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文件管理制度

时间：2024-11-13 17:43:05 制度我要投稿

文件管理制度【精选15篇】

　　在日新月异的现代社会中，制度对人们来说越来越重要，制度一经制定颁布，就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有约束作用，是他们行动的准则和依据。大家知道制度的格式吗？下面是小编为大家整理的文件管理制度，仅供参考，大家一起来看看吧。

文件管理制度【精选15篇】

文件管理制度1

　　文件资料管理的重要性不言而喻。

　　它不仅是企业知识资产的.载体，也是决策依据、法律责任的重要依据。

　　良好的文件管理能提高工作效率，防止信息混乱，保障企业机密，降低法律风险，同时也是企业合规经营的基础。

文件管理制度2

　　资料文件的有效管理对于企业的`运营至关重要。它能：

　　1.提高效率：通过标准化流程，提升文件查找和使用效率。

　　2.保障信息安全：防止敏感信息泄露，维护企业利益。

　　3.保证合规：确保所有业务活动遵循法规，降低法律风险。

　　4.支持决策：提供准确、及时的信息，支持管理层决策。

　　5.促进知识传承：有序的文件管理有助于企业知识的积累和传承。

文件管理制度3

　　质量文件管理制度是我们企业运营的核心组成部分，旨在确保产品和服务的质量达到或超过客户的期望。这项制度涵盖了从文件的创建、审批、实施到更新、废弃的`全过程管理，旨在通过规范化的流程，保证质量管理体系的有效运行。

　　内容概述：

　　1.文件分类与编码：明确各类文件（如作业指导书、质量标准、检验规程等）的分类，并设定统一的编码系统，便于管理和检索。

　　2. 文件编写：规定文件的格式、内容要求，确保文件清晰、准确、完整，能够指导实际操作。

　　3.文件审批：设立审批流程，确保文件的合规性和适用性，防止错误信息的传播。

　　4.文件发布与分发：控制文件的版本，确保员工使用的是最新有效的版本。

　　5.文件执行：监督文件的执行情况，确保其在实际工作中得到遵循。

　　6.文件修订与更新：定期审查文件的有效性，及时进行修订和更新，适应业务变化。

　　7.文件存档与废弃：妥善保存历史版本，按规定条件和程序废弃不再使用的文件。

文件管理制度4

　　（一）总则

　　第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。

　　第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。

　　第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口管理。

　　（二）收文的管理

　　第四条公文的签收

　　1、凡来厂公启文件（除厂领导订启的外）均由厂收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

　　2、对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的"四对口"核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

　　第五条公文的编号保管

　　1、两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上"文件处理传阅单"，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。

　　2、本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。

　　第六条公文的阅批与分转

　　1、凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

　　2、一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

　　3、为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

　　第七条文件的传阅与催办。

　　1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　4、文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。

　　5、两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

　　6、按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。

　　（三）发文的管理

　　第八条发文的规定

　　1、全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

　　2、各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。群众团体文件由党委批转。

　　3、对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委书记或厂长批准签发。其余文件均由分管厂领导批准签发。

