接电话的礼仪

时间:2024-09-02 09:04:18 职场 我要投稿

接电话的礼仪汇总(7篇)

接电话的礼仪1

  打电话礼仪

接电话的礼仪汇总(7篇)

  1、选择适当的时间

  一般的公务电话最好避开临近下班的时间,因为这时打电话,对方往往急于下班,很可能得不到满意的答复。公务电话应尽量打到单位,若确有必要往对方家里打时,应注意避开吃饭或睡觉时间。

  2、重要的第一声

  当我们打电话给某单位,若一接通,就能听到对方亲切、优美的招呼声,心里一定会很愉快,使双方对话能顺利展开,对该单位有了较好的印象。同样说:“您好,这里是××公司”。但声音清晰、悦耳、吐字清脆,给对方留下好的印象,对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住,接电话时,应有“我代表单位形象”的意思。

  3、要有喜悦的心情

  打电话时我们要保持良好的心情,这样即使对方看不见你,但是从欢乐的语调中也会被你感染,给对方留下极佳的印象,由于面部表情会影响声音的变化,所以即使在电话中,也要抱着“对方看着我”的心态去应对。

  接电话礼仪

  1、及时接电话

  一般来说,在办公室里,电话铃响3遍之前就应接听,3遍后就应道歉:“对不起,让你久等了。”如果受话人正在做一件要紧的事情不能及时接听,代接的'人应妥为解释。如果既不及时接电话,又不道歉,甚至极不耐烦,就是极不礼貌的行为。尽快接听电话会给对方留下好印象,让对方觉得自己被看重。

  2、确认对方

  对方打来电话,一般会自己主动介绍。如果没有介绍或者你没有听清楚,就应该主动问:“请问你是哪位?我能为您做什么?您找哪位?”但是,人们习惯的做法是,拿起电话听筒盘问一句:“喂!哪位?”这在对方听来,陌生而疏远,缺少人情味。接到对方打来的电话,您拿起听筒应首先自我介绍:“你好!我是某某某。”如果对方找的人在旁边,您应说:“请稍等。”然后用手掩住话筒,轻声招呼你的同事接电话。如果对方找的人不在,您应该告诉对方,并且问:“需要留言吗?我一定转告!”

  3、讲究艺术

  接听电话时,应注意使嘴和话筒保持4厘米左右的距离;要把耳朵贴近话筒,仔细倾听对方的讲话。

  最后,应让对方自己结束电话,然后轻轻把话筒放好。不可“啪——”的一下扔回原处,这极不礼貌。最好是在对方之后挂电话。

  要注意通话时语气的用法

  电话是非常直观的一种沟通方式,也是一种非常便捷的沟通方式,所以语气是一定要注意的,因为对方不仅会注意你的内容,同时也非常注意你的语气,在工作电话中尽量要采用礼貌用语,要有积极主动的语气,让对方产生想与你沟通的心情,这样机会就会大很多了。

接电话的礼仪2

  一、电话铃响两遍就接,不要拖时间。拿起呼筒第一句话先说“您好”。如果电话铃响过四遍后,拿起听筒应向对方说:“对不起,让您久等了”,这是礼貌的表示,可消除久等心情的不快。如果电话内容比较重要,应做好电话记录,包括单位名称、来电话人姓名、谈话内容,通话日期、时期和对方电话号码等。

  二、电话的开头语会直接影响顾客对你的态度、看法。通电话时要注意尽量使用礼貌用词,如“您好”、“请”、“谢谢”、“麻烦您”等等。打电话时,姿势要端正,说话态度要和蔼,语言要清晰,即不装腔作势,也不娇声娇气。这样说出的话哪怕只是简单的问候,也会给对方留下好印象。只要脸上带着微笑,自然会把这种美好的、明朗的表情传给对方。特别是早上第一次打电话,双方彼此亲切悦耳的招呼声,会使人心情开朗,也会给人留下有礼貌的印象。电话接通后,主动问好,并问明对方单位或姓名,得到肯定答复后报上自己的单位、姓名。不要让接话人猜自己是谁(尤其是长时间没见的'朋友、同事),以使对方感到为难。

