专业沟通技巧

专业沟通技巧

专业沟通技巧1

　　第一阶段：打电话前的准备事项

　　准备事项准备目的

　　确认对方的电话号码，单位及姓名

　　1、时间和金钱的浪费;

　　2、为能准确无误地与对方通话。

　　记下要办事情的次序

　　1、为使通话简明扼要;

　　2、为避免遗漏要点。

　　备好必要的文件和材料

　　1、为使对方在通话中不等候自己;

　　2、为做到准确传达信息;

　　3、防止浪费时间和金钱。

　　打长途时，事先要准备好有关资料为了节省通话时间

　　第二阶段：打招呼

　　左手拿话筒，右手拨号，电话接通后，简单问候对方，立即报出本部和自己的姓名。如：“您好，++部。”

　　电话拨通后，确认对方身份，如果对方不告诉姓名时，应说：“请问您是++公司的吗?”

　　将自己的姓名、单位告诉对方，可说：“您好，我是++公司财务部陈先生。”

　　如果打给电话对方的总机，需转分机的，总机接线员就应说：“您好，(岗位名)”或加上“请问要哪里。”你就礼貌地说：“请转(部门)分机(或部门名称)”请求对方把电话转接要找的办事单位的人员。“对不起，请转++部陈先生。”

　　打电话的人说：“请问++在吗?”切忌说：“你是谁?叫++接电话!”等不礼貌用语。

　　如发现你拨通的号码不是想要的'号码，马上查问号码，询问不可粗暴，如：“对不起，请问您的电话号码是++吗?”发现明显不符，礼貌的做法是发自内心地进行道歉，如：“对不起，电话打错了，打扰您了。”默不作声就放下电话会使对方不快，受扰者体谅地说“没关系”或“不要紧”。

　　在给身份地位高的人打电话时，直呼其名是失礼的，应说：“您好，我是++公司销售部的陈先生，跟王先生因合作推广贵公司产品事情想通电话，不知是否方便?”

　　如不指定找某人，最好以请求的方式巧妙说自己的愿望，如：“我希望了解有关++情况，/请帮我为++预订。”

　　第三阶段：讲述事由

　　讲述事由要简明扼要，声音和蔼，遵守5W原则“when、where、who、what、why、how(时间、地点、事件、原因、怎么做)。

　　简单地重复一遍事由，即重复要点，也要听取对方所谈事情。

　　如要找的人不在，请对方留话，让他回来后回电话，告诉接电话的人自己的姓名，关系及电话号码。

　　第四阶段：结束通话

　　在通话结束前，表示谢意并道“再见”;“陈先生，谢谢您，再见!”让对方先挂断电话，然后轻轻放下。

专业沟通技巧2

　　专业的沟通技巧01：人际关系的原则

　　1、相互性原则：人际关系的基础是彼此间的相互重视与支持。任何个体都不会无缘无故地接纳他人。喜欢是有前提的，相互性就是前提，我们喜欢那些也喜欢我们的人。人际交往中的接近与疏远、喜欢与不喜欢是相互的。

　　2、交换性原则;人际交往是一个社会交换过程。交换的原则是：个体期待人际交往对自己是有价值的，即在交往过程中的得大于失，至少等于失。人际交往是双方根据自己的价值观进行选择的结果。

　　3、自我价值保护原则：自我价值是个体对自身价值的意识与评价;自我价值保护是一种自我支持倾向的心理活动，其目的的防止自我价值受到否定和贬低。由于自我价值是通过他人评价而确立的，个体对他人评价极其敏感。对肯定自我价值的他人，个体对其认同和接纳，并反投以肯定与支持;而否定自我价值的他人则予以疏离;此时可能激活个体的自我价值保护动机。

　　专业的沟通技巧02：良好关系的基本原则

　　(一)、尊重对方：

　　人都需要别人的尊重。如果人际交往中，对方感到你不尊重他，沟通必然受阻;如果对方感觉到你要改造他，很可能会因感到压力而拒绝你的帮助。所以，人际交往中，尊重对方是建立良好关系的首要条件。

　　"尊重"六要素

　　1、尊重意味着完整地接纳一个人。即视对方有人权，有价值、有情感、有独立人格的人。这是建立人们相互尊重、相互平等的`基础。换句话说，尊重一个人，就不能因为他有不良习惯或污点，而轻蔑或歧视他。

