上，要讲究环境和气氛：会见场所要宽敞、明亮、整洁而有特色，桌子（或茶几）上应摆放鲜花，甚至可摆放国旗（对官方人员）。
在参加人员上，要遵循对等原则。这里的对等指人员的身份、职务、专业的对等，也指外方与我方人数上的对等。外宾6人以下的，我方参加人员对等，6人以上的，我方人员可少于对方。
会见时，可以上茶水、饮料或水果。
三是，赠送纪念品。会见时，外国人特别是日本、韩国等有赠送礼品或纪念品的习惯，以表示对会见人的答谢。所以我方也要做好事先准备，否则将处于被动。赠送或回赠礼品时，要在会见完毕，客人即将离开时，由主要会见人即身份或职务最高的人来赠送。
会见结束后，宾主应合影留念。
工作会谈
工作会谈或业务洽谈，应掌握以下两点：
其一，必须事先准备好“会谈提纲”或“洽谈要点”。会谈时要提纲挈领，言简意赅；会谈时间一般不超过一个小时，业务洽谈时间一般掌握在一个半小时。如果没谈完，可临时休会。切忌没完没了，费话连篇，使人感到厌烦。
其二，会谈时要以主谈人为主，决不可不分主次，随便插话，七嘴八舌，海阔天空。如果问到谁时，可以讲。
参观、旅游
安排好外宾来访时的参观（观光）、旅游活动，是涉外工作中最常见的一种礼仪。最重要的是，要根据外宾的情况（如代表团的性质、来访内容、人员层次等），选择好参观的项目或内容，安排好参观的路线和时间。
在选择参观项目时，应该考虑到：
1、能与代表团业务或来访内容相一致、相配合；
2、安排最能体现本地经济（产业）实力或特色、最有典型意义的企、事业单位。
3、根据来访者的职业、兴趣、爱好与愿望，安排相应的参观单位。如教育工作者应安排参观学校，科学家可安排参观科研单位等；
4、对于某些女性外宾，可安排到社会福利、文化艺术、妇幼保健等单位参观。
签字仪式
在双方签署重要的协议、协定、议定以及联合公报、联合声明或重要合作项目合同书等时，往往要举行签字仪式，由双方代表分别签字，然后交换文本。
参加签字仪式的人员，可包括双方参加谈判的人员及其它必要的人员。为了表示对所签协议、合同等的重视，往往还请更高身份或更多的人员出席。
在签字仪式前要做好准备工作。特别是所签文本必须在仪式前准备妥当，包括文本的定稿、翻译、印刷、校对、装订、盖章等，都要确保无误；同时还要准备好签字时用的国旗、文具（签字笔）等。
签字仪式的现场布置。
我国的一般做法是在签字厅内设一签字桌（长方桌），桌面覆以深色（深绿色为好）台呢，桌后放两把椅子，为双方签字人座位，主左客右。座前摆的是双方保存的文本。文本前面放置签字文具。桌子中间摆一旗架，悬挂双方国旗。
参加仪式的其他人员，按身份顺序排列于各自签字人员的座位之后。双方助签人员分别站立在各自签字人员的外侧。
外事接待礼仪4
之所以在目前逐步为大家所接受并积极学习，主要是因为大家意识到了她的重要性，一个公司、企业、社会团体的代表在对外场合的言谈行为，不仅关系到本公司、本团体的体面，影响到项目或交易的成败，有时甚至影响到国家的荣誉。
有些人认为我们接待外国客人，只要遵从我们的礼仪习俗就可以了，这样的看法显然是不正确的。各国有各国的风俗习惯，中国的不一定就适合外国的。中国有句古话叫以客为尊，更何况是客户，稍有行为或是待遇方面的疏忽就有可能失去一个大单，或是让公司颜面扫地。
学习外事接待礼仪的作用
目前，中国正在实行全方位的改革与开放。在此背景下，中国正在走向世界，世界正在了解中国，越来越多的中国人正在积极而主动地与外国人进行各种形式的正式或非正式的交往。学习并运用外事礼仪，已经成为国家、社会对每一名中国公民的基本要求，并已经成为广大中国公民的自觉行动。
学习并运用外事礼仪，与学习并运用其他任何一门学问一样，必须掌握以下三点：
