文档管理制度（通用20篇）
在不断进步的时代，我们可以接触到制度的地方越来越多，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。这些规则蕴含着社会的价值，其运行表彰着一个社会的秩序。拟定制度需要注意哪些问题呢？以下是小编收集整理的文档管理制度，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。
文档管理制度 1
根据国家档案法和档案管理规定，为进一步提高管理文档工作的质量和管理水平，确保文档的完整与安全，特制定以下制度:
一、管理处电脑文档管理员专职负责管理处所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法规、车辆档案等)的'存档、收集和保管，做到完整、系统、准确。
二、任何人员借阅上述文件资料，须经管理处经理批准，登记日期、用途、经手人及归还时间。
三、属秘密文件的要妥善保管，不准散播其内容，不准给未经领导批准的人员翻阅，不准复印，不准带离办公室。
四、员工个人档案材料属秘密材料，他人无权翻阅，保管人员也不准将这些资料擅自给他人过目。
五、文件资料等要进行合理归档，归档要注意整齐，归档前要先把资料分类，无论是按字母顺序还是按内容、按时间等形式分类，其目的都是为了查找迅速方便，因此都必须在档案夹里清楚地标明。
六、要经常进行清理归档，以免资料堆积混乱，对过期的文件资料，要及时清理，无保存必要的材料，经管理处领导批准可做销毁处理。
七、积极实行档案现代化管理，应用计算机检索手段，做到文档管理标准化、规范化和程序化。
八、会同有关部门，在购置重要设备到货时，检查验收文件材料，并及时归档。
九、各部门拍摄的记录管理处各项活动的照片、声像材料，必须在活动结束后一周内整理好，注明时间、地点、来宾姓名、活动内容，交文档管理员及时归档。
文档管理制度 2
1.监理日记是监理部和监理工程师必备的专用记录手册，是监理工作的重要资料。监理人员应逐日逐项认真填写，特别是涉及变更设计、会议决定、上级指示，有关质量、进度、安全检查、投资等有关事项，都应详细写入日记。
2.文档管理。监理部应建立有关往来函件、电话处理、日常监理工作技术资料整理与归档管理的相关台帐。所有文件收发、文档资料均应严格按监理（咨询）公司贯标工作的规定进行管理。
3.工程监理台帐。各类台帐是文件化的施工信息分类记录，监理部应结合工程特点和内容选择建立，以加强对内业资料的.管理。
1)开工报告审批台帐
2)工程进度台帐
3)见证取样检验台帐
4)平行检验台帐
5)见证检测台帐
6)旁站监理台帐
7)工程变更台帐
8)总监理工程师巡视记录台帐
9)验工计价台帐
10)项目管理机构要求建立的其他台帐
上述各类监理台帐必须定期记录，记录内容应符合各类台帐的记录要求和规定。监理站办公室必须认真对台帐进行检查，发现问题及时纠正，确保台帐资料的及时、完整和准确，具有可追溯性。
4.各类监理台帐与监理日记、监理技术文件应能互相印证，主要内容一致，不得互相矛盾或无法对应。
5.对于大型铁路综合建设项目，监理部应建立监理日志，记录监理部主要人员的动向和工作内容。监理日志由监理站办公室负责填写，总监理工程师定期审签。
文档管理制度 3
为了进一步加强教育处的内涵建设，促进处室各项工作规范化、科学化、可持续化管理和发展，提高工作效率，规范文档管理工作，特制定本制度。
1、所有收文、发文工作均指定专人负责，未经许可，不得随便代理收发工作，以免造成工作混乱。收发人员必须根据有关文件资料，如实填写收文登记薄、发文登记薄。对未登记完毕的文件材料，不得先行使用、阅读。
2、收发文范围包括：文件、传真、邮件以及通过邮件、无纸化传输系统、网络收发的各种文档资料。
3、收发文件等资料应及时、准确送交处长，不得延误和积压;对贵重物品、汇款、邮包，要及时登记，并由个人签字领取;对投递错误的文件应及时退回。
4、对医院交阅的上级来文等文件，任何人不得截留、保存，专人将文件登记并交由处长审阅后复印一份，将原件及时交回医院办公室。出差或开会带回的文件材料，返回后次日登记归档，文件涉及内容需相关处室或科室具体落实完成的`，由专人根据院领导和处长阅处意见给予复印或摘录，送有关处室或科室落实，专人对落实处理情况进行督办。
5、发文文件草拟必须使用《发文稿纸》，按照处室工作分工对口起草，文稿清样做到三校，一由拟稿人自行校对，确保数据文字准确无误后，经处长在核稿栏签字审批后交医院办公室。二由办公室负责再次文字校对无误后，确定主题词，报分管领导审阅。三是文稿清样经分管领导审批后，正式行文，盖章。文件内容涉及机密的，须按规定注明密级。
6、处室实施的每项工作全过程的电子文档实行处室的移动硬盘、电脑双存储，电子文档务必注明成文的时间，经处长审阅后，实施每项工作的负责人分别在OA网、医院外网上发布。
7、处室实施的每项工作全过程的电子文档打印后，及时将电子文档和纸质文档各一份，分类归档、保存。