　　2、尊重意味着彼此平等。人的身份有尊贵、低贱之分，但人的人格与尊严都是平等的。

　　3 、尊重意味着以礼待人。

　　4、尊重意味着信任对方。

　　5、尊重意味着保护隐私。

　　6、尊重应以真诚为基础。

　　(二)态度热情，使对方感到温暖。

　　热情表达方式：语言---礼貌与亲切

　　体语--甜甜的微笑、目光慈善、全神贯注。

　　热情要掌握尺度：过分会使人难以接受。

　　(三)、真诚：指在人际交往中，以"真正的自我"出现。谁也不愿意与"假里假气"的人交往。

　　真诚要点：

　　1、真诚不等于说实话。----原则是不伤害对方的自尊和人格。坏话好之说：先肯定积极的，后否定消极的，言辞恳切，避免给人贴标签或过份概括化。

　　2、真诚不是自我发泄。人际交往中，能谈谈自己的内心真话，是使对方感到你真诚的方法之一。但要避免在对方面前发泄自己的负性情绪。

　　3、真诚应实事求是：不掩饰自己，不不懂装懂。

　　4、真诚要适度：以"不虚伪"为原则。

　　真诚是内心情感的自然流露，是建立在对人的乐观看法，对人有基本信任，对对方充满亲切和爱护的基础上，同时也建立在接纳自己、自信谦和的基础上。

　　(四)、通情达理：即设身处地地理解对方，体验对方的内心世界;同时用理性去考虑和回答对方的问题。

　　这一点重点是要走出自己的参照框架，进入对方的参照板架，把自己放到对方的地位和处境上，来尝试感受他的喜怒哀乐。

专业沟通技巧3

　　介绍简洁明了

　　首先一点，很重要，说话必须要简单明了，和客户见面的时候、销售的时候都是，在两三句话里要介绍完，语速要慢一点但是不能拖沓，但是说话的时候要注视对方眼睛并且略带笑容。

　　业务员不要谈与销售无关的话题业务员和客户进行沟通的时候，往往很难控制好客户的话题，特别是对于一些新人来说，如果控制不好，那样就很容易被客户“牵着鼻子走”，跟着客户进行一些主观性的议题，这样很容易会产生一些分歧，后来可能会因为某些问题而争得面红耳赤，即使你可以争得主导位置，但是最后，一笔业务就泡汤了，所以，在进行沟通的时候，和销售无关的东西，最好不要谈，还有一些主观性的议题也应该尽量避免。

　　交谈时不要讲太多专业术语

　　在交谈的时候要少用一些专业性术语，如果在交谈的时候有一大堆专业术语，客户又听不懂，就像坠入云里一样，那样客户很容易会产生抵触和厌恶心理，所以在介绍的时候尽量用一些简单易懂的话语来替换那些专业术语，这样客户才会听得更明白，而且沟通起来会更快捷，销售过程才会更顺畅。

　　面对客户提问回答要全面

　　客户进行提问的时候，一定要回答全面，而且在回答的时候也不是滔滔不绝和越多越好，而是越精越全面越好，不要有遗漏，客户在了解产品的时候，要一次性地回答客户的问题，全部回答完了，那客户也弄清楚了，那也不会多问。

　　理智交谈

　　在销售的时候，不要用一些反问的语气来驳斥客户，如果在交谈过程中，客户出现恶意问题，而你又以牙还牙，那很容易会将客户驳倒，客户也很容易被驳走，如果出现这样的情况，要以微笑和合体的语气来回答客户问题，切忌跟着客户变得不理智起来。

　　导购的专业沟通技巧：对待不同客户的沟通方法

　　1、高冷型客户难度指数五颗星

　　他们往往讲话不快，音量不大，音调变化也不大。他们并不太配合门店导购员的销售和服务工作，不管导购人员说什么，可能经常就是“恩”，让导购无从下手，捉摸不透。简单来说，高冷型客户，他们工作认真细致，习惯在可控环境里做事，对于那些习以为常的做事方法感到很自在。由于他们不太喜欢与人打交道，所以，他们更喜欢通过大量的事实、数据来做判断，以确保他们做的是正确的事情。

　　导购员对待他们要认真，注意细节，不要显得太过热情，要直奔主题。他们如果愿意交谈的话，店面导购员要提供更多的事实和数据，以供他们做判断;而且提供的资料越细越好，并经常问他们：“还有什么需要我提供的?”