第一、必须明确“是什么”。简言之，就是要了解其基本概念、主要命题、重要法则、常用技巧，做到“知其然”。
第二、必须了解“为什么”。也就是说，在“知其然”的基础上，应当力求“知其所以然”，了解、探究其“何以如此”。
第三、必须决定“怎样做”。即应当确认“有所为”与“有所不为”。一位伟人曾言：读书是学习，使用也是学习，而且是更重要的学习。必须予以明确的是：学习并运用外事礼仪，绝非为学习而学习，而是为了学以致用，为了充实自我、完善自我，并在今后更好地服务于国家，服务于社会。
外事接待形象礼仪
在外事礼仪中关注形象是非常重要的一个原则。有一位著名的公共关系专家讲到，在国际交往中，形象是一种效益，形象是一种宣传，形象是一种教养，形象是一种服务。形象其实就是一个教养的问题，也是一个规范的问题。
形象问题不仅仅是个人的容貌问题，还涉及到其它一些问题。比如说：在外事交往中非常重要的一点就是要干净、整洁。古人曾经讲过：衣不必华服，唯整洁为要。在外事接待中，一定要注意自己的服饰礼仪，这不仅是个人风度的体现，也是我国民族精神的展示：同时，还是对客人的尊重、礼貌之需。在涉外社交场合，服饰可以分为便装和礼装两种。
仪表：注重个人的仪容仪表、仪态举止、谈吐、着装等。从仪容仪表说，要求整洁干净：脸、脖颈、手都应洗得干干净净；头发按时理、经常洗；指甲经常剪；注意口腔卫生，不当众嚼口香糖；经常洗澡、换衣服，消除身体异味。
仪态：要从站、坐、行以及神态、动作等方面严格要求自己，优美的站姿给人以挺拔、精神的感觉；所谓站有站相、座有座相，仪表要端庄，举止要文明，姿势要端正。站时不要东倚跷靠；坐时不要跷二郎腿、晃腿；坐姿要端正挺直、大方得体。
服饰：服装应整洁大方。男士着西服，着西服时须系领带，夏季可穿硬领短袖衬衫系领带或质地较好的短袖敞领衫；女士应按季节与活动性质的不同，可穿西装、民族服装、中式上衣配长裙或长裤、旗袍或连衣裙等，夏季也可穿长、短袖衫配裙子或长裤。参加正式外事活动，不能穿茄克衫、牛仔裤、超短裙、旅游鞋、布鞋、长筒靴。
谈吐、语言：比如，语音、发音是不是标准，语速是不是适当，音调是不是恰当，在公共场合下，国际交往中讲究说话声音低一点、低一点、再低一点，这样即是一种教养也是对他人的一种尊重，社会公德问题。另外交谈时不能用手或刀叉匙筷子指着对方。
外事接待见面礼仪：
称呼：与外宾相见，首先遇到的是称呼问题。通常对男子称呼‘先生’（Mr.），对已婚妇女称‘夫人’(Mrs.)，对未婚女子称‘小姐’（Miss）。如果不知她是否已婚，可称‘小姐’或‘女士’（Ms.）。
介绍：与外宾相见时如果需要介绍，可由第三者进行，也可以由自己介绍。要把对方的职衔介绍出来。介绍的顺序是把身份低、年纪轻的介绍给身份高、年纪大的，把男子介绍给女子。
握手：许多国家相互见面，特别是初次见面时要握手。依照惯例，握手时主人先向客人伸手，地位高的人先向地位低的人伸手，女士先向男士伸手。女士握手时可以不脱礼服手套。在人多的情况下，不要交叉握手。握手时，要显得自然大方，面带微笑，两眼应注视对方。
致意：如果在同一个场合多次见面，可以点头致意。男士与女士见面，如果女士不主动握手，男士可以点头致意。
外事接待流程及礼仪
接待准备
外事接待单位为圆满完成接待任务，一般需要专门接待小组，全面负责一切接待事宜。接待工作首先应了解来访者的基本情况，弄清代表团的国别、名称、成员名单、来访目的等内容。如需要根据客人要求预定宾馆或返程机票，还应索取来宾护照的复印(传真)件。
掌握了以上情况后，再制定一份周密的(中外文)书面接待活动日程安排(表)，包括迎送、会见、会谈、签字仪式、宴 请、参观游览、交通工具、餐寝时间、陪同人员等详细内容。日程安排应尽量事先征询来宾意见，还要考虑来宾的风俗习惯和宗教信仰。日程安排印制妥当后，要让来宾抵达后及时人手一份。