8、严守工作机密，处室的各种文件、资料等档案(含电子文档)由专人保管，专柜存放，严格借阅、借用手续，确保文件、资料等档案的安全、全面，发现失窃和泄密事件，及时报告处长并查处。
9、处室的各种文件、资料等纸质档案，由专人按类别于次年一月内立卷装订后，分类存档，专柜保存;电子文档由专人按类别于次年一月内存储于处室的移动硬盘。
文档管理制度 4
第1章总则
第1条为加强对设计过程所用“电子绘图”、“规划报告书”、“投标书”等涉密图纸和文件以及公司“核心知识产权”及其相关内容在计算机信息系统运行的安全，保护公司核心秘密，促进公司设计和信息化的健康发展，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》及有关保密工作规定等规定，结合本公司实际，特制定本制度。
第2条适用范围
1.本制度适用于公司所有员工;
2.公司所有人员，包括设计人员、技术管理人员、行政管理人员、后勤服务人员等(以下简称“工作人员"），都有保守公司商业秘密的义务。
第2章保密范围
第3条公司秘密是指：
1、设计过程涉密的图纸及文件（如电子图、规划设计类报告）;
2、不为公众所知晓、能为公司带来经济利益、具有实用性且由公司采取保密措施的技术信息和经营信息。
第4条公司秘密包括但不限于以下事项。
1、公司生产经营、发展战略中的秘密事项；
2、公司就经营管理作出的重大决策中的秘密事项；
3、公司生产、科研、科技交流中的秘密事项；
4、公司对外活动（包括外事活动）中的秘密事项以及对外承担保密义务的事项;
5、维护公司安全和追查侵犯公司利益的经济犯罪中的秘密事项；
6、其他秘密事项。
第3章密级分类
第5条公司秘密分为三类：绝密、机密和秘密。
第6条绝密是指与公司生产、科研、经营、人事有重大利益关系，一旦泄露会使公司的安全、利益或者生存遭受特别严重损害的事项，主要包括以下内容.
1、公司设计类工程项目资料、投标资料；
2、按《档案法》规定属于绝密级别的各种档案;
3、公司重要会议纪要。
第7条机密是指与本公司生产、科研、经营、人事有重要利益关系，一旦泄露会使公司安全、利益或者生存遭受严重损害的事项，主要包括以下内容。
1、公司核心技术涉及的设计图纸和相关资料；
2、尚未确定的公司重要人事调整及安排情况、公司对管理人员的考评材料；
3、公司薪金制度，财务专用印签、账号，保险柜密码，月度、季度、年度财务预、决算报告及各类财务、统计报表，电脑开启密码，重要磁盘等电子媒介的内容及其存放位置；
4、公司总体发展规划、经营战略、商务谈判内容及载体，正式合同和协议文书；
5、按《档案法》规定属于机密级别的各种档案；
6、获得竞争对手情况的方法、渠道及公司相应对策；
7、外事活动中内部掌握的原则和政策。
第8条秘密是指与本公司生产、经营、科研、人事有较大利益关系，一旦泄露会使公司的安全、利益或者生存遭受损害的事项，主要包括以下内容。
1、公司高管的家庭住址及外出活动去向；
2、经营企划方案;
3、公司有关部门所调查的事故和违法违纪事件及责任人情况和载体；
4、公司大事记；
5、设计图纸、各类技术文件等；
6、按《档案法》规定属于秘密级别的各种档案；
7、各种检查表格和检查结果。
第4章保密措施
第9条各密级知晓范围
1、绝密级公司领导班子成员及与绝密内容有直接关系的工作人员；
2、机密级部长级别以上管理人员以及与机密内容有直接关系的工作人员;
3、秘密级主任级别以上管理人员以及与秘密内容有直接关系的工作人员.
第10条公司员工必须具有保密意识，做到不该问的绝对不问，不该说的绝对不说，不该看的绝对不看。
第11条公司董事长负责领导保密的全面工作，各部门负责人为本部门的保密工作负责人，各部门视本部门业务情况设立兼职保密员。
第12条如果在对外交往与合作中需要提供公司秘密，应先由总经理（必要时董事长)批准。
第13条严禁在公共场合、公用电话、传真上交谈、传递保密事项，不准在私人交往中泄露公司秘密。
第14条公司员工发现公司秘密已经泄露或可能泄露时，应立即采取补救措施并及时报告公司行政部，行政部应立即做出相应处理。
第15条公司董事长、总经理及各机要部门必须严格保管钥匙，非本部人员得到获准后方可进入，离开时要落锁。
第16条文档人员、保密人员出现工作变动时应及时办理交接手续，并由上级领导签字确认。
第17条司机对领导在车内的谈话应严格保密。
第5章保密环节控制
第18条计算机及计算机网络设施
1、机房为设备重地，无关人员一律不准进入;
2、对重要信息应有异地备份措施和保密措施；
3、应有计算机病毒和有害数据防治措施；
4、应有网络攻击防范和追踪措施；
5、必要时对涉密电子文档应采取单机专用或购置功能软件，从技术上防止设计图、核心技术及图纸报告等被下载和拷贝。
第19条文件打印
1、文件送打印时，应由原稿提供部门领导签字，签字领导对文件内容负责审查是否涉密，文件如有涉密内容，应在文相关记录记录涉及人员姓名，同时确定保密级别，需要发放的涉密文件应有文件编号、发放范围和打印份数；
2、打印部门要做好登记，打印、校对人员的姓名应反映在发文单中；
3、打印完毕，所有纸质文件废稿应全部销毁，电脑存盘的电子文档应消除或加密保存.