　　2、完美型客户难度指数四颗星

　　他们通常喜欢讲而不是听。他们可能会刁难店面导购，例如，他们会以质问的语气问：“你同我谈谈这件事到底该如何解决?”他们会对销售和服务活动主动提出自己的看法。时间观念强，追求高效完成某项工作，所以他们考虑的是他们的时间要花得值，向往第一感觉，要有竞争优势。

　　导购需要成为一个有竞争力的、非常专业的服务和销售专家，这样可以更吸引他们。举例来讲，他们会提出些问题，甚至是质问，如果导购员不能很好地回答，那么对他们的吸引力就会大大降低;在与他们探讨需求的时候，尽可能地使用可以刺激他们需求的话语和词汇，如高效、时间、竞争优势、变革、地位、威信、声望和掌握大局等。

　　3、倾听型客户难度指数四颗星

　　他们的神态安静，是很好的倾听者。在回答店面导购的问题的时候，也是不慌不忙。他们对导购员的工作不会像完美型的人那样主动提出看法，他们会配合店面导购的工作，前提是导购能更好地引导他们。他们需要与人建立信任的'关系。他们不喜欢冒险，喜欢按程序做事情。他们往往比较单纯，个人关系、感情、信任、合作对他们很重要。

　　导购与他们的关系要花时间来建立，不可强迫对方做他们不愿意做的事情。这些人容易形成忠诚度，并经常光顾熟悉的地方。他们有可能成为长期的顾客(如果他们的需求被满足的话)。与对方打交道时经常可以采用的词汇有：我保证、关系、合作、参与、相互信任、有效等。

　　4、活泼型客户难度指数三颗星

　　对导购很友好，导购可能很容易看到他们的笑容和听到他们爽朗的笑声。他们往往对门店导购员所讲的东西反应迅速，有时会打断门店导购员，有时也会同门店导购员开玩笑。希望获得关注，追求被人认可，不太关注细节，过程喜欢简单，有创意，有新意比较能吸引到他们。

　　活泼型的人乐于助人，也很健谈，所以，通过有效的提问，店面导购可以从他们那里获得很多有价值的信息。在交流中，要将注意力完全放在他们身上，并让他们注意到这一点，从而可以显示门店导购员很看重他们，在与他们探讨他们的需求的时候，尽可能地使用可以刺激他们需求的话语和词汇，如上级认可、关系、影响力、容易、变化等。

专业沟通技巧4

　　第一阶段，打招呼

　　听到电话铃声，要立即接电话，电话铃声不应超过三声，左手拿起听筒，简单问候，迅速报出本部门名称及本人姓名，如：“您好，++部。”以免对方是误打，或再次询问而浪费时间。

　　面带微笑，语调柔和，让客人从你的声音中体会到你的亲切。

　　嘴唇与话筒距离是2厘米，自然发声，说话清晰，发音准确。

　　问清对方姓名，事由，以正确的姓名及衔称呼对方，适时使用敬语，如“谢谢/对不起/请原谅/好的，++。”

　　使用合适的招呼语：“早上好”，“下午好”，“晚上好”，或“您好

　　“喂”、“什么事”等，都是不恰当，应显出我们的礼貌和专业性。

　　无论对方是谁，他可能是公司的职员，你的好朋友，或是公司的高级经理，公司的客户等，你都要让对方感到他得到友好的接待。

　　第二阶段：专心聆听并提供帮助

　　放下手头任何事情，左手拿听筒，右手做好记录准备，专心致志地听对方讲的事情。

　　不要在接听电话的同时，做任何其他事情，如打字、阅读资料等，不要让任何事情分散你的注意力，否则是很不礼貌的，对方也很容易觉察到你的心不在焉。

　　如果电话要找的人不在或正在忙着其他事情不能抽身，不要只告并对方不在，或正忙，要告诉对方您想怎样帮助对方，让对方感到你乐于帮助他的诚意。如：“对不起，陈先生现在正在接另一个电话/陈先生出去一会儿，请问我可以帮你留言吗/我可以让他打电话找你吗/您可以过五分钟后再打来吗/如果你愿意的话，请留下你的姓名和电话号码，我让他打电话给你，你看行吗?”等。

　　以请求或委婉的语气，不要以要求的方式让对方提供信息。不要说“你叫什么名字?”或“你的电话号码是什么?”要说：“请问我可以知道你的名字吗?”“王先生有你的电话号码吗?”。

　　传接电话过程中，要捂住话筒，使对方听不到这边的其他声音。

　　电话留言技巧：

　　电话旁边时刻准备好记录工具，如记录纸、笔、常用电话号码等。

　　记录时，一边记录一边重复，尤其涉及到数字、日期、时间和资料，或需要转达对方讲话内容时，记录遵循6种原则即何时、何地、何人、何事、何因、如何等。准确完整地记下通话要点。