  三、打电话时,应礼貌地询问:“现在说话方便吗”?要考虑对方的时间。一般往家中打电话,以晚餐以后或休息日下午为好,往办公室打电话,以上午十点左右或下午上班以后为好,因为这些时间比较空闲,适宜谈生意。

  四、打电话、接电话时,如果对方没有离开,不要和他人谈笑,也不要用手后住听筒与他人谈话,如果不得已,要向对方道歉,请其稍候,或者过一会儿再与对方通电话。

  五、对方要找的人不在时,不要随便传话以免不必要的麻烦,如必要,可记下其电话、姓名、以回电话。

  六、要学会配合别人谈话。我们接电话时为了表示认真听对方说话,应不断地说:“是,是”、“好,好吧”等,一定要用得恰到好处,否则会适得其反。要根据对方的身份、年龄、场合等具体情况,应付方式各异。

  七、挂电话前的礼貌也不应忽视。挂电话前,向对方说声:“请您多多指教”、“抱歉,在百忙中打扰您”等等,会给对方留下好印象。

  八、办公场合尽量不要打私人电话,若在办公室里接到私人电话时,尽量缩短通话时间,以免影响其他人工作和损害自身的职业形象。

接电话的礼仪3

  1来电铃声不可超过三次才接

  有时候电话响一次就接了,会给人以一种很唐突的感觉,会让对方感觉认为你压根没心听他讲话,但是当来电响了三次以后再接,会让对方等的不耐烦、产生焦急情绪。如果是客户的话,可能会影响双方的合作。

  所以,在电话铃声响了两次后接是最佳的状态,但是如果确实分不开身接电话的时候,电话响了超过了三次你在接起的时候,你应该要向对方表示歉意:说一句让您久等了。

  一般的规范电话用语:首先应自我介绍,把自己的情况介绍一下,让对方确定所打的电话是无误的,避免了一些因为打错电话浪费的时间。

  2要注意通话时语气的用法

  电话是非常直观的一种沟通方式,也是一种非常便捷的沟通方式,所以语气是一定要注意的,因为对方不仅会注意你的内容,同时也非常注意你的语气,在工作电话中尽量要采用礼貌用语,要有积极主动的语气,让对方产生想与你沟通的心情,这样机会就会大很多了。

  3与客户通电话要坚持后挂电话的原则

  当对方在与你说再见的时候,同时你也要礼貌的回复对方一下,表示尊重对方,等对方先把电话挂掉,确认通话结束后你再把电话挂掉。切忌挂电话时要小心不要发出过大的声音。

  4随时记录

  在手边放有纸和铅笔,随时记下你所听到的信息。如果你没做好准备,而不得不请求对方重复,这样会使对方感到你心不在焉、没有认真听他说话。

  5自报家门

  一拿起电话就应清晰说出自己的全名,有时也有必要说出自己所在单位的名称。同样,一旦对方说出其姓名,你可以在谈话中不时地称呼对方的姓名。

  6转入正题

  当你接听电话时,不要“哼哼哈哈”地拖延时间,而应立即做出反应。一个好的开场白可能是:“您需要我做什么?”当你觉出对方有意拖延时间,你应立即说:“真不巧!我正要参加一个会议,不得不在5分钟后赶到会场。”这样说会防止你们谈论不必要的琐事,加速商务谈话的进展。

  7避免将电话转给他人

  自己接的电话尽量自己处理,只有在万不得已的情况下才能转给他人。这时,你应该向对方解释一下原因,并请求对方原谅。例如,你可以说:“布朗先生会处理好这件事的,请他和您通话好吗?”在你作出这种决定之前,应当确定对方愿意你将电话转给他人。例如,你可以说:“对于这件事,我们很快会派人跟您联系的。”

  8避免电话中止时间过长

  如果你在接电话时不得不中止电话而查阅一些资料,应当动作迅速。你还可以有礼貌地向对方说:“您是稍候片刻,还是过一会儿我再给您打过去?”