　　第九条发文的范围：

　　1、凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

　　2、党委、厂部下发文件主要用于：

　　（1）公布全厂规章制度；

　　（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；

　　（3）公布工厂体制机构变动或干部任免事项；

　　（4）公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

　　（5）发布有关奖惩决定和通报；

　　（6）其他有关全厂的重大事项；

　　3、党委、厂部上行文、外发文主要用于：

　　（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

　　（2）同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。

　　4、在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。

　　5、凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

　　6、各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查）不用厂部名义发文。

　　（四）发文程序与要求

　　第十条发文程序规定：

　　1、各单位需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；

　　2、党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

　　3、草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

　　4、文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

　　5、两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

　　6、经两办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；

　　7、对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚；

　　8、需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；

　　9、文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发；

　　10、经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室打印；

　　11、文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

　　12、文件打字后，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的'文件，机要秘书应拒绝盖印分发。

　　（五）文件的借阅和清退

　　第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅。

　　第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

　　第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

　　第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

　　（六）文件的立卷与归档

　　第十五条文件的归档范围：

　　1、凡下列文件统一分别由两办负责归档：

　　（1）上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；

　　（2）党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

　　（3）厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；

　　（4）厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

　　（5）有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

　　（6）参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报表言材料等；

　　（7）上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；

　　（8）反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品；

　　（9）工厂日志和大事记；

　　（10）工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

　　2、业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

　　第十六条立卷要求

　　1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交单位各留存一份备查）。

　　（七）文件的销毁

　　第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

　　第十八条经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

文件管理制度5

　　(一)总则

　　为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度。

　　(二)文件管理

　　内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则,全公司各类文件由办公室归口管理。

　　(三)收文的管理

　　1、公文的签收凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收后分别交办公室文书拆封。在签收和拆封时,收发员和办公室文书要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。

　　2、公文的.编号保管办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应交办公室办理正常手续。本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管,不得个人保存。

　　3、公文的阅批与分转凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由办公室文书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要月即办。

　　4、文件的传阅与催办传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交回办公室,阅批文件一般不得超过2天,阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。文件阅完后,应送交办公室办公室文书,切忌横传。办公室办公室文书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。

　　(四)发文的管理

　　1、发文的范围凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。

　　2、公司下发文件主要用于:公布公司规章制度;公布公司体制机构变动或干部任免事项;公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;发布有关奖惩决定和通报;其他有关公司的重大事项。

　　3、公司上行文、外发文主要用于:对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。在公司日常项目开发和经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,由主管业务部门书面或口头通知执行,一般不用公司文件发布。凡各业务部门如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。各业务部门与外单位发生的一般业务联系,可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查),不用公司名义发文。

　　(五)文件的立卷与归档

　　1、凡下列文件统一分别由两办负责归档:

　　①上级机关来文,包括上级对公司报告、申请的批复;

　　②公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等;

　　③经理办公室各种专业例会记录;

　　④公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

　　⑤有保存价值的人民来信,来访记录及处理结果;

　　⑥参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等;

　　⑦上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录,以及公司向上级进行汇报的提纲和材料;

　　⑧反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品;

　　⑨公司日志和大事记;⑩公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。

　　2、业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

　　3、立卷要求文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。

　　4、文件的销毁对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,公司办公室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。

文件管理制度6

　　一、病房护士长负责医疗文件的管理，护长不在时，由当班护士负责管理，各班人员均需按管理要求执行。

　　二、住院期间的'医疗文件要求存放有序，病历中各种表格均应排列整齐，不得撕毁毁，涂改或丢失，病历用后必须归还原处。

　　三、病人不得自行携带病历出科室，外出会诊或转院时携带病历摘要。

　　四、病人出院或死亡后，病历次序按规定排列，一周内送病案室保留管理。

　　五、病房交接班记录，必须按要求书写，并妥善保管一年，以备查阅。

　　六、病房医嘱本的保存期限，按各医院规定，一般不少于一年。

　　七、护士长必须定期检查护理文件书写质量。

文件管理制度7

　　物业管理公司质量体系文件:文件和资料控制程序

　　1.0目的

　　确保现场所使用的文件和资料都是现行有效的,防止误用失效或作废的文件和资料。

　　2.0适用范围

　　适用于质量体系所形成的文件和资料。

　　3.0职责

　　3.1行政部是文件和资料的归口管理部门。

　　3.2各部门(管理处)负责本部门(管理处)所使用文件和资料的管理。

　　4.0工作程序

　　4.1文件和资料的分类

　　4.1.1质量体系文件(质量手册、程序文件、作业文件、质量记录)

　　4.1.2外来文件(国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等)

　　4.1.3其它资料(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等)