第20条涉密文件发送和E—mail使用
1、文件打印完毕，由文件印制部门专门人员负责转交发文部门，并作登记，不得转交无关人员；
2、发文部门下发文件时应认真做好发文记录；
3、保密文件应由发文部门负责人或其指定人员签收，不得交给其他人员;
4、对于剩余文件应妥善保管，不得遗失；
5、发送保密文件时应由专人负责，严禁让非规定人员或试用期员工发送保密文件；
6、公司禁止员工未经允许在E-mail个人邮箱传递涉密文件和信息；
7、如公司使用保密软件，应在软件功能加入涉密文件和信息外泄技术闭锁.
第21条涉密文件复印
1.原则上保密文件不得复印，如遇特殊情况需由主管报公司总经理（或公司董事长）批准方可执行；
2.文件复印应做好登记；
3.复印件只能交给部门主管或其指定人员，不得交给其他人员；
4.复印废弃件应即时销毁。
第22条文件借阅
借阅保密文件时必须经借阅方和提供方领导签字批准，提供方负责登记，借阅人员不得摘抄、复印或向无关人员透露，确需摘抄、复印时，要由提供方领导许可并签字注明.
第23条传真件
1.传递保密文件时，不得通过未经允许的传真机传递；
2.收发涉密传真件时应做好登记；
3.保密传真件的收件人只能为部门主管负责人或其指定人员。
第24条录音、录像
1.录音、录像应由指定部门整理并确定保密级别；
2.保密录音、录像材料由行政部负责存档管理。
第25条档案
1.档案室为涉密文件保管重地，无关人员一律不准进入；
2.借阅文件时应填写“申请借阅单”，并由主管领导签字；
3.秘密文件仅限下发范围内人员借阅，如遇特殊情况需由行政部批准借阅;
4.秘密文件的保管应与普通文件区别开，按等级、期限加强保护;
5.档案销毁应经鉴定小组批准后指定专人监销，要保证两人以上参加，并做好登记；
6.不得将档案材料借给无关人员查阅；
7.秘密档案不得复印、摘抄，如遇特殊情况需由主管报总经理批准后方可实施。
第26条保密部门管理
1.与保密材料相关的.部门均为保密部门，如董事长、管理层、总工办、经营拓展部、行政部、财务部等；
2.有关部门需指定兼职保密员，从而加强保密工作;
3.保密部门应做好保密材料的保管、登记和使用记录工作。
第27条会议
1.所有重要会议均由行政部协助相关部门做好保密工作；
2.应严格控制涉密会议参会人员，无关人员不应参加；
3.承办涉密会议时会务组应认真做好到会人员签到及材料发放登记工作；
4.保卫人员应认真鉴别到会人员，无关人员不得入内；
5.会议录音、摄像人员由行政部指定。
第28条保密协议与竞业限制协议
1.公司要按照有关法律规定，与相关工作人员签订保密协议和竞业限制协议(或在其他协议中含竞业限制条款);
2.保密协议与竞业限制协议一经双方当事人签字盖章，即发生法律效力，任何一方违反协议，另一方都可以依法向仲裁机构申请仲裁或向人民法公司提起诉讼。
第29条员工离职规定
1.员工离开公司时，必须将有关本公司技术信息和经营信息的全部资料（如可研报告、图纸、数据资料、电子文档等)交回本公司.