  让对方等候时,你可以按下等候键。如果你的电话没有等候键,就把话筒轻轻地放在桌子上。如果查阅资料的时间超过你所预料的时间,你可以每隔一会儿拿起电话向对方说明你的进展。如:你可以说:“约翰先生,我已经快替您找完了,请您再稍候片刻。”当你查找完毕,重新拿起电话时,可以说:“对不起,让您久等了”,以引起对方的注意。

  对于接电话的人来讲,当需要查阅资料而有礼貌地请对方稍等片刻,这是可以令对方接受的`。如果有人在你正在通话时打进电话,你可以选择合适的词语让你通话的人稍候。然后拿起另一部电话说:“你能否稍等?我正在接听一个电话。”如果打来电话的人只是有一些小事,便可以当即回绝,然后迅即转向第一个电话,而这个人也会意识到你很忙而加速你们的讨论。

  接电话规范用语

  “你好,这里是沙区法院,请问你有什么事?”

  如果是本部门的管理范围要负责解释,要语言礼貌,态度热情,解答问题清晰、准确,诉讼引导认真、耐心,不得对来访者的问题简单敷衍或者不予理睬,不得嘲讽、挖苦、训斥来访者。可视具体情况参考使用如下文明用语:

  “请不要着急,有话慢慢讲,法院会依法处理的。”

  “你要找的法官(同志)现在不在办公室。请你留下联系方式,我们将转交给他,请他和你联系。”

  “按照法院有关规定,当事人(代理人)不能到法官办公室。请你到三楼送达室等候,我们马上帮你约见法官。”

  “你反映的问题我们已经记录下来,请你留下联系方式,我们将按规定办理并及时给你答复。”

  “你提出的要求不符合法律规定,我们不能办理,请你理解。”

  “你提出的问题属于审判工作秘密,依照法律规定我们不能透露,请你理解。”

  如果不是本部门的业务范围:“对不起,我们是XX部门,您反映的事不属于我们部门的主管范围,您反映的情况应属XX部门管辖,请您拨打该部门电话询问,电话为。”

接电话的礼仪4

  一、电话铃响两遍就接,不要拖时间。拿起呼筒第一句话先说“您好”。如果电话铃响过四遍后,拿起听筒应向对方说:“对不起,让您久等了”,这是礼貌的表示,可消除久等心情的不快。如果电话内容比较重要,应做好电话记录,包括单位名称、来电话人姓名、谈话内容,通话日期、时期和对方电话号码等。

  二、电话的开头语会直接影响顾客对你的态度、看法。通电话时要注意尽量使用礼貌用词,如“您好”、“请”、“谢谢”、“麻烦您”等等。打电话时,姿势要端正,说话态度要和蔼,语言要清晰,即不装腔作势,也不娇声娇气。这样说出的话哪怕只是简单的问候,也会给对方留下好印象。只要脸上带着微笑,自然会把这种美好的、明朗的表情传给对方。特别是早上第一次打电话,双方彼此亲切悦耳的招呼声,会使人心情开朗,也会给人留下有礼貌的印象。电话接通后,主动问好,并问明对方单位或姓名,得到肯定答复后报上自己的单位、姓名。不要让接话人猜自己是谁(尤其是长时间没见的朋友、同事),以使对方感到为难。

  三、打电话时,应礼貌地询问:“现在说话方便吗”?要考虑对方的'时间。一般往家中打电话,以晚餐以后或休息日下午为好,往办公室打电话,以上午十点左右或下午上班以后为好,因为这些时间比较空闲,适宜谈生意。