　　4.2文件和资料的编号按《文件和资料的编号规则》执行。

　　4.3文件和资料的受控状态

　　4.3.1质量手册分为受控和非受控两种,受控文件和资料在第一页加盖'受控文件'印章,注明受控号,非受控文件一般只进行编号。

　　4.3.2质量体系文件均为受控文件,加盖'受控文件'印章。

　　4.3.3质量记录除原版文件应加盖受控章留存外,其它现场使用的可不盖受控章。

　　4.4文件和资料的编写、审批质量体系文件由管理者代表组织相关部门编写;质量手册、程序文件由管理者代表或物业管理公司经理审批;作业文件由主管领导组织改编、编写,管理者代表或物业管理公司经理审批。

　　4.5文件和资料的发布

　　4.5.1受控文件发放由行政部确定分发部门和数量,领用人在《文件和资料领用签收表》上签名,领取注有受控号和加盖'受控文件'印章的文件和资料。

　　4.5.2使用部门受控文件如有丢失,可提出书面申请,说明原因和理由,管理者代表批准后,重新发放,注明丢失的原因;破损的以旧换新。

　　4.6文件和资料的更改

　　4.6.1文件和资料更改时,由提出部门人员填写《文件和资料更改申请单》,审核批准由原审批人进行,当原审批人不在职时可由接替其岗位的.人员审批。文件资料的更改,增删在《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》中要有记载汇总。

　　4.6.2文件和资料更改审批通过后,由行政部实施,资料管理员按《文件和资料领用签收表》的名单,到领用了需改文件的人员处更改。手写更改文件和资料在更改处签上更改人姓名、日期及更改状态方才有效;若发放换页、换版后的新文件,应同时收回作废的旧文件和资料,并留下记录。

　　4.7文件和资料的管理

　　4.7.1文件和资料经编、审、批签名后,原件交管理者代表归档,列入《质量文件清单》受控。

　　4.7.2各部门保管的文件和资料要求建立《质量文件清单》受控。

　　4.7.3借阅文件和资料(原件一律不能外借)时,登记在《借阅登记簿》上,按规定的时间归还。

　　4.7.4其它文件资料的管理参见《文书、档案、资料管理办法》。

　　4.8文件和资料的换版与作废

　　4.8.1文件和资料每版更改不超过五次,修改次数号用'正'字的笔划数表示,'一'表示第一次更改,'t'表示二次更改……'正'表示第五次更改,若1次更改内容较多也可换版。版本号用a、b、c……表示,a表示第1版,以此类推。

　　4.8.2作废的文件和资料由行政部按《文件和资料领用签收表》及时收回并记录,立即盖上'作废'印章,统一销毁。为积累知识或涉及法律需要的作废文件和资料,在第一页上盖上'保留资料'印章方可留用。