2.员工离开公司时，公司需要以书面或者口头形式向该员工重申保密义务和竞业限制义务，并可以向其新任职的单位通报该员工在原单位所承担的保密义务和竞业限制义务。
3.员工离开公司后，如果利用在公司掌握或接触的由公司所拥有的商业秘密、核心技术，并在此基础上作出新的技术成果或技术创新，有权就新的技术成果或技术创新予以实施或者使用，但在实施或者使用时利用了公司所拥有的且本人负有保密义务的商业秘密、核心技术时，应当征得本公司的同意，并支付一定的使用费。
4.未征得公司同意或者无证据证明有关技术内容为自行开发的新的技术成果或技术创新的，有关人员和用人单位应当承担相应的法律责任。
第6章违纪处理
第30条公司对违反本制度的员工，可视情节轻重，分别给予教育、经济处罚和纪律处分。情节特别严重的，公司将依法追究其刑事责任。对于泄露公司秘密，尚未造成严重后果者，公司将给予警告处分，处以100元至500元的罚款。
第31条利用职权强制他人违反本制度者，公司将视情节给予开除处理，并处以500元以上的罚款。
第32条泄露公司秘密造成严重后果者，公司将给予开除外理，并处以5000元以上的罚款，必要时依法追究其法律责任。
第7章附则
第33条本制度由行政部负责制定，公司讨论通过后报董事长批准执行。
第34条本制度由行政部负责解释，自发布之日起实行。
第35条本规定未尽事宜，按国家相关法律规定办理。
文档管理制度 5
一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。
二、文档管理应指定专人负责(专职文秘)，文件管理员必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。
三、文件管理员应按以下程序工作
1、文件收集:坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的`完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档;对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管
收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存档备查。
3、文件收发
文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。
文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。
四、文件存放和销毁
1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。
2、文件的存放和提取应由专职人员负责。
3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。
4、文件装订存档(每年一次):将文件分类后按时间和来文单位顺序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一起，以便查找。
5、文件销毁:单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。对需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可销毁，销毁文件时由分管站长在场监销。
五、文件借阅
1、本单位人员借阅文件，文件管理员应制定表格，注意借阅人姓名，注明归还时间，借阅人签名。交待纪律，保证文件不丢失，不得转借他人，爱护文件注意清洁，在规定时间内归还。
2、外单位人员借阅文件，须持有介绍信，经站长同意后方可借阅。
3、文件管理员应遵守文件保密规定，不能借阅的文件严禁借阅。
六、处理
对违反本制度的行为，按照车站《职工奖惩实施细则》处理。
文档管理制度 6
为了使拌和站资料管理实现正规化，并切实加强档案资料的管理工作，特制定本制度。
一、文件收发
1、建立收文登记制度。对上级机关发来的文件和市直有关部门文件及其他兄弟单位来文都要进行收文登记。
2、收文登记主要包括以下内容:收文日期、来文机关、文件名称、文件字号、发文日期及阅文签字等。
3、文件管理人员要根据领导指示，将文件送交承办人，承办人要在收文登记簿上签字登记以备查找;承办人按文件要求完成后，要及时将文件交还保管人员保存。
4、拌和站对外发出的文件要建立发文登记，发文登记内容包括:发文时间、发文机关、文件名称、文件字号、发文范围等。
5、对拌和站拟稿发出的文件、专题材料都要将文件原稿和一份正式文件存入档案。
二、档案资料管理
1、原始记录是设备管理和维修工作的基础之一，是了解设备状况、统计数据、建立帐卡表册和进行经济技术分析的依据。必须重视此项工作的填写、收集、整理和保存。
2、机械设备的数据管理是一项基础工作，它来源于原始资料。为了提高设备资产的运作效益，必须按时分类、收集汇总一些数据供分析研究，并及时采取积极措施，保证投入产出效益目标的实现。数据管理包括列表登记、统计分析、上报考核等方面，应做到定期归类整理。数据要完整准确，报表要及时齐全。
3、机械管理基本数据库应具备以下内容:
1）、管理号码;
2）、设备名称;
3）、型号规格;
4）、技术状况;
5）、保管单位;
6）、本季运转小时;
7）、原值;
8）、净值;
9）、组资日期;
10）、生产厂家;
11）、本机编号;
12）、出厂日期;
13）、外型尺寸;
14）、整机重量;
15）、动力机名称;
16）、动力机型号;
17）、动力机规格;
18）、动力机生产厂;
19）、动力机出厂日期;
20）、动力机编号;
21）、工点。上述数据4、6、8、21项为动态数据，其它为静态数据。
4、及时上报的报表:《设备台帐》(包括自有配属的.设备和内租、外租的设备以及协作队伍的设备，分别建帐管理)、《机械增减情况表》、《机械事故统计表》、《机械保养、修理计划报表》、《机械保养、修理完成情况报表》。
5、建立档案目录，主要分设备文件材料、设备档案、设备技术资料三个方面，以便查找、使档案资料更好地为工作服务。
6、建立和认真执行文件借阅制度和文件保密制度，确保文件安全。
文档管理制度 7
1、开放时间：周一至周五上午8：00至12：00；下午14：30至17：30；晚上19：00至21：00。
2、本健身房只对西南科技大学教职工开放。
3、进入健身房请先换自行准备的干净软底鞋类入场。
4、入场健身锻炼每人1.00元/时，请先交费并做好登记后入场。
5、爱护室内环境卫生，不吸烟，不乱扔垃圾，不随地吐痰；
6、不高声喧哗，互爱互让，相互关照，争做文明运动者，营造健身房和谐友好的.氛围。
7、爱护室内健身活动设施，规范使用健身器材；故意造成的器材损坏，照原价赔偿。
8、严格遵守该管理制度，锻炼时如有疑问请咨询管理人员。积极配合管理人员做好相关服务工作。
文档管理制度 8
1、公司的文档是公司的软性资产，对文档的管理，要做到处理及时，卷宗规范，确保安全;