外事接待-迎送礼仪
迎宾时，外宾下飞机(车、船)后，礼宾人员应主动将迎宾人员姓名、职务一一介绍给来宾，迎宾人员随即与来宾握手表示欢迎。如遇外宾主动与我方人员拥抱时，我可做相应表示，不要退却或勉强拥抱。如需献花，应安排在迎宾的主要领导人与客人握手之后进行。所献鲜花忌用菊花、杜鹃花、石竹花或黄色花朵。
乘车时，应先请客人从右侧上车，陪同主人再从左侧上车。待外宾与陪同人员全部上车后，再驱车去宾馆。途中，陪同人员应择机将有利于对外宣传宜昌的事物，如沿途所见的欢迎标语、人文景观等向外宾介绍。
迎送注意事项：
迎送身份高的`客人，事先在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，准备饮料。安排汽车，预定住房。如有条件，在客人到达之前将住房和乘车号码通知客人。如果做不到，可印好住房、乘车表，或打好卡片，在客人刚到达时，及时发到每个人手中，或通过对方的联络秘书转达。这既可避免混乱，又可以使客人心中有数，主动配合。
指派专人协助办理入出境手续及机票（车、船票）和行李提取或托运手续等事宜。重要代表团，人数众多，行李也多，应将主要客人的行李先取出（最好请对方派人配合），及时送往住地，以便更衣。 客人抵达住处后，一般不要马上安排活动，应稍作休息，起码给对方留下更衣时间。
外事接待-会见礼仪
接见一方的安排人，应主动将会见时间、地点、主方出席人、其它具体安排及有关注意事项通知对方。如有合影，还要事先编好合影图，一般主人居中，按礼宾顺序，主人右手为上，主客双方间隔排列，两端均由主方人员把边。
会见前，主人应在门口迎候客人，可以在大楼正门迎候，也可以在会客厅迎候。如果主人不到楼门口迎候，则应由工作人员在大楼门口迎接，引入会客厅。会见结束，主人应送客人至车前或在门口握别，目送客人离去。
领导人之间的会见，除陪见人和必要的译员、记录员外，其他工作人员安排就绪后均应退出。谈话过程中，旁人不要随意进出。安排宾主座次时，主宾坐在主人的右边，译员、记录员安排坐在主人和主宾的后面。其他外宾按礼宾顺序在主宾一侧就座，主方陪见人在主人一侧就座，座位不够可在后排加座。
外事接待-会谈礼仪
会谈一般是指双方就重大问题进行意见的交换和商讨。会谈由主谈人主持，其他人员未经主谈人许可，不得随便发表意见。如有不同看法，可写条子递给主谈人，供主谈人参考。如主谈人请大家做补充发言，其他人可按主谈人的谈话口径做适当补充，但不能提出与主谈人意见相反的看法。
会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子，宾主按各人名牌所示相对而坐以正门为准，主人占背面一侧，外宾面向正门。主谈人座位居中。
外事接待-国旗悬挂礼仪
国旗是国家的象征，是民族的尊严。涉外活动中，我们往往通过悬挂国旗表示对本国的热爱和对他国的尊重。国际交往中，一个主权国家内悬挂他国国旗有着一些公认的通行惯例。
悬挂双方国旗，以右为上，左为下。两国国旗并挂，以正面为准，右挂客方国旗，左挂本国国旗；汽车上挂旗，驾驶员左手为主方，右手为客方。双方对座会谈时，主客双方分别在各自主谈人桌上用旗架悬挂本国国旗。国旗不能倒挂，也不能反挂。
签字仪式
签字仪式基本上是双方参加会谈的全体人员，一般均由更高的领导人出席签字仪式。 签字仪式座次要求：双方参加签字仪式的人员进入签字厅，签字人入座，助签人分别站在签字人外侧，其他人员分主客各一方按身份顺序排立于各自的签字人座位之后。
签字时，由助签人协助翻揭文本，指明签字处，本方保存的文本上签毕后，由助签人互相传递文本，再在对方保存的文本上签字，签妥后由双方签字人交换文本，相互握手。有时备有香槟酒，签字后，共同举杯庆贺。