　　5.0支持性文件

　　5.1 《文件和资料的编号规则》

　　5.2 《文书、档案、资料管理办法》

　　6.0相关记录

　　6.1《文件和资料领用签收表》

　　6.2《文件和资料更改申请表》

　　6.3《质量文件清单》

　　6.4《借阅登记簿》

　　6.5《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》

文件管理制度8

　　管理程序管理制度是一套详细规定企业运营中各个管理环节的规则和流程，旨在确保组织内部的高效运作和协调。其内容主要包括以下几个方面：

　　1. 组织架构与职责分配：明确各部门及岗位的职能，规定人员的.权责范围。

　　2. 决策制定与执行：规范决策流程，包括提案、审议、批准和执行等步骤。

　　3. 业务流程管理：涵盖生产、销售、财务、人力资源等核心业务的流程规定。

　　4. 沟通协调机制：设定内部沟通渠道和会议制度，促进信息流通。

　　5. 监控与评估：建立绩效考核体系，对工作成果进行定期评估。

　　6. 变革与改进：规定如何处理变更请求，推动持续改进。

　　内容概述：

　　1. 管理政策与方针：确立企业的管理理念和战略方向。

　　2. 制度设计：构建合理的制度框架，保证管理程序的系统性和完整性。

　　3. 流程细化：对各项管理活动进行详细描述，明确操作步骤。

　　4. 执行与监督：设立执行机制，确保制度的贯彻执行，并进行监督。

　　5. 培训与教育：提供必要的培训，确保员工理解和遵守管理制度。

　　6. 反馈与修订：定期收集反馈，根据实际情况调整和完善管理制度。

文件管理制度9

　　第一章总则

　　第一条为提高行文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据我公司的实际情况,特制订本制度。

　　第二条文件管理内容主要包括上级函、电、来文、公司上报下发的各种文件、资料。

　　第三条全公司各类文件由办公室统一管理。

　　第二章收文的管理

　　第四条公文的签收。

　　(1)凡送公司的文件均由公司收发员登记签收后交办公室秘书拆封。在签收和拆封时,收发员和办公室秘书均需注意检查封口和邮票,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

　　(2)对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。

　　第五条公文的编号保管。

　　(1)办公室秘书对上级公文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由公司总经理亲启的文件,总经理启封后,也应交办公室秘书办理正常手续。

　　(2)公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室秘书进行登记编号,个人不得私自保存。

　　第六条公文的阅批与分转。

　　(1)凡正式文件均需办公室主任(或副主任)根据文件内容及性质阅签后,由办公室秘书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司总经理阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要即阅即办。

　　(2)一般函、电、单据等,分别由办公室秘书直接分转处理,如涉及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理。

　　(3)为加速文件运转,办公室秘书应在当天或第二天将文件送到总经理室和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

　　第七条文件的传阅与催办。

　　(1)传阅文件应严格遵守传阅范围和保密制度,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　(2)阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交办公室,阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。如有公司总经理“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件要求和公司总经理批示办理有关事宜。

　　(3)阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失、泄密。文件阅完后,应送交办公室秘书。

　　(4)办公室秘书对文件负有催办、检查、督促的责任。承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理,不得将文件压放、分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。

　　第三章发文的管理

　　第八条发文的'规定。

　　(1)全公司上报、下发正式文件由公司办公室办理,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

　　(2)各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文,应分别向公司办公室提出发文申请,并将文件底稿分别交办公室审核。办公室同意发文,则由办公室分别按机构设置与业务分工统一归口发文。

　　(3)对全公司影响较大、涉及两个以上子公司分管范围的文件,须由集团公司董事长批准签发。

　　第九条发文的范围。

　　(1)凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文的范围。

　　(2)公司下发文件主要用于以下事项。

　　①发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件。

　　②公司重大生产、技术、经营管理、生活福利等工作的决定,发布有关奖惩决定和通报其他有关全公司的重大事项。

　　(3)公司上行文、外发文主要用于以下事项。

　　①对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定,同兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

　　②在公司日常生产、技术、经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经公司总经理批准后,由主管业务部室书面或口头通知执行,一般不用公司文件发布。

　　③凡各业务部室如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以用部室名义发会议纪要。

　　④各业务部室与外单位发生一般业务联系,可用各部室的名义对外发函(应各自编号备查),不用公司名义发文。

　　第四章发文程序与要求

　　第十条发文程序规定。

　　(1)各单位需要发文,应事先向办公室提出申请。

　　(2)办公室同意发文时,主办单位应以集团公司指示或工作实际需要草拟文件初稿。

　　(3)草拟文稿必须从公司角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整,严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。

　　(4)文稿拟就后,拟稿人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章,标定日期和密级。

　　(5)办公室应根据公司的要求和上级有关指示精神,对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿,应退回拟稿单位重新拟稿。

　　(6)经办公室审查、修改后的文稿,送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责)。

　　(7)对审核时修改较多,有碍打印和存档的文稿,应由拟稿部门重新纂写清楚。

　　(8)需经会签的文稿,应在交付打印前送会签部门会签。

　　(9)文稿审核、会签后,按批准权限的规定呈送公司领导签发。经领导签发后的文稿交办公室秘书,统一编号后送打印室打印。

　　(10)文件打印清样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名。文件打印后,由办公室派专人按量印刷,再由办公室秘书分发并检查落实情况。对印刷质量不好的文件,办公室秘书应拒绝盖章分发。