2、公司各部门负责管理与该部门有关的文件，如:销售部门负责营销档案、客房往来资料、设计师、装饰公司档案(含协议)、市场讯息档案等;财务部负责各类财务单据、销售合同及其他档案(如执行价格、发放薪资依据文件);渠道部负责分销商的档案、分销政策性文件等;办公室负责行政、人事、综合类档案;
3、公司文件由办公室起草，发文程序为:拟稿、自审、报经理或副总经理审核签发、打印、发文、催办、立卷归档;
4、对内发文应有统一的结构与编号，要求文字精准、条理清晰、层次分明、结构紧密;
5、公司的收文程序为:收文、报送(分发)、催办、立卷、归档;
6、公司收文由办公室负责，依据事件大小、紧急程序进行归类，报送经理阅示或发放各部门处理，重要文件转办公室存档;
7、文档按照机密程度，分为“秘密”、“机密”、“决密”三个档次，撰稿人应依据机密程度确定报送范围，秘密文件的报(发)送由专人进行，确保发送未超出报送范围;
8、机密文件应确保其安全性，文档管理人员及所有接触文档的人员对其负有保密的义务，造成资料外泄的，公司将依据事件影响追究当事人的.责任;
9、禁止员工查阅、借阅与本职工作、自身权益无关的文档，特殊情况经公司经理、副总经理批准后方得查阅，借阅文档必须及时归还;
10、办公室、公司各部门应将文档分类立卷归宗，方便调阅;
11、文档的销毁要列出销毁清单，报请公司副总经理、经理批准后方可销毁;
12、移交档案应按规定办理交接手续，确保档案资料的完整。
文档管理制度 9
1.保障信息安全：有效的文档管理能防止敏感信息泄露，维护企业利益。
2.提高效率：清晰的`流程和权限划分使工作更加高效，减少因信息混乱导致的时间浪费。
3.法规遵从：符合行业法规和内部政策，避免法律风险。
4.知识传承：文档是企业知识的重要载体，良好的管理制度有助于知识的积累和传承。
5.决策支持：准确、及时的文档信息为管理层决策提供依据。
文档管理制度 10
脱硫管理制度的重要性不言而喻，它直接影响企业的'环保形象、经济效益和社会责任。良好的脱硫管理能够：
1.降低环境污染，保护生态环境，履行企业社会责任。
2.提升生产效率，减少因设备故障和工艺问题导致的停机时间。
3.避免因违反环保法规导致的罚款和声誉损失。
4.保障员工安全，降低职业病风险，提升员工满意度和忠诚度。
文档管理制度 11
一、总则
第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文。
二、收文的管理
第三条公文的签收：
凡来公司公启文件（除领导订启的外）均由办公室收发员登记签收
第四条公文的编号保管：
1、办公室收发员对上级来文拆封后应及时附上"外来文件流单"，并分类登记编号、保管。
2、公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室收发员进行登记编号保管，不得个人保存。
第五条公文的阅批与分转。
1、凡正式文件均需由办公室主任根据文件内容和性质阅签后，由收发员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2、一般函、电、单据等，分别由办公室收发员直接分转处理。
3、为加速文件运转，办公室收发员应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。
第六条文件的传阅与催办。
1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"，办公室收发员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3、办公室收发员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如确系工作需要备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转，以防丢失。
三、发文的管理
第七条发文的规定：公司上报下发正式文件由办公室负责。
第八条发文的范围：
1、凡是以公司名义发出的文件、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2、下发文件主要用于：
（1）公布规章制度；
（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；
（3）公布体制机构变动或干部任免事项；
（4）公布重大经营管理、技术、生活福利等工作的决定；
（5）发布有关奖惩决定和通报；
（6）其他有关重大事项；
3、上行文件主要用于：
（1）对上级呈报工作计划、请示报告、处理决定；外发文主要用于：
（2）同相关单位联系有关重大经营管理、技术、人事、物资供应等事宜。
4、在日常经营管理、技术工作中，有关图纸、技术文件、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由相关业务科室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。
5、各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，可以各业务部门名义发会议纪要。
6、各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函（应各自编号备查）不用公司名义发文。
四、发文程序与要求
第九条发文程序规定：
1、各部门需要发文，应事先向办公室提出申请；拟搞人应填写《发文拟稿单》，并详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、标定日期；
2、草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。
3、办公室对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿；
4、经办公室审查修改后的文稿，送主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；
5、对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理清楚；
6、需经会签的文稿，由办公室在交付打印前送会签部门会签；
7、经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号打印；
8、文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；
9、文件打字后，由办公室派专人分发并检查落实情况。
五、文件的借阅和清退
第十条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意后办公室方可借阅。
第十一条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十二条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
六、文件的`立卷与归档
第十三条文件的归档范围：