外事接待谈话礼仪
外事接待中对谈话也有要求，各国习惯不同，禁忌不同，人常说多说无益，但是不说岂不是冷落了贵客，所以如何说的恰到好处，还需遵循外事接待谈话礼仪。主要要求有以下内容：
外事交往场合谈话时要弄清对方身份，以便自己谈话得体，有针对性。三人以上在场，不要只谈两人知道的事，冷落其他人。对外接触谈话要自然、和蔼。对方发言时要注意倾听，不要左顾右盼，总看手表。说话时不可用过多过大的手势。谈话声音不要过高，以使对方能听清为宜，尤其不要溅出口沫。谈话时不要总自己讲，让别人有讲话机会，别人讲话，不要随便插嘴，打断别人话头。对外谈话要实事求是，自己不知道的事不要随便答复，无把握的事不要允诺，应言而有信。不要议论第三者的事情。不要交头接耳，讥笑他人，如所谈事情不便让旁人知道，则应寻找适当的时机再说。不要谈疾病等不愉快的事情，一般不要询问对方履历，谈及时，要十分客气，如对方不讲，不要追问。不要询问妇女的年龄，是否已婚。对方讲话如未听清楚，可以再问一遍，发现对方对我讲话有误解，应进一步解释。、社交场合，应按本人身份，主动交际。但如别人在个别谈话，不要凑前旁听，若有事需与某人谈话，应待别人说完。有急事找，则应先打招呼，表示歉意。
外事接待礼仪5
在外事接待中，一定要注意自己的服饰礼仪，这不仅是个人风度的体现，也是我国民族精神的展示：同时，还是对客人的尊重、礼貌之需。
在涉外社交场合，服饰可以分为便装和礼装两种。在西方国家，人们日常穿的衣服，如各式外衣、衬衣、各式西装等均为便装。参加大型、庄重活动则要穿礼装或深色西装。
西方国家男子常用的礼装有：
常礼装（或晨礼装）。上身为灰、黑色，后摆为圆尾形；下身为深灰色底、黑裤；领带为灰色；鞋为黑皮鞋；帽为黑色或深色礼帽。西方人参加隆重庆典、就职式或周日礼拜及婚礼大多用此礼装。
小礼装（或晚礼装、便礼装）。上身为全白或全黑色西服，衣领镶缎面，腰间仅上一个纽扣，下身为配缎带或丝腰带黑裤。再配白色马赛罗软前胸或打褶前胸衬衫。鞋为黑色，领结为黑色。
大礼装（燕尾服）。上身为深色，前摆齐腰剪平，后摆剪成燕尾式。翻领上镶缎面。衬衫为有分翼领的白色马赛罗硬衬胸，下身为黑色或蓝色配缎带、裤腿外面有黑丝带长裤，领带为白色，鞋为黑色，手套为白色，袜为黑色。
男士可以根据不同接待场合，选用相应的`服装。
西方国家妇女常用礼装有：
常礼装。质料相同的上衣、裙子。
小礼装。长至脚背不拖地的露背式连衣裙。
大礼装。袒胸露背连衣裙。
女士在外事接待之中，也应根据不同场合选择合适服装。
在我国，对服装总的要求是整洁、朴素大方。男士在国内参加外事接待，一般穿上等毛料中山装，或西装系上领带，穿上深色皮鞋。夏季参加大型外交活动，可以穿具有民族特色的质料高档便装；同外宾游览可以穿任何样式服装。女士则更没有固定的要求，可以穿便装、西装、连衣裙或长裤、旗袍等。
如果陪同外宾观看文艺节目，应穿礼装。男同志以深色中山装或西服为佳，女同志则以西装或连衣裙为佳。女士如果穿深色西装，内着白色或暗色衬衣，就不用非得拿花手帕或抹口
红、戴饰品了。当然，参加外宾朋友的婚礼或联欢会，就更应随便一些。
在对外交往中，还应根据不同场合，适当地选择自己的服饰。但一定要注意礼仪风俗。如在中国民俗中女人只有有了婆家后才可以戴戒指（实际上，现在已有不少未婚姑娘也戴上了戒指），在西方，人们一般把婚戒戴在左手无名指上，因为古罗马人相信左手无名指上有一条静脉管直通心脏，戒指戴此处可以在婚姻上获得永恒、真挚的爱情。
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