　　第五章文件的借阅和清退

　　第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需要本部门负责人签写便条,对有密级的文件须办公室主任同意后方可借阅。

　　第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续,任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾画等。

　　第十三条办公室秘书对承办的公文应抓紧催办,应定期对事情已经办妥的公司文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作(一般为月底一小清,季末一中清,年终一总清)。如发现文件丢失、必须及时

　　查明原因和责任者,并如实向领导报告。

　　第十四条各部门应定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办、检查工作。

　　第六章文件的立卷与归档

　　第十五条文件的归档范围。

　　(1)上级机关来文包括上级对公司报告、申请的批复统一由办公室负责归档。

　　(2)公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等。

　　(3)公司总经理办公会以及各种专业例会记录。

　　(4)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及公司在会上汇报发言材料等。

　　(5)上级领导同志来公司检查视察工作的报告、指示、记录,以及公司向上级进行汇报的提纲和材料。

　　(6)反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作的音像摄制品。

　　(7)公司日志和大事记。

　　(8)公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

　　(9)业务部室日常工作中形成的活动资料,由各业务部室负责立卷归档。

　　第十六条立卷要求。

　　(1)文件立卷应按照内容、名称、时间顺序,分门别类地进行整理归档。立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主页、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。

　　(2)要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。

　　第七章文件的销毁

　　第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,办公室应定期清理、造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。

　　1、凡上级和外单位发来的文件、信函、电报、内刊等由公司综合部签收、拆封、盖上日戳、分类编号、登记收文薄、填写公文处理单,送综合部经理审阅后,再送公司领导批阅。

　　2、经公司领导批阅的文件,综合部要及时收回,按批示迅速准确地送阅和传递。

　　3、各部门接文件后,要当日阅办,并根据领导批示及文件要求,主动办理。属于各部门联合承办的,主办部门要主动做好协同工作,协办部门要积极配合。

　　4、综合部对发送的文件、信函、电报都要随时查询催办,防止办文拖期。

　　5、各部门在文件承办后,要将办理结果写在文件处理栏内,签署承办结果、承办人姓名、时间或字号,将文件退交公司综合部,立卷、归档。

　　6、上级下达的业务性文件,承办单位办完后,需要留存的,公司综合部经理签批后可以复印留用。

　　7、各部门收到上级主管部门直接下达的文件或参加有关会议收到会议文件,均需交公司综合部统一登记,并按文件处理程序阅办。

文件管理制度10

　　维修技术资料、工艺文件管理制度之相关制度和职责

　　1、技术负责人负责收集汽车维修的`法律、法规和国家标准、行业标准以及相关技术标准，具备所承修车型相关维修技术标准和工艺文件，确保文件完整并及时更新，以上资料交由资料管理员保管。