以公司名义形成的文件统一由办公室负责归档；其它部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。
第十四条立卷要求
1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向办公室移交，清单一式两份。（交接部门各留存一份备查）。
七、文件的销毁
第十五条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，办理销毁手续。
文档管理制度 12
（一）为明确工作职责，理顺工作程序，规范调度文档管理，根据《煤矿安全生产标准化基本要求及评分方法（试行）》调度和地面设施管理制度建设的要求，制定本制度。
（二）调度文档管理分为图表、台账、记录簿、电子显示屏和牌板等。
1、图表：调度室各种图表必须及时填绘和修订，与实际情况相符合，图表必须归档管理。
2、台账：
（1）综合台账应当记录当班生产计划完成情况、安全生产情况，重点工程和重点工作调度情况，安全生产中出现的问题和处理情况，领导值班、下井带班及入井人数情况，领导交办工作及落实情况等。
（2）综合台账应内容完整，数据准确，账面整洁，字迹工整。
（3）按日原煤产量、月及年累计完成量、综合进尺、开拓进尺、日月年累计完成进尺，分项或统一建立统计台账。
3、记录簿：建立调度值班记录、领导值班及下井带班记录（由带班领导填写）、调度员交接班记录、安全生产例会记录、生产安全事故（突发事件）分析统计记录，存档管理。
4、电子显示屏：
（1）电子显示屏应正常显示调度统计报表、重点安全生产信息；
（2）主要设备和重点安全生产环节视频监控；
（3）煤矿安全监测监控系统、井下人员定位系统等终端显示；
（4）显示的数据应准确，实时集中监控。
（三）调度文档内容齐全，数据准确，账面整洁，记录规范，值班记录无涂改。
（四）档案资料，应有专人管理。
（五）调度文档的.保存期限：
1、班、日调度记录，月度及年度生产总结，调度台账保存1年以上。
2、调度日报、旬报、文字分析，上级通知、通报、传真电文保存1年以上。
3、死亡事故和重大非伤亡事故记录，作为永久保存材料。
（六）各项生产数据和事故伤亡情况，未经有关领导批准，不得擅自对外公布。
（七）立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，装订整齐、牢固，填写备考表，注明保管期限。
（八）对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经档案管理部门领导鉴定，报矿分管领导批准后，按规定销毁。
文档管理制度 13
为了加强我监理部科技档案的科学管理。并使其纳入标准化、规范化、系统化的轨道。根据部、厅科技档案工作的`有关规定，结合本工程项目的实际情况，特制定如下管理办法：
1、在正副总监的统一领导下，由综合组负责监理部文档管理工作。
2、档案管理人员应不断加强科技档案工作专业知识的学习。认真做好科技文件的形成积累、立卷归档和修改、补充工作。
3、及时对往来文件进行登记。并建立收文阅办制度。
4、严格执行文档借阅制度。未经同意。不准私自外借。努力做好文档的保密工作。
5、在文件资料日常管理工作中。遵循文件资料类别（合同类、图纸类、文件类、原始记录及月报类）进行分类、编号、保存。并建立文件清单。
6、年终时应及时对本年度所有文件资料进行清理、统计工作。
7、加强对各承包人文档工作进行督促、检查和指导。
8、工程竣工时严格按照国家科技档案案卷质量要求分综合类、工程质量类、工程进度类、工程费用类、合同管理类、监理月报、照片和录像七项对监理文件资料进行组卷上报。
9、未尽事宜，按业主有关技术档案的编制、审查、归档办法执行。
文档管理制度 14
为进一步规范公司文件档案管理工作，提高文档管理水平，逐步实现公司文档管理工作的规范化、制度化、科学化，结合工作实际，特制定本办法。
一、本办法所指的文件档案为：
1.学校下发的相关文件、通知、公告等文档;
2.公司形成的各种规章制度、报告、通知、纪要等文档;
3.政策类文档及各部门搜集汇总的有保存价值的各类业务资料等文档。
二、文件档案管理办法
(一)立卷归档
1.各类文档以签署或者下发日期按顺序进行分类、编号、统计、归档和管理。
2.学校类文档：编号规则为学校首字母-部门首字母-文件签署年月份(六位)-顺序号。学校下发的原文件，直接根据类别进行编号登记归档，根据学校相关文件要求形成的.报告等文档需留存副本至公司类文件进行归档，电子版文档需转化成纸质性文档后进行编号登记归档。
3.公司类文档：编号规则为公司首字母-所属类别首字母-签署年月份(六位)-顺序号(三位)。所属类别即指规章制度类、人事类、合同类、物资设备类、财务类等，纸质文档和电子文档根据编号规则同步进行编号登记归档。
4.公司各部门文档：编号规则为公司部门首字母-签署年月份(六位)-顺序号(三位)。各部门需要移交的文档必须到办公室进行移交备案，移交的文档须保证完整、层次分明，文档移交时，须当面填写移交清单并签字认可后方完成交接手续。
5.归档文件材料应完整齐全，质地优良，格式规范，文字清楚，手续完备且具有保存价值。
(二)文档管理
1.办公室指定专人负责文档分类、编号、鉴定、立卷、归档、排架和保存管理，要以原始记录为依据，编制文档存放清单，以有效开展文档的查询、利用工作。
2.文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保文档的安全。
3.任何人不得擅自将存档文件对外公开，做好文档安全保密工作。
4.未经公司授权，其他任何组织或者个人无权公布涉及公司秘密、涉及个人隐私的、规定限制利用的公司档案材料内容。
(三)文档查阅
1.公司职工查阅利用档案，须经主管领导批准，并说明查阅目的，办理查阅登记。公司档案原则上不外借，如必须借出，须经主管部门领导批准并及时归还。
2.外单位查阅利用档案，应持单位介绍信、身份证、经公司总经理批准后查阅。
3.凡需从档案中取证或办理公证，必须由办公室办理。
4.利用者须对档案的安全、完整负责，违反查阅规定的要追究责任。
本办法由公司办公室负责解释。
本办法自颁布之日起执行。
文档管理制度 15
调度文档管理分为图表、台账、记录簿、在屏幕显示牌板等管理。
一、图表。
调度室各种图表必须及时填绘和修订，与实际情况相符合，图表必须归档管理。
二、台账。
（1）综合台账应当记录当班生产计划完成情况、安全生产情况，重点工程和重点工作调度情况，安全生产中出现的问题和处理情况，领导值班、下井带班及入井人数情况，领导交办工作及落实情况等。
（2）综合台账应内容完整，数据准确，账面整洁，字迹工整。
（3）综合台账可采用计算机电子台账。
（4）按日原煤产量、月及年累计完成量、综合进尺、开拓进尺、日月年累计完成进尺进行分项或统一的.建立统计台账。
三、记录簿。
建立以下记录簿，并存档管理。
调度值班记录、领导值班、下井带班记录（由带班领导填写）、调度员交接班记录、安全生产例会记录、生产安全事故（突发事故）分析统计记录。
四、存档要求：
（1）班、日调度记录（包括调度日志、原始调度记录、逐日生产完成情况登记表），要保存5年以上。