　　仔细听讲，不打断对方讲话，不可因不专心而要求对方重讲一次。

　　对方讲完后予以确认，并把所讲的内容简略复述一遍。

　　重复和确认是电话沟通中非常重要的技巧之一，他可以避免误会，或不致遗漏重要的信息等。

　　转电话技巧：

　　如果需要转电话，要向对方说明原因：“对不起，这里是++部，王先生在营销部，请稍等，我帮你把电话转过去。”

　　需要转电话时，请对方稍等片刻，然后拨号，接通后，告诉对方“请说话”如遇占线，应向对方致歉，接线员应说：“对不起，占线，请稍等(或请等一会再打来)”或把有关的办事机构的'电话号码提供给对方。

　　电话聆听技巧：

　　在整个电话沟通过程中，克制和耐心是必不可少的。不要受到客人情绪的影响，客人生气，是对情况生气，不要引伸到个人，不要想到对方对个人有成见，你要成就并显示你的专业性。

　　要培养以下习惯：a、赞同对方;b、在电话沟通过程中尽量使用对方的语言;c、多赞扬对方，如赞扬对方的判断力好等。

　　要机智、并成为一个好倾听者，有技巧地显示你对对方的兴趣：a、不要显出不耐烦;b、不要打断对方说话;c、不要帮对方说完句子;d、不要没有听完就匆忙下结论;e、与对方相呼应，用“聆听嗓音”等表示我们在专心聆听。

　　回答问题技巧：

　　负责地回答所有问题，如遇不清楚的事情，或说其大意，或请了解情况的人接电话，回答问题不能含糊不清。

　　自己不了解情况，无法转达对方的电话内容，可跟对方说：“我不了解具体情况，过后我再给他回电话，您看可以吗?”假如你是职员，对方找的是你的经理，刚好又不在，最好说：“对不起，经理不在，请问您是哪一位?需要留话吗?”而不要先问对方是谁，然后再告诉他经理不在，以免给人造成实际上是在的，而不愿意接他的电话的误会，一般来说，结束谈话，致告别语是由打电话一方提出来的，如对方是长辈、上级、外宾或女性，应听到对方放下话筒才挂电话。

　　需要适当的人处理某事时，要告诉对方你会将此事转告给适当的人来处理，或让处理该事的人打电话给他，如：“这事由刘先生负责，如果需要的话，我帮您转达好吗?/这事由刘先生负责，如果您愿意，我会转告他，让他给您回电话。”

　　如需对方等较长时间，应明确告知对方需要等候的时限，并建议对方稍等一会儿，或是过后回电话给他，如：“对不起，张先生正在——可以请您等几分钟吗?/过几分钟，我打电话给您好吗?”

　　接打错的电话时，要婉转对待，谦恭有礼的告知对方拨错了电话，不可流露愠怒的声调。如：“这里是++部，请问您要哪里?”请对方需要查查是否拨错了他想要的那个号码，不可突出“您拨错了”，而应说：“这里是++部，我们这里没有++部，您确认您拨的号码对吗?”

　　如两部电话同时响，先接其中一个，向对方致歉，请其稍等一下，迅速接另一个电话，如：“对不起，请稍等。”接电话者根据不同情况使用下列文明用语，如：“您好，请讲”“请稍等”“对不起，他刚走开，请问有什么事可转达?”切忌用“喂，你找谁?你在哪里?”“不知道!”“等一会儿!”(语气不耐烦)等不规范用语

　　帮对方找人时，不可挂断电话。

　　第三阶段：结束电话

　　在通话结束，要让对方感觉到你非常乐意帮忙，表示谢意并道“再见”;要等对方放下话筒后，再轻轻放下话筒，还有什么可能帮到您的?——陈先生，谢谢您的来电，再见!“在对方还在说话时就挂断电话很不礼貌的。

专业沟通技巧5

　　当我们拿起电话说话，我们应该意识到我们的声音和语言：我们要给对方造成良好的印象，就要通过清晰而干脆利落、令人愉悦而带着微笑的声音，克制的声调但又不能过分夸张，你的声音反映你的个性和态度，“带着笑意的声音”“得体”和“机智敏捷”是在良好的电话沟通中必需的主要素质。

