审计沟通中的小技巧

时间:2022-09-28 12:23:32 职场 我要投稿
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审计沟通中的小技巧精选

  沟通贯穿于审计的始末,良好的沟通并不必然导致审计意见的顺利发表,但是,沟通的受阻可以直接导致审计范围受限,或者是得到虚假的信息,导致审计成本和审计风险增加。表面上看,沟通是最不需要专业技术的,实际上沟通体现了一个人的综合能力,特别是刚刚从事审计工作的新人,在学习专业的同时注意沟通的技巧。在审计中,一个好的沟通能达到事半功倍的效果,尤其是在现场审计与被审计单位面对面交流时。

  结合自己的经验,本文旨在强调新人沟通时的一些小窍门。

  1.佯装好人,主动示好

  在进驻现场时,一定要收集客户和其所在行业的资料,特别是其行业近来所发生的重大事件,并思考该时间会给公司带来何种影响。不过在实际中,一般收集不利于客户的事件,然后总结相应的对策。在日常闲聊中以此为话题,很明显这是主动向客户示好。

  2.学打太极,转移矛盾

  审计人员心里都明白,自己完全只是按照程序来做,并没有半点为难客户的动机。但是客户就不这么认为了。特别是针对某一个具体的数字,客户也模棱两可,而审计人员却非要一个准确的答案时,这种矛盾就特别突出。因此,在审计人员沟通时,注意语言表达中一定要强调我们是依据相关的规定,我们只是执行者。审计人员也可以这么表达,根据某某规定,我们应该怎样,但是因为……,所以我们简化成……,实际上我们也的确如此。(他强由他强,清风拂山岗;他横由他横,明月照大江。他自狠来他自恶,我自一口真气足)

  3.多做事,少说话

  在有客户在场时,新人最好少说话,有疑问时先询问项目经理,非得询问客户时,应在心里打好腹稿,明确审计的目的是什么,需要什么样的审计证据。在这种情况下,最容易露出破绽,因为客户的回答五花八门,有些甚至是敷衍之词,因此新人缺乏必要的经验来应付甚至直接就被打发回来。因此,明确审计目的是什么重要的,心里琢磨如何应对客户可能的托词也是必不可少的。切记不要暴露自己是新人的身份。

  4.主动与被动

  有时候审计人员过于自信,往往是在头脑中模拟客户的意图然后问客户是不是,显然,如果客户有隐藏正好借你的问题混过去了。如果提出的问题是要求客户主动交代动机或做法,有时候会得到意想不到的信息。其次,在针对某一程序的一连串问题后,审计人员应该将该问题的答案从始到终复述一遍,以求是否得到正确的理解,因为有时候客户会被审计人员零零散散的问题搞昏头。

  总之,良好的沟通是建立在强大的专业知识之上的,要让客户真正敬佩,达到以德服人!

  拓展:沟通注意事项

  1、面谈

  在所有的沟通方式中,面谈是最好的方式,其他的如语音、文字类的都不如面对面沟通来得高效。因为面对面能够传达出更丰富的信息,语音、语调、表情、态度等,这些非语言信息会让整个沟通立体起来,也避免产生很多误会。

  在我工作中,如果遇到和一些家长沟通出现不畅的情况,我一般就会改成面谈形式,当面沟通,这样效果会很好,平时和来访者之间的工作方式,也只倾向于做面询,本地的来访不做视频和语音。

  面对面,才有“场”感,彼此身处同一个空间环境,更容易同频共振。

  2、确认

  当别人交代给你一个任务,无论是同事还是领导,不管是谁,你最好将你理解的信息用你自己的话复述一遍给对方听,这是为了确保你接收到的信息是否为对方要给你的信息。我们往往会遇到这样的情形,对方跟你说的事和你理解的,好像不是一回事,或者有很大偏差,所以,确认,很重要。

  这样就避免了对方要的牛肉,你给的也是牛肉而不是其他的肉。

  就像上文提到的那个论文的例子,很可能是导师要求的和他理解的有偏差,修改的方向不一致,至少是不精准的,没经过确认的任务,就会来来回回没完没了,最后大家都很尴尬,徒增内耗,还可能反目成仇,从此连朋友都没得做,你说严重不严重?

  3、进度

  对别人交代的事,一定要多反馈进度,这件事办得怎么样了,进行到哪一步了,要跟对方反馈,就像咱们电脑上的进度条一样,显示了整个过程,而不是你领到这个任务,到最后才跟对方反馈,一定要让对方了解每一步具体是怎样的。我们常常说某人做事比较靠谱,一定也包括这个人做事善于做反馈的特点。

  我们平时见到过不少这样的人,他们很认真在做事,但是就是不跟你做反馈,直到最后你实在忍不住了主动询问,他才告诉你,已经完成了。完成当然是好事,但是如果你了解到每一个步骤,也许完成的质量会更好,因为你可能就某一环节给个具体的建议或意见,让这件事落实得更圆满更妥善。

  当对方了解了事情的进展时,他就不会催你,就不会焦虑,你们的关系也就不容易出问题。

  4、觉察

  沟通一定离不开自我觉察。

  我们沟通时,除了语言信息,还包括非语言信息,很多时候我们嘴里表达的好像没问题,但是非语言信息却暴露出很多的问题,比如你的表情是怎样的,别语言表达是友善的,但是表情传递出来却恰恰相反。

  还有语调、语速、音量方面也要注意,是不是声调很高,语速偏快,音量偏大,这样对方感觉到就像是指责和批评似自己似的,这种情况在家庭中特别常见,父母和子女之间就很容易这样,最后造成亲子关系紧张,孩子不想搭理你。

  综上这几点,如果在生活中或工作中做到,一定能够改善你的人际关系,并且让你高效工作。

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