　　2、资料管理员对所有资料进行分类编号，定期对资料进行盘点并做好记录，发现问题及时向领导汇报。

　　3、借用资料时，资料管理员应认真、完整地填写资料借用登记表。

　　4、借用人对资料必须爱护，保证资料的完好、整洁。对于使用中出现的损坏现象，应主动向管理员说明，并酌情赔偿。

　　5、如资料遗失，将追究借用人责任，限期购回此书或及时复印此书，资料管理员对借用人进行遗失登记，当再次出现遗失情况，限制其使用权，并上报领导。

　　6、为保证资料内容清晰完整，翻阅资料时双手一定要洁净，凡出现资料破损，粘上油腻、不清洁将追究借用人责任，限制其使用权。

文件管理制度11

　　1为有效控制与公司特种设备有关的文件和记录，确保文件和记录规范管理，制定本制度。

　　2文件管理

　　2·1职责

　　2·1·1公司安全生产责任人负责审核特种设备管理自编文件。

　　2·1·2特种设备管理部门负责特种设备的管理文件编制；审核操作规程；获取、辨识、对特种设备的法律、法规、上级文件。

　　2·1·3特种设备管理部门负责特种设备文件登记工作。

　　2·1·4设备管理部门负责操作规程的编制。

　　2·2特种设备法律、法规和上级文件管理

　　2·2·1特种设备法律法规及其他要求的获取，可通过网上下载；书店购买；政府部门或相关方等获取。

　　2·2·2对于获取回来的特种设备法律法规及其他要求，由特种设备安全管理部门识别其适用性，并由特种设备安全管理部门负责及时通知到相关部门。

　　2·2·3对于与相关方有关的法律法规和其他要求，由公司各相关方的归口管理部门通过对其施加影响的方式进行传达，如可以通过签署安全协议、合同、传真等，确保相关方向公司提供的设施、服务、货物等符合这些有关的职业健康安全法律法规和其他要求的.要求。

　　2·2·4当公司特种设备型号、规格、使用条件、管理或法律法规及其他要求等发生变化时，由特种设备安管理部门及时识别获取相关最新的适用的法律法规及其他要求，并负责通知到相关部门。

　　2·3公司制定的特种设备管理文件由特种设备管理部门负责组织编写，安全生产责任人审核批准。特种设备安全操作规程由设备部门或使用部门负责组织编写，特种设备管理部门审核，安全生产责任人批准。

　　2·4特种设备管理负责特种设备文件归档，档案室负责发放，各相关部门签收领用。

　　2·5特种设备文件由设备管理部门负责保存于通风防潮、防蛀的适宜地方。

　　2·6文件更改由文件更改申请部门提出申请，特种设备管理部门审核，安全生产责任人批准后执行更改

　　2·7文件一般情况下，不允许外借，若因工作需要，如提供给顾问公司，政府机关或客户等，由特种设备安全管理部门请示安全生产责任人批准后方可外借。

　　3记录管理

　　3·1管理职责

　　3·1·1特种设备管理部门负责监督有关部门实施政府部门制定的记录；负责检验、检测单位出具的检验、检测报告的整理、保存。监督有关部门使用、整理、保存公司自行制定的记录。

　　3·1·2特种设备管理部门负责记录的格式设计；使用部门本部门负责记录的整理、保存等。各部门自行编制的记录应交一份给特种设备管理部门备案。

　　3·2政府部门制定的记录或特种设备安全管理部门制定的记录，由特种设备安全管理部门发放，各相关部门签收领用。

　　3·3记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不可随意涂改，若因某种原因不需要或没必要填写的项目，用斜杠“/”划去，各相关栏目负责人签名必须完整不允许空白。若因笔误或计算错误要修改原始数据或内容，应采用斜杠“/”划去原始数据或内容，在其旁边写上更改后的数据或内容，同时加盖或签署更改人的印章或姓名及日期。