　　尽量使用“魔术语”如：“请、请稍等、对不起、再见”等，避免使用俚语、非正式的草率的语言。

　　作为一个良好的意愿的使者，每当我们使用电话时，都应该彬彬有礼的`对待对方，你的心情和态度都应该是令人愉快的，同时，清楚明了，尽量简洁表达你的词名和思想。

　　在电话应对时，一个人说话的声音，随着说话时的姿势和态度发生变化，如果你的姿态不正确，就不可能把端正的礼节传达给对方

　　我们应该了解电话的公共性，电话每次只能一个使用，为使更多的人使用电话，要努力养成做到一次通话在3分钟之内结束的习惯，并要对私人电话加到节制，一次电话的平均通话时间，也是衡量整个国家国民教养水平的尺度之一。

　　注意语气语调和情绪控制，语气语调最能体现细致微妙的情感，如语调过高，语气过重，往往会使对方感到尖该、生硬、冷淡、语气太轻，语调太低，会使对方感到无精打采，有气无力;语调过长又显得懒散拖拉，语调过短又显得不负责任，一般来说，语气要适中，语调应以不影响别人办公为度，同时要使对方感到亲切自然。

　　在电话交谈中，讲话的态度一定要诚恳，以示对方的尊重，即使在自己心情不佳但需要打电话处理事务时，也切忌让急躁、烦恼的情绪影响语言以使对方感到不舒服。

　　电话沟通注意事项

　　1、接电话的人一般应听到完整一次铃响后，立即拿起话筒，不要让铃响多次，才慢腾腾地接电话。

　　2、也许是别人的电话在响，他们不在时，或他暂时放下手头的工作，你应该去接听。让电话响个不停而没人接，就会给对方非常糟糕的公司印象，维护公司形象和声誉是我们全体员工的共同责任和义务。

　　3、如果在同客人谈话在来了电话，应先对客人说：“对不起”，得到谅解后，再拿起电话，拿起电话互致问候后，应真诚地请对方谅解：“实在对不起，现在我正有客人，稍后我再给您回电话。”

　　4、在电话机旁最好准备一本来话记录本和笔，以节约时间和防止遗忘重要事务和电话号码。

　　5、交谈要口齿清晰，说话要简洁明了，谈话是嘴里不含、不吃东西，不与身旁人谈话，如确有急事需与身边的人说一两句，则应与对方道歉后用手捂住话筒，如谈到人名、地名、数字或重要句子，最好重复一遍。如有听不懂或不明白对方所说的话，可请对方再说一次，如碰到对方在讲到某一问题有为难之处，则可婉转转移话题或另约时间，这样做，往往会给对方留下很深的印象。

　　6、在使用公用电话，要设身处地的为别人着想，尽可能缩短通话时间。

　　7、时间选择电话交谈所持续的时间，以3——5分钟为宜，如时间须5分钟以上的，那么，就应首先说出秘书要办的事或大意，并征询对方是否方便，如对方此时正在休息，工作太忙或开会，就请对方另约时间联系。

　　8、注意文明用语由于语言是电话交谈的惟一信息载体，而电话通讯礼仪主要是指语言交往礼仪，因此应特别注意语言的文明。

　　现在，有不少家庭在电话上安装录音装置，外出时将装置打开以便把打来的电话留言下来，在录制自己的语音是应注意措词的语调，如：“这是++的家，因有事外出，请您听到信号后留言，并请说清您的姓名和电话号码，回来后会尽快给您去电话，谢谢!”您听到留言信号后，有什么话照讲就是。

专业沟通技巧6

　　1、有心事说出来!

　　尤其是坦白的讲出来你内心的感受、感情、痛苦、想法和期望，但绝对不是批评、责备、抱怨、攻击。这样你的心灵会有更多的空间去装美好和正面的东西。

　　2、修炼宽容的素质。

　　批评、责备、抱怨、攻击这些都是沟通的刽子手，只会使事情恶化。不批评、不责备、不抱怨、不攻击、不说教就是宽容。

　　3、尊重和你谈话的人

　　只有给予对方尊重才有沟通，若对方不尊重你时，你也要适当的请求对方的尊重，否则很难沟通。

　　4、绝不言语过分

　　你绝对想象不到如果言语过分会带来什么样的效应。而直接指向人本质的伤人的'话可能让对方永远无法摆脱阴影和对你的怨气。恶言伤人，会导致不好的事，也就是所谓的“祸从口出”。

　　5、懂得闭嘴的艺术

　　如果说了不该说的话，往往要花费极大的代价来弥补，正是所谓的“一言既出，驷马难追”、“病从口入，祸从口出”甚至于还可能造成无可弥补的终生遗憾哩!所以沟通不能够信口雌黄、口无遮拦，但是完全不说话，有时后也会变得更恶劣。

　　不论在什么情况下，谨记这五种沟通的技巧，成为职场达人是早早晚晚的事儿。

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