（2）调度日报、旬报和文字分析资料，保存3年以上。
（3）上级调度通知、通报、传真电文和本单位下达的调度通知、通报和传真电文原稿要保存2年以上。
（4）月度生产调度简报、各类调度台账和专题报告，要保存5年以上。
（5）死亡事故原始记录、重大非伤亡事故专项记录、非伤亡事故分类综合统计，以及年度生产简报作为永久资料保存。
（6）有统计部门下发的年度统计汇总资料，各类伤亡统计资料要永久保存。
（7）调度室要建立保密制度，各项生产数据和事故伤亡人数，不经领导批准，不得私自对外传播公布。
文档管理制度 16
一、档案资料的管理规定
1、为保证所有文件、合同、各类档案资料能全面地保存并管理，同时也方便各部门有效地使用所有资料，公司的文档资料实行统一管理制度。
2、由运营中心负责公司所有文档资料保存和管理工作。
3、各部门例会和重要会议均要有会议纪要并提交运营中心。
4、所有业务合同原件一式三份，一份交客户，另两份分别由业务部、财务部存档，各业务部每月整理汇总合同清单。
5、图书资料由各部门自己保管，但各部门需向运营中心提交清单，并在每次新增资料后及时向运营中心提交新增的资料清单。
二、文档资料的.主要范围
1、公司所有重要文件包括决议、通知、通报、请示、报告、批复、公司信函、会议纪要、公告等;
2、公司的各种规划、计划、总结等资料;
3、各部门例会和重要会议的会议纪要;
4、员工个人档案(员工信息表、个人简厉、体检表、身份证复印件、学历复印件及其它相关重要证件的复印件)以及员工奖罚记录、考勤记录、借用设备记录、绩效考核等资料;
5、员工提案、述职报告等文字材料。
三、文档资料的调用原则及规定
1、调用文档要严格按照分级调用相关文档的原则。
2、调用本部门文档，须经本部门经理申批。
3、调用外部门文档，经双方经理同意并填写有关调用文档表格方可调用。
4、未经批准任何人不得擅自越级或跨部门调用文档，违者按情节轻重予以处罚。
文档管理制度 17
1、公司的文档是公司的软性资产，对文档的管理，要做到处理及时，卷宗规范，确保安全;
2、公司各部门负责管理与该部门有关的文件，如:销售部门负责营销档案、客房往来资料、设计师、装饰公司档案(含协议)、市场讯息档案等;财务部负责各类财务单据、销售合同及其他档案(如执行价格、发放薪资依据文件);渠道部负责分销商的档案、分销政策性文件等;办公室负责行政、人事、综合类档案;
3、公司文件由办公室起草，发文程序为:拟稿、自审、报经理或副总经理审核签发、打印、发文、催办、立卷归档;
4、对内发文应有统一的结构与编号，要求文字精准、条理清晰、层次分明、结构紧密;
5、公司的收文程序为:收文、报送(分发)、催办、立卷、归档;
6、公司收文由办公室负责，依据事件大小、紧急程序进行归类，报送经理阅示或发放各部门处理，重要文件转办公室存档;
7、文档按照机密程度，分为“秘密”、“机密”、“决密”三个档次，撰稿人应依据机密程度确定报送范围，秘密文件的报(发)送由专人进行，确保发送未超出报送范围;
8、机密文件应确保其安全性，文档管理人员及所有接触文档的人员对其负有保密的义务，造成资料外泄的，公司将依据事件影响追究当事人的'责任;
9、禁止员工查阅、借阅与本职工作、自身权益无关的文档，特殊情况经公司经理、副总经理批准后方得查阅，借阅文档必须及时归还;
10、办公室、公司各部门应将文档分类立卷归宗，方便调阅;
11、文档的销毁要列出销毁清单，报请公司副总经理、经理批准后方可销毁;
12、移交档案应按规定办理交接手续，确保档案资料的完整。
文档管理制度 18
1.保障信息安全：有效的文档管理能防止敏感信息的泄露，维护企业的信息安全。
2.提升效率：通过标准化流程，减少查找和处理文件的时间，提高员工工作效率。
3.保证合规：符合法律法规要求，确保企业在法律框架内运营，避免法律风险。
4.促进知识传承：有序的文档管理有助于知识的.积累和传承，支撑企业的长期发展。
文档管理制度 19
1.总则
1.1对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。
1.2电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。
1.3电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。
1.4应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。
1.5为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
1.6归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
1.7具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
2.电子文件的收集与积累
2.1收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。
2.2收集积累要求
2.2.1记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
2.2.2保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
2.2.3在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
2.2.4用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
2.2.5用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
2.2.6用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
2.2.7用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
2.2.8用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
2.2.9由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。
2.2.10通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。
2.2.11计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
2.3收集、积累方法
2.3.1及时按照要求制作电子文件备份。
2.3.2每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
2.3.3电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
2.3.4电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