文件管理制度12

　　第一章总则

　　第一条为了规范学校文件管理工作，提高学校文件管理水平，增强学校内部信息沟通和协调效率，确保学校工作的顺利进行，制定本文件管理制度。

　　第二条学校文件包括纸质文件和电子文件两种形式。纸质文件是指各类文件、资料以纸张形式存在的文书；电子文件是指通过计算机网络传输并以电子形式存在的文书。

　　第三条学校文件管理的目标是保证学校文件的安全、便捷、清晰、及时并满足各部门工作需求。

　　第二章文件管理的原则

　　第四条文件管理贯穿学校工作全过程，具有系统性、阶段性和全员性的特点。各部门、个人必须严格依照本制度开展文件管理。

　　第五条学校文件管理应遵循以下原则：

　　1.法律原则：学校文件管理必须遵守相关法律法规，不得存储、传播违法违规信息。

　　2.公开透明原则：学校文件管理应当公开、透明，便于各部门、师生员工查询、使用。

　　3.规范化原则：学校文件管理应符合统一的规范，遵循一致的命名、编号和归档方式。

　　4.安全保密原则：学校文件管理要保证文件的安全和保密，防止泄露、丢失、损毁。

　　5.记录完整原则：学校文件管理要保证文件的`记录完整，不得删除、篡改重要信息。

　　6.便捷高效原则：学校文件管理要方便查阅、提高效率。

　　第三章文件的产生、流转和存档

　　第六条学校文件产生包括编制、审核、批准、签发等过程，各部门负责人要履行相应职责，确保文件的准确性和合法性。

　　第七条学校文件的流转按照下列程序进行：

　　1.发起部门发起文件并填写正式的文号、文件标题、文件主题等信息，同时附上文件内容和相关附件。

　　2.发起部门向上级部门提出审批申请，上级部门审核后进行批复。

　　3.批复后，文件由发起部门签发并分发给各相关部门或个人。

　　4.文件接收人在规定时间内对文件内容进行阅知，并按照文件要求进行处理。

　　第八条学校文件的存档分为纸质存档和电子存档。纸质存档要分类存放，按照文件类型、部门和时间进行整理和编号；电子存档要进行分类归档，按照文件路径、文件夹和时间进行存储。

　　第九条所有纸质文件和电子文件都应编制文件目录和文件清单，并定期更新。

　　第四章文件的查阅、借阅和销毁

　　第十条学校内部部门和师生员工有查阅文件的权利，查阅时应填写查阅登记，不得随意翻阅、带出文件。

　　第十一条文件借阅应经过批准，并按照规定的流程进行，借阅期限不得超过一个月，逾期需申请延期。

　　第十二条文件因达到保管年限、内容完成或失去使用价值等原因，经过审批可以销毁。销毁程序应符合相关法律法规和学校规定，并填写销毁登记。

　　第五章电子文件管理

　　第十三条学校电子文件保存应遵循以下原则：

　　1.备份原则：电子文件要进行定期备份，确保信息不丢失。

　　2.分类存储原则：电子文件要进行分类存储，按照文件类型、部门和时间进行归档。

　　3.定期清理原则：定期对电子文件进行清理，删除无用文件，确保存储空间足够。

　　4.安全可靠原则：电子文件要进行安全防护，防止病毒攻击和非法侵入。

　　第十四条学校电子文件的使用应遵循以下原则：

　　1.规范使用原则：合法合规使用电子文件，不得用于违法违规行为。

　　2.授权使用原则：根据权限设置电子文件的访问范围，确保信息流转的安全和可信。

　　3.安全传输原则：电子文件传输要采取加密和安全验证措施，防止信息泄露。

　　第十五条学校电子文件的保密应遵循以下原则：

　　1.访问权限原则：设立访问权限，确保只有合法的人员可以查阅和使用文件。

　　2.加密保护原则：重要的电子文件要进行加密保护，防止非法获取。

　　3.备份存储原则：对重要的电子文件进行定期备份和存储，防止丢失。

　　第六章文件管理的责任

　　第十六条学校文件管理责任划分如下：

　　1.校长负责文件管理工作的整体规划和组织实施。

　　2.各部门负责人负责本部门文件管理的组织、协调和监督。

　　3.师生员工应按照规定参与文件管理工作，并保证文件的安全和保密。

　　第十七条学校将建立文件管理监督机制，加强对文件管理工

　　作的监督和检查，对违反文件管理制度的行为进行纠正和处理。

　　第十八条对于文件管理工作中的成绩和优秀做法，学校将予以表彰和奖励，激励全体师生员工不断提高文件管理水平。

　　第七章附则

　　第十九条本制度自发布之日起执行，有关修订、解释由学校文件管理部门负责。

　　第二十条本制度未尽事宜由学校文件管理部门负责具体落实。

　　附件：文件管理登记表、文件清单模板、文件盒标签模板

　　以上是学校文件管理制度的通用篇，制度内容健全且条例清晰。为了规范学校内部的文件管理工作，提高工作效率，保障文件的安全和保密，各部门和师生员工都需要严格遵守制度，并不断改进和完善文件管理工作。通过有效的文件管理，学校能够更好地实现信息的管理、共享和流转，为学校的发展和教育事业的进步提供有力的支持。