  四、打电话、接电话时,如果对方没有离开,不要和他人谈笑,也不要用手后住听筒与他人谈话,如果不得已,要向对方道歉,请其稍候,或者过一会儿再与对方通电话。

  五、对方要找的人不在时,不要随便传话以免不必要的麻烦,如必要,可记下其电话、姓名、以回电话。

  六、要学会配合别人谈话。我们接电话时为了表示认真听对方说话,应不断地说:“是,是”、“好,好吧”等,一定要用得恰到好处,否则会适得其反。要根据对方的身份、年龄、场合等具体情况,应付方式各异。

  七、挂电话前的礼貌也不应忽视。挂电话前,向对方说声:“请您多多指教”、“抱歉,在百忙中打扰您”等等,会给对方留下好印象。

  八、办公场合尽量不要打私人电话,若在办公室里接到私人电话时,尽量缩短通话时间,以免影响其他人工作和损害自身的职业形象。

接电话的礼仪5

  1.主动报家门。自报家门是一个与人方便、自己方便,且节约时间、提高效率的好方式。

  2.认真听对方说话。接电话时应当认真听对方说话,而且不时有所表示,如“是”,“对”,“好”,“请讲”,“不客气”,“我听着呢”,“我明白了”等等,或用语气词“唔”、“嗯”、“嗨”等,让对方感到你是在认真听。漫不经心,答非所问,或者一边听一边同身边的人谈话,都是对对方的不尊重。

  3.如果使用录音电话,应事先把录音程序编好,把一些细节考虑周到。不要先放一长段音乐,也不要把程序搞得太复杂,让对方莫名其妙、不知所措。

  4.如果对方打错了电话,应当及时告之,口气要和善,不要讽刺挖苦,更不要表示出恼怒之意。

  5.在办公室接电话声音不要太大。接电话声音太大会影响其他人工作,而且对方也会感觉不舒服。

  6.替他人接电话时,要询问清楚对方姓名、电话、单位名称,以便在接转电话时为受话人提供便利。在不了解对方的动机、目的是什么时,请不要随便说出指定受话人的行踪和其他个人信息,比如手机号等。

  7.如果对方没有报上自己的.姓名,而直接询问上司的去向,应礼貌、客气地询问对方:‘对不起,您是哪一位?‘

  8.在电话中传达有关事宜,应重复要点,对于号码、数字、日期、时间等,应再次确认,以免出错。

  9.挂断电话前的礼貌不可忽视,要确定对方已经挂断电话,才能轻轻挂上电话。

接电话的礼仪6

  通话是现代社会最常见的一种交际方式。它是运用电话等现代通讯工具进行交往,具有快捷、方便的特点。尽管不是面对面地交谈,却能让人迅速获得信息,及时进行沟通。

  在公务活动中,使用通话交流情况、沟通信息、商洽问题、答复事项,是一种最普遍的工作手段。通话包括打电话和接听电话。不论是使用普通电话还是

  移动电话,都要遵守一定的礼仪规范。

  学会通话可以树立良好的电话形象。如果缺乏电话使用常识,没有掌握通话的技巧和礼仪规范,就会影响公务活动的开展,甚至损害机关单位的'形象。

  怎样打电话?

  “谁不会打电话?”也许你会发出这样的疑问。打电话确实是一种最常见的交际方式。但是要正确掌握打电话的方法,还是需要注意一些问题的。

  时间选择。公务通话一般要在办公时间内进行,不要在下班之后打,更不能在深夜、凌晨及午休、用餐、公休假时间打,除非有特别紧急的事情。如果是拨打国际长途电话,要注意时差,不要扰人清梦。要掌握通话的时间,一般不宜过长,以不超过五分钟为好。如果要通话较长时间,最好用面谈的方式。如果只能通话,必须征询对方是否方便,否则就要另约时间联系。

  表述得体。通话表述要符合礼仪规范,不能高调门,语惊四座;口气谦恭有礼,热情、温和、亲切、自然。语速适中,过快了容易让人听不清楚,产生匆忙应付的感觉;慢条斯理,拿腔拿调,也容易引起人的反感。

  举止得当。打电话要轻拿轻放,不要急不可耐,一遇到无法接通的情况就表现得很不耐烦,甚至甩话机。电话接通后,要等铃声响过六遍后,确信对方无人接听,才挂断话机。通话时不要抱着电话四处走动;仰坐、斜靠、歪躺或趴在桌上通话都是不适宜的。通话时也不要吃东西、抽烟、喝水、翻报纸杂志,甚至与旁边的人闲聊。

  注意环境。打电话要注意周围环境。移动电话不要在嘈杂的大街上、一些公共场所通话。办公室打电话,要避免谈话声、嬉笑声、咳嗽声。如果有急事,可以先“整顿”一下通话环境,待安静下来再拨通电话。

  怎样接电话?

  接电话要注意以下礼仪:

  及时接听。电话铃声一响,要及时接听,不要慢腾腾地任由铃声响个不停。一般在听到完整的铃声响后接起电话。同时响起电话,要先接起一个,询问对方是否介意接听另一个电话,征得同意后才能接听另一个电话。不要同时接听两个电话。

  文明应答。接听电话要做到有问必答,依问作答。铃声响起,要拿起话筒问候对方,并自报家门:

  “你好!这里是(单位) ”或“你好!我是”,或者询问对方: “你好!请问找哪位?”如果要找的人不在,最好告诉对方不在的原因,或告诉对方联系方法。一般不宜用“你是谁”、“你找谁”、“有什么事”之类的话发问。与对方通话,要尽量每问必答,但不要答非所问,东拉西扯,大聊其天。对方交谈内容结束要即时道别,说声“再见”。

  做好记录。公务电话通常需要做记录。平时要做好通话记录准备,电话记录簿或记录用纸、笔要准备好,不要通话后放下听筒,再找纸笔。遇到听不清楚时,可以请求对方重复一遍,特别是对一些重要内容和涉及时间、地点、数量等,最好加以核实,避免记错。

  一些特殊电话的接听。对打错电话的,不要大声斥责对方,要接受对方的道歉,说声“没关系”后挂机。对一些难缠的电话,要学会说“不”,设法摆脱对方的纠缠,委婉而坚决地拒绝对方的请求。对一些诸如“你猜猜我是谁”、“想知道我在干什么吗”之类的“谜语”电话,可以用“别让我猜谜了”、“我正忙着”、“我还有一些急事要做呢”之类的话加以应对。

接电话的礼仪7

  打电话时,需注意以下几点:

  1、要选好时间。

  打电话时,如非重要事情,尽量避开受话人休息、用餐的时间,而且最好别在节假日打扰对方。

  2、要掌握通话时间。

  打电话前,最好先想好要讲的内容,以便节约通话时间,不要现想现说,“煲电话粥”,通常一次通话不应长于3分钟,即所谓的“3分钟原则”。

  3、要态度友好。

  通话时不要大喊大叫,震耳欲聋。

  4、要用语规范。

  通话之初,应先做自我介绍,不要让对方“猜一猜”。请受话人找人或代转时,应说“劳驾”或“麻烦您”,不要认为这是理所应当的。

  接电话礼仪

  接听电话不可太随便,得讲究必要的礼仪和一定的技巧,以免横生误会。无论是打电话还是接电话,我们都应做到语调热情、大方自然、声量适中、表达清楚、简明扼要、文明礼貌。

  1、及时接电话

  一般来说,在办公室里,电话铃响3遍之前就应接听,6遍后就应道歉:“对不起,让你久等了。”如果受话人正在做一件要紧的事情不能及时接听,代接的人应妥为解释。如果既不及时接电话,又不道歉,甚至极不耐烦,就是极不礼貌的行为。尽快接听电话会给对方留下好印象,让对方觉得自己被看重。