2.3.5电子文件性质代码：R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件;N—无纸电子文件;T—文本文件;I一图象文件;G—图形文件;V一影像文件;A—声音文件;M—多媒体文件;P—计算机程序;D—数据文件。
3.电子文件的整理
3.1电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。
3.2电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。
3.3归档电子文件应填写登记表。
4.电子文件的归档。
应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。
4.1归档范围
电子文件的归档范围的划分，可参照国家关于文件的现行有关规定执行。
4.2归档时间
逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。
4.3检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。
4.4归档前的鉴定
电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件的现行有关规定执主，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的.标只。
4.4.1有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文牛的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
4.4.2保管期限的划分。电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件的现行有关规定执行。
4.5归档要求
4.5.1把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，
4.5.2本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。
4.5.3存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境
4.5.4将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
4.5.5需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。
4.5.6原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。
4.5.7在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。
5.电子档案的移交与保管。
电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。
5.1检验
5.1.1档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20%合格率应达到100%。
5.1.2检验项目。
5.1.2.1载体有划痕，是否清洁。
5.1.2.2有无病毒。
5.1.2.3核实电子档案的完整性和有效性审核手续。
5.1.2.4核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
5.1.3将检验结果填人电子档案人库登记表。检验有合的，应退回形成单位，重新制作。
5.2移交手续
验收合格后，档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位一份自存。
5.3保管要求
电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。
5.3.1归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。
5.3.2环境温度选定范围:
14℃—24℃;相对湿度选定范围：45%—60%。
5.3.3存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。
5.3.4电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。
5.4存效性保证
5.4.1每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。
5.4.2每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。
5.4.3设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。
5.4.4磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
5.4.5定期检验结果应填人电子档案管理登记表。
5.5利用
5.5.1电子档案的封存载体不得外借。
5.5.2利用时使用拷贝件。
5.5.3利用时要遵守保密规定。
5.5.4利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。
5.5.5具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。
5.6电子档案的销毁鉴定。
5.6.1电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。
5.6.2电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。
5.6.3非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。
5.7统计
档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。
文档管理制度 20
为加强公司文件、档案管理，增强文件、档案安全性和保密性，规范公司文件、档案格式，统一文件、档案程序，特制定公司文件、档案管理办法。
公司文件、档案的格式包括：台头、字体、编码，要做到统一、规范，公司对外联系、内部行文按照统一的格式，一律要求计算机打印后发送，不得手写。
公司建立各类文档的目的.，一是通过文档可了解公司整个发展情况，二是便于查找、使用。根据公司经营范围，文档可分为几类，如下：
1）公司内部管理制度、交流文件、会议纪要、重要函件；
2）机要文件:股东会/董事会会议纪要、决议等材料；审计报告、商业密件以及不可随意复印的文件或传阅的文件等；
3）行政产生的各项记录，资产、设备说明书、驱动盘等。
本规定自制定之日起执行，人事行政部负责修订和解释。
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