  2、确认对方

  对方打来电话,一般会自己主动介绍。如果没有介绍或者你没有听清楚,就应该主动问:“请问你是哪位?我能为您做什么?您找哪位?”但是,人们习惯的做法是,拿起电话听筒盘问一句:“喂!哪位?”这在对方听来,陌生而疏远,缺少人情味。接到对方打来的电话,您拿起听筒应首先自我介绍:“你好!我是某某某。”如果对方找的人在旁边,您应说:“请稍等。”然后用手掩住话筒,轻声招呼你的同事接电话。如果对方找的人不在,您应该告诉对方,并且问:“需要留言吗?我一定转告。”

  3、讲究艺术

  接听电话时,应注意使嘴和话筒保持4厘米左右的距离;要把耳朵贴近话筒,仔细倾听对方的讲话。

  最后,应让对方自己结束电话,然后轻轻把话筒放好。不可“啪——”的一下扔回原处,这极不礼貌。最好是在对方之后挂电话。

  4、调整心态

  当您拿起电话听筒的时候,一定要面带笑容。不要以为笑容只能表现在脸上,它也会藏在声音里。亲切、温情的声音会使对方马上对我们产生良好的印象。如果绷着脸,声音会变得冷冰冰。

  打、接电话的时候不能叼着香烟、嚼着口香糖;说话时,声音不宜过大或过小,吐词清晰,保证对方能听明白。

  5、用左手接听电话,右手边准备纸笔,便于随时记录有用信息。

  ⑴不打无准备之电话。打电话时要有良好的精神状态,站着最好,坐着也行,但不要躺着,或歪靠在沙发上,那样势必发出慵懒的声音,更不能边吃东西边打电话。拿起听筒前,应明白通话后该说什么,思路要清晰,要点应明确。

  ⑵选择适当的通话时间。原则是尽量不打扰对方的作息。一般而言,三餐时间;早七点(假日八点)以前,晚十点以后;对方临出门上班时、临下班要回家时,都不宜打电话,除非万不得已的特殊情况。切忌半夜三更打电话,以免惊扰对方及其家人。通话时间也要控制,尽量长话短说。

  ⑶注意说话礼貌。音量要适中,以对方听得清晰为准。语速要稍缓,语气应平和,给对方以亲切感,但不可拿腔拿调、装腔作势。

  一般而言,接通电话后,应立即作简要的问候、自我介绍并说出要求通话的人,切忌说“你知道我是谁吗?猜猜看!”之类的话。

  打电话的注意事项

  打电话始终要用礼貌语,常用的有:“您好”、“我说清楚了吗”、“谢谢”、“再见”、“晚安”!

  接电话的礼貌体现自身的`教养和家庭或单位的风貌。拿起话筒,首先以礼貌用语,通报自己的单位名称。在办公室接电话,切忌旁若无人,影响他人工作。若是在家中,接电话时一声“您好”式的问候,对方就可回话了,若有必要,接着再作自我介绍。

  如果对方要传呼张三,接听者应该热情地告诉对方,如:“好的,请稍候。”然后用手捂住受话器,或去请或直接把话筒递给张三。如果张三不在场,接听者应委婉地说:“需要转告吗”,“可以留下您的电话吗”,切忌以一声“不在”、“没看到”即挂断。

  在电话机旁要备好纸和笔,以便随时记下对方的留言。接到打错的电话也要亲切地说:“对不起,您打错了”。

  当电话交谈结束时,可询问对方,这既是尊重对方也是提醒对方,最后以“再见”之类的礼貌语结束。

  放下话筒的动作也要轻缓。如果话音刚落,你就“啪”地一声扣上听筒,可能会使你前面的礼貌前功尽弃。一般是让尊者或由打电话方先放下自己的话